高校教學檔案管理信息化管理探析

周曌

摘 要：關于高等教育學校檔案信息化管理的必要性論述。本文從高校教學檔案信息管理的標準化、檔案信息數據傳輸的網絡化以及檔案信息數字化建設等方面，充分分析了高等學校教學檔案的特點，就如何防范檔案傳輸中出現的風險，加強教學檔案的保密性管理提出了具體的安全措施，確保了教學檔案信息傳輸的安全性。

關鍵詞：高校教學檔案 信息化管理 安全防范措施

一、高校教學檔案的信息化管理的重要性

高校教學檔案是指高校在教學管理、教學科研以及教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料、電子介質材料的總稱。是教學實踐中全體師生在教學管理中智慧的結晶，是學校教學寶貴財富的積累，是高校教育珍貴歷史的記錄。隨著社會的發展，高校教育也在不斷進步，使得高等學校教學檔案呈現出新的變化：① 檔案管理的內容更加廣泛。隨著生源的不斷擴大，學校的辦學規模也越來越大，新的學科、新的專業不斷出現，要求教學檔案管理的內容日趨廣泛；② 由于辦學領域的不斷拓寬，教學內容越來越豐富，多種學科相互交叉、相互滲透，要求對高等學校的教學檔案管理也更加靈活多樣；③ 由于教學檔案分部門管理材料來源較分散，有的來源于上級主管部門，有的來源于教務部門，有的來源與相關部門，也有學校教務部門有關教學改革、人才培養、學科設置、課程安排的相關文件，還有院部日常教學中形成的檔案。傳統的紙質檔案，在高校長期保管中，稍有不當極易造成紙質檔案受潮、蟲蛀、導致檔案變質、發霉，同時由于長期反復調閱，使得檔案原件發生損毀或遺失。傳統檔案很難備份，一旦發生損毀將無法挽救。以往由于對教學信息化與數據化管理重視不夠，很多重要的教學信息不能及時得到反饋，采用傳統的檔案管理模式，使得檔案管理人員的管理水平得不到相應的提高，對信息的搜集、處理都以傳統方式反應，技術管理手段相對落后，其收錄、編排、存儲、調閱缺乏科學統一的標準，這也是當前高校檔案管理中亟待解決的問題。[1]

實現高等學校教學檔案信息化管理，主要是以信息網絡化建設和運用現代化信息技術為基礎以紙質教學檔案數字化為重點，采取科學化管理實現電子文件和電子檔案規范化管理具體包括檔案數據資料信息化、檔案管理工作流程信息化、檔案調閱檢索信息化。隨著我國高校規模的不斷擴大，加強教學檔案信息化管理顯得尤為重要。[2]

首先，教學檔案信息化管理是高校與時俱進適應現代化發展的要求，加強檔案信息化管理體現了現代高等院校教學管理的新理念、新思路，是現代高校檔案管理的必經之路。同時也是對現代化高校發展提出的新的更高的要求。

其次，教學檔案信息化管理充分提高了檔案的利用率，滿足了使用者的需求，通過互聯網可快速檢索、調閱，實現了資源共享，擴大了檔案服務面。[3]

再次，教學檔案信息化管理拓寬了檔案的服務功能，為使用者提供了多渠道的服務，滿足了各方人士對教學檔案不同的利用要求。

二、高等學校教學檔案信息化建設的措施

在高等教育學校的發展進程中，教學檔案信息化建設是一項重要的系統建設工程，其基本內涵是，檔案信息管理標準化；檔案信息利用網絡化；檔案信息儲存數字化?；咎卣魇?，檔案管理智能化、檔案傳輸網絡化、檔案保管數字化。[4]

第一，按照高等學校教學檔案的科學分類，可將教學檔案分為綜合檔案、教學檔案、科研檔案、教師檔案、以及學生檔案，在進行科學分類的基礎上建立信息化管理數據庫，采取電子文檔管理形式，實現教學檔案信息網絡化管理。這一過程要求對教學檔案制定出檔案信息管理的標準模式，研制推廣教學檔案管理的應用軟件。這樣與傳統檔案管理相比既節省人力、物力、財力又克服了紙質檔案不可復制的弊端。使得高等學校在教學檔案管理中通過數字網絡化信息傳遞，將教學檔案的保存、調閱、修改變得更加簡便易行，從而提高了檔案使用的效率。

第二，高校檔案信息傳輸網絡化是利用網絡化傳輸，建立全國檔案信息網絡，是檔案信息遠距離、無障礙地交流和傳遞，達到檔案資源共享，從而實現高等院校教學檔案傳輸網絡化，這樣大大提高了檔案工作的效率，降低了檔案管理成本。其目的是為了開發利用把應存檔的文件、信息統一規范數據格式錄入計算機，要求檔案管理部門通過網絡和信息系統更好的為廣大師生服務。

第三，高校檔案信息數字化就是對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行收集、篩選和加工，通過數字化儲存，使之轉化為計算機軟件形式的信息供人們使用。檔案管理人員利用計算機網絡，將過去的紙質檔案采用磁帶、光盤等介質來替代，實現資源共享及網上匯編資料的傳輸，從而建立起一套完整的電子檔案，使利用者方便、快捷地獲得教學檔案信息。同時，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件檔案的積累、管理、利用，保證電子文件、檔案齊全、完整、有效。

教學檔案信息化建設，還需要一定的投入，配置與現代化檔案管理相適應的設施。這些軟、硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，如計算機、通信設備、網絡設備，充分利用和裝備先進的信息設備是高校檔案信息資源開發和利用信息技術的基礎，其核心是檔案信息網絡，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

三、高校教學檔案信息化的管理

教學檔案管理是對高等學校多年來取得教育成果的歷史記載，檔案管理工作者要嚴格規范個人行為，樹立檔案的安全防范意識，做好安全防范措施。加強設備維護知識學習，及時對日常使用的殺毒軟件、防火墻進行更新和維護，最大限度地防止病毒攻擊。按照計算機信息管理系統等級保護的要求，建立檔案安全體系，采取相應的防范技術，消除如數據竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、計算機病毒、網頁套改、黑客攻擊等各種安全隱患，確保教學檔案信息傳遞無損、運行安全。

眾所周知，電子檔案管理也存在一定的弊端，隨著現代信息化技術的不斷發展保密工作也存在一定的隱患，如：使用的互聯網具有開放性，使用者眾多，人員較復雜，比較容易將教學檔案進行復制或偽造，在材質的使用上如光盤、磁帶等也不能永久保存。所以，加強電子檔案網絡安全化管理是高校檔案管理的重要任務，要求檔案管理人嚴守保密制度，杜絕保密內容上網傳遞；從源頭上采取安全保密措施。同時還要及時更換磁盤、光盤等，免得超過其使用壽命。

參考文獻

[1] 韓成春.當前高校教學檔案信息化建設中存在的問題及其對策[J].網絡財富，2009（24）.

[2]羅金莉.高校教學檔案信息化建設的問題及對策研究[J].河北大學成人教育學院學報，2010，12（2）.

[3]張金來. 淺談高校教學檔案管理的信息化[J]. 中國電力教育，2008，12，（10）

[4]黃健，高等學校教學檔案收集問題思考[J].檔案管理，2012，（3）endprint