淺談企業(yè)合同管理的法律風險控制

朱小磊

摘 要：企業(yè)法律風險伴生于企業(yè)的經(jīng)營管理活動，一個企業(yè)只要保持運營，法律風險就難以避免。法律風險的管理和控制是一項長期性的工作，企業(yè)法律工作的實質(zhì)就是控制和解決法律風險，但企業(yè)法律風險控制不僅僅是企業(yè)法務人員的工作，而是企業(yè)全體員工共同的目標，因為它貫穿企業(yè)經(jīng)營管理活動的各個環(huán)節(jié)和過程，并且隨著企業(yè)外部法律環(huán)境、企業(yè)業(yè)務范圍的變化而不斷的變化。企業(yè)法律風險控制具有整體性和持續(xù)性，不同類型的法律風險具有不同的特征，采取單一的辦法勢必降低風險控制的效率，因而要考慮不同部門的特點，業(yè)務性質(zhì)，人員素質(zhì)等，有針對性的制定切實可行的防范控制措施，并且不斷進行調(diào)整完善，才能使企業(yè)法律風險的防范和管理切合企業(yè)自身實際，符合企業(yè)不同時期的發(fā)展要求。根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，我認為加強合同管理是使企業(yè)法律風險得到有效控制的一條必然途徑。

關鍵詞：合同管理； 企業(yè)法律風險；控制

一、合同管理中業(yè)務單位的前期法律審查與法律事務部門的專業(yè)審核相結(jié)合是企業(yè)法律風險事前控制的有效措施

1.對合同簽約主體資質(zhì)進行識別性審查，做到法律風險的事前控制

對簽約相對方進行資信審查是為了排除不適格的交易主體，確保合同合法和避免產(chǎn)生法律風險，也是確保合同有效履行的第一道防線。隨著市場經(jīng)濟的進一步深入，各市場主體的動態(tài)變化極為頻繁，特別是目前的內(nèi)外經(jīng)濟環(huán)境，國際市場持續(xù)的低迷，必然會使很多公司的履約能力受到影響甚至引起變化。所以對交易對象的資信情況嚴格審查，并及時跟蹤管理顯得尤為重要。這就要求主辦合同的管理人員認真開展簽約單位的資質(zhì)調(diào)查，及時掌握交易客戶的現(xiàn)狀，做好建檔及動態(tài)維護，嚴把合同資信審查關。確認對方單位有相應的履約資質(zhì)和履約能力后，再與其簽訂合同，對資質(zhì)檔案要及時更新維護，否則無法從源頭防范經(jīng)營風險。通過對、簽約主體資質(zhì)審查，以識別合同訂立的合法合規(guī)性、簽約主體資格、資質(zhì)的真實性、合法性和有關證件的有效性，做到法律風險的事前控制。

2.采用格式文本，加強條款的審查力度，可以有效的防范法律風險的發(fā)生

書面合同可以使當事人雙方能夠準確的理解合同規(guī)定，避免不必要的爭執(zhí)，便于管理。同時也為將來萬一發(fā)生糾紛時提供了原始的文字證據(jù)，為及時解決提供方便。企業(yè)的合同主辦部門在訂立書面合同時應當優(yōu)先采用國家或行業(yè)頒布的格式合同文本，因為此類合同示范文本是經(jīng)過專業(yè)法律人員和有關部門業(yè)務骨干集中集體智慧偏訂而成，其內(nèi)容嚴謹、完備，不僅防范合同風險，提高工作效率，也大大減輕了企業(yè)法務人員審查合同的繁重度。為此，企業(yè)一方面要擴大合同示范文本的宣傳和使用范圍，另外一方面企業(yè)專業(yè)法務人員也要指導業(yè)務人員正確使用，嚴格各選填項的填寫，對個別內(nèi)容確需修改的，須加蓋合同專用章以完成雙方確認，避免留下紛爭。使用非合同示范文本的，應當由專職法務人員審核。努力實現(xiàn)法律工作從服務型向管理型，從事后救濟型向事前防范和事中控制型的根本轉(zhuǎn)變。

