淺談學校檔案管理工作現狀及改進措施

摘 要：隨著我國經濟的發展和教育水平的提高，學校教育的建設也愈發深入和廣泛。學校的檔案建設也顯得尤為重要。學校檔案記錄了學校的發展歷史，記錄了學生在校期間德智體等各方面的發展情況，是學生在校表現評估的重要依據，也是學校管理在不斷發展中的重要工作之一。本文針對學校檔案管理工作現狀及今后改進方向進行了分析。

關鍵詞：學校；檔案管理；現狀；改進

在現代信息社會環境下，學校管理工作中的各個方面都在改變，檔案管理工作正在接受嚴峻的挑戰。為了更好地適應新時代社會的發展，適應現代社會的變遷，檔案管理工作也需要與時俱進。在信息社會的大背景下，檔案管理工作對于學校發展來說至關重要，通過現代化的管理方法，提升學校檔案管理工作效率和質量，有效推進學校檔案管理工作的改革與創新，是學校檔案工作建設的重點。

1 學校檔案工作的主要內容

學校檔案包括學校行政檔案、教學檔案以及學生檔案，記錄著全校師生在生活方面和學習教育方面的重要資料，對在校師生的考核和晉升干部選拔有著重要作用。首先，學校檔案的建立，對各個校區展開的教學研究、總結教學經驗、進行學術探討、開展教學測評、提高教學成果有著重要的參考和借鑒的作用。是對教學成果以及教學質量評測的一個重要依據，也是改變教學方向，提高教學層次的重要憑證。在整體上體現了一個學校的校風和教學水平。其次，學校檔案的建立，對在校學生各方面的表現有一個全面的記錄和測評。青少年作為未來社會的接班人，需要德智體的全面發展。學校的輔導員和班主任需要對每個學生在各個階段的檔案信息，進行不斷的收集和測評，來推動學生的管理工作，提高學生的學習效率。對不同學習階段，每個學生的學習情況加以分析比較，結合經驗，給學生營造一個良好的學習氛圍，促進校風建設，對學生的管理形成一個良性循環。最后，對于下一階段的學校及用人單位而言，學校檔案的建立，讓學生在升學時或者在企業和用人單位招聘時，能夠更加真實客觀的了解學生的在校表現，是擇優錄取的主要途徑。畢業生也可以根據自己的專業特長，興趣愛好進行自主擇業。因此，建立完善的學校檔案，對于學校、學生、乃至國家的經濟發展，都有著非常重要的意義。

2 學校檔案工作中出現的問題

2.1 學校檔案管理思想陳舊

目前，對于某些單位領導、檔案工作者而言，對檔案工作的認識還停留在可有可無、封閉傳統的認識中。對學校檔案管理的不重視，認為檔案不過是存儲一些過去的資料，沒有利用什么價值，意義不大。對于收集到的檔案資料，也只是簡單分類，沒有經過認真審查和鑒別，其真實性、完整性，也嚴重缺乏。這種封閉陳舊的思想觀念，導致檔案管理者在工作上的輕視不認真，檔案管理服務意識淡薄，直接影響了檔案工作的發展。

2.2 學校檔案管理制度的不健全

傳統封閉式的學校檔案管理方法，導致學校檔案管理理念落后，管理監管力度不足。學校檔案在傳遞的過程中，存在遲交，遺漏，不完整的現象存在，甚至還會出現內容空乏，弄虛作假的情況。有些學校雖然建立了檔案管理制度，但并不完善，有的學校，雖有完善的管理制度，卻沒有及時的監督檢查，制度也僅僅是一紙文書，沒有得到嚴格的執行。因此，導致了學校檔案信息的不完整。

2.3 學校檔案管理硬件條件的落后

隨著信息時代的來臨，紙質檔案管理方式已經落后，信息化占據著人們生活的每一個角落，計算機輸入的方式將大大增大學校檔案管理的效率。紙質化的信息傳遞，不僅阻礙了檔案的傳遞效率，也難以確保檔案的完整性，給檔案的保存也帶來了很大的難度。學校檔案管理硬件條件的落后，延緩了學校的工作效率，同時也阻礙了學校檔案建設的發展。

3 提高學校檔案工作的有力措施

3.1 加強學校檔案管理意識

首先，校領導要重視起學校檔案管理工作，認真學習研究《檔案法》的精神，結合院校的實際情況，做好《檔案法》的宣傳，使在校職工增強檔案管理意識，人人都做到重視檔案工作、支持檔案工作、并且主動維護檔案工作的新氣象。同時，要認真培養檔案工作者的工作能力，建立一支政治思想優秀，業務素質能力高的檔案工作團隊。學校檔案的工作人員要有正確的三觀意識和甘愿幕后的責任心，能夠熟練掌握檔案管理的業務工作能力，有廣博的科學文化基礎，在社會進步中涌現的新科技中，熟練運用現代化的管理辦法和技術，實現學校檔案管理的科技信息化。并通過不斷參觀學習其他院校的先進工作管理經驗，進行長期或者短期培訓，全方位的提高檔案工作人員的素質，更好的適應新形式下學校檔案管理的特點，發揮出檔案的各種價值。其次，要把檔案工作的經費列入學校預算，配備必要的工作設備，將檔案建設列入學校基礎建設，改善工作環境，調配好各方面的資源，才能把檔案工作做的更加出色。

3.2 建立完整考核制度

根據教育部的相關法規，結合《檔案法》的主要精神，從人員、思想、設施等方面著手，不斷完善學校檔案管理工作的各項規章制度，在實際工作中有法可依。各部門要全程監督檔案負責人的檔案管理工作，同時作為業績考核依據之一。并且將行政檔案與教學檔案合二為一，在內容上整理優化，合理利用各部門檔案材料的優勢，根據不用的教學方向，以教學計劃，教學大綱及執行情況為主線，反映出教學在實踐中的基本面貌，遵循檔案管理的基本規律。各部門記載的教學活動必須與實際情況相符，若有出入，必須及時檢查更正。其次結合運用紙質文檔和電子文檔，在科學鑒定的基礎上，保證數量和質量，合理的對不同性質的學校檔案進行保管與利用。建立完整的崗位責任制、考核評分制度等等，引入競爭機制，使檔案管理的工作人員產生危機感，不斷激勵自己提高學校檔案業務服務水平。加重各部門對學校檔案的重視，提高我們的檔案工作效率。

4 結語

綜上所述。隨著我國政治和經濟體制改革的不斷創新，我們對于檔案管理的模式也要有不斷的創新突破。只有適應了新的形式，不斷提出有效的管理方法和思路，打破陳舊傳統的管理模式，在不同的階段和環節，認真研究學校檔案信息在管理建設上出現的問題，針對這些問題，制定有效的管理辦法，施行現代化、信息化管理，讓學校檔案在正確的軌道上快速發展，更好的為學生、為社會服務。

參考文獻

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作者簡介

張瑋（1984-），女，福建省福州人，本科，畢業于福建農林大學，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。