二、合同管理有助于企業(yè)法律風險的事中控制

搞好合同管理有助于及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中發(fā)生和問題，主動采取有效措施，避免不應該發(fā)生糾紛和損失，從而做到法律風險的事中控制。作為獨立法人的公司在對外經(jīng)濟往來中簽訂的合同往往數(shù)量巨大、類別多樣，那么其在合同履行過程中發(fā)生的情況也是千差萬別的，所以合同履行管理工作的難度也較大。要做好這一項工作，必須做到以下的幾點：

首先，企業(yè)的法務人員要定期檢查各主辦單位的合同履行情況，督促各合同主辦部門按合同規(guī)定履行各項義務的同時為公司取得各項利益。目前，比較常見的督促手段主要有：定期的合同管理專項檢查、不定期的督促檢查、主辦單位合同履行終結(jié)表的報送及臺帳的管理，這些手段的運用能夠讓企業(yè)法務人員了解到整個企業(yè)經(jīng)濟合同履行的大體狀況。

其次，完善企業(yè)各職能部門之間的配合制約機制。各部門之間要密切的配合，互相制約，做到聯(lián)系制度完備，傳遞手續(xù)齊全，及時的反饋信息，而不能搞“本位主義”、“官僚主義”，如銷售部門要及時反饋信息，把合同的訂立情況與發(fā)貨情況向財務部門通報，財務部門發(fā)現(xiàn)合同履行的問題要及時向企業(yè)相關管理者報告。

三、及時履行合同管理的閉環(huán)手續(xù)，做好法律風險的事后控制

（1）合同關閉管理與企業(yè)內(nèi)部財務監(jiān)管制度相銜接，突出了風險控制點的管控措施。如果缺少了這一關鍵環(huán)節(jié)，那么再嚴密的合同條款都有可能形同虛設。企業(yè)經(jīng)營管理上的出血點可能會逐漸放大，最終傷害到整個企業(yè)正常運營。

（2）合同關閉管理是法律風險事后控制的一個重要方面，合同管理人員與財務人員在付款審查的視角不同，前者從法律的角度出發(fā)，更關注結(jié)算時的法律風險，排除合同關閉的隱患；而后者更關心量、價的變化以及書面形式真實性。以前，合同簽訂后是否得到正確履行，是否合法關閉，合同管理部門均不得而知，法律風險難以有效控制。推行合同結(jié)算前法律審查后，合同結(jié)算前法律審查與合同簽訂前會簽互相呼應，把住了“入口關”與“出口關”，堵住了“出血點”。另一方面，風險不僅來自對方，也要確保我方不違約，例如付款要按約定及時、足額支付，否則會招致對方的索賠。特別是我方較為強勢的情況下很容易忽視合同條款而自行其事，這為今后可能的糾紛埋下了隱患。

四、加強合同管理人員專業(yè)化培訓教育，提高風險意識，鞏固企業(yè)法律風險防范機制

企業(yè)法律風險的防范光靠法務人員是無法完成的，它需要企業(yè)的全體員工共同參與企業(yè)法律風險的防范體系，并建立起由企業(yè)決策層主導，企業(yè)總法律顧問牽頭，企業(yè)法律顧問提供業(yè)務保障、包括企業(yè)管理層和各管理風險點崗位在內(nèi)的全體員工共同參與的法律風險防范機制。從事合同管理人員首先必須是精通本部門業(yè)務人員，同時還必須熟練掌握和運用各種法律、法規(guī)；熟悉合同履行和合同管理。企業(yè)應該結(jié)合實際情況重點培養(yǎng)有應變能力、堅持原則、知識面寬廣的人員擔任合同管理工作。根據(jù)主辦方業(yè)務的特點，總結(jié)以住合同管理方面的經(jīng)驗與教訓，有針對性的加強合同管理人員培訓教育，提高其專業(yè)化水平，從而鞏固企業(yè)法律風險防范機制。

參考文獻：

[1]袁承翌.探究企業(yè)勞務用工和合同管理法律風險防范機制建設[J].《法制博覽》，2016年32期.