淺析事業單位人事檔案存在的問題及解決對策

摘 要：人事檔案記載了大量個人信息，其實質上是事業單位的一種無形資產，對于事業單位的進步與發展具有極其重要的作用?；诖?，本文在第一部分就當前我國事業單位人事檔案管理工作現狀及存在的問題進行了探討；在文章第二部分，筆者通過結合個人多年的人事檔案管理經驗，就如何解決上述問題、如何做好新時期下的人事檔案管理工作提出了個人幾點看法，以期能夠為切實提升我國事業單位人事檔案管理工作的效率貢獻自己綿薄之力。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；存在問題；解決對策

尤其是近年來，隨著事業單位人事改革的不斷深入，人事檔案的數量持續增長，由此也對事業單位人事檔案管理部門提出了更高的要求。

1 事業單位人事檔案管理現狀及存在的問題

（1）人事檔案管理工作現狀分析

盡管近年來，隨著社會的不斷發展以及信息技術在檔案管理工作中的運用，我國事業單位的人事檔案管理工作有了很大的進步。但是作為一名檔案管理人員我們也應當清醒的認識到，當前人事檔案管理工作仍然存在著很多的問題，嚴重制約人事檔案管理工作質量與效率的提升。

（2）我國事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案工作重視不夠，投入不足

人事檔案管理是一項基礎工作，涉及單位方方面面，也對單位的整體發展起到不可替代的作用。但由于人事檔案管理工作見效周期長，難以在短期內看到這項工作所帶來的實際利益，導致大部分人員認為檔案管理工作僅僅是搜集資料、歸檔保管，能在必要時應付上級檢查足矣。在這種思想影響下，很多單位基本未配備專業管理人員，沒設置專項檔案管理經費，很難滿足檔案管理業務培訓、設備配置等基本需求，限制了檔案管理工作水平的提高。

2.人事檔案管理工作缺乏規范性

由于人事檔案管理工作內容復雜繁瑣，稍有不慎就會造成材料損失，因此對檔案管理工作的規范性要求非常高。而筆者通過近幾年的觀察發現，很多事業單位沒有建立健全的檔案管理制度，或者制度管理松弛，有章不循，執行不嚴，缺乏一定的規范性，容易造成材料收集不齊全、歸檔不及時、保管不安全，阻礙檔案管理工作效能提升。

3.檔案信息化建設進程落后，缺乏必要的系統保護措施

利用信息化技術是快速實現檔案價值的有效手段。我國目前多數事業單位已安裝了“人事檔案管理系統”，信息化水平得到一定程度的提升，但由于受系統功能以及辦公設備的限制，仍需要采用傳統人工方式收集歸檔，人事檔案還無法實現無紙化閱讀，檔案建設信息化進程受到嚴重阻礙。此外，人事資料涉及個人隱私，做好保密工作尤為重要。但當前很多單位缺乏嚴密的安全防護系統進行檔案信息維護，容易使黑客侵入單位內部計算機系統，具有極大的安全隱患。

4.檔案管理工作人員專業性不強

檔案管理是一門專業性很強的工作，而相當一部分事業單位檔案管理工作者并非檔案專業，缺乏檔案管理以及信息技術相關業務的學習培訓，對檔案材料收集、整理、歸檔等業務知識了解不深。另外，由于多數事業單位編制不足，不能設置專門檔案管理崗位，檔案管理人員多為其他部門人員兼任，對檔案工作投入力度不足，都影響著檔案管理工作的質量和效率。

隨著事業單位人事制度改革，編外聘用人員數量迅速增長，編外人員檔案管理問題也存在一定問題。比如，按照《流動人員人事檔案管理暫行規定》，編外人員檔案由當地人才交流服務中心托管。單位不能及時掌握和了解編外聘用人員真實完整的個人信息。同時，編外聘用人員流動性大，在各單位工作期間的材料難以及時收集歸檔，易導致此類人員檔案信息不完整。

2 新時期做好事業單位人事檔案管理工作的幾點對策

（1）提高全員認識，加大資金投入

首先應當從提升單位領導干部認識入手，使領導干部明白做好檔案管理工作的重要性，最大程度的爭取到領導對工作的支持。其次，檔案管理部門內部應當細化分工，對每一項具體的工作設置專職的管理崗位，將檔案管理工作由被動局面轉化為主動。最后，單位應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及人事檔案知識，以提升社會各界對人事檔案的重視程度。

（2）更新管理制度，推行責任追究

完善的人事檔案管理制度是確保工作規范化開展的重要保障。因此，我們應當結合單位發展實際情況來制定出科學合理的人事檔案管理制度。第一，檔案管理工作人員應當嚴格依照《檔案法》的各項規定進行材料收集、歸檔、調閱等；第二，單位要在《檔案法》的基礎上，依據單位實際發展水平對各項規則進行細化；第三，單位應當推行責任追究制度，對于一些檔案泄密行為進行追責與制裁。

（3）完善基礎設施建設，提升檔案信息化建設進程

完善的軟、硬件配置一方面有利于促進檔案管理信息化建設進程，另一方面也有利于提升事業單位人事檔案管理的質量和效率。因此，單位不僅要為人事檔案管理工作配備良好的計算機及其系統；也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設置嚴密的安全防護系統。

（4）提升檔案管理人員綜合素質

在信息化環境中，要想進一步提升檔案管理的質量及效率就必須要對檔案管理工作人員的工作能力、思想道德提出更高的要求。因此，單位首先要通過加強對檔案管理工作者的專業知識培訓，使其不斷豐富人事檔案管理工作知識，并引導檔案管理者樹立起終生學習的理念。其次，單位要加強對人事檔案管理工作者的計算機技術培訓，使其掌握一些現代信息技術知識，并熟練掌握與檔案管理有關的應用軟件的使用方法，以適應信息化的發展要求。最后，不管是編制內工作人員還是編制外工作人員，都應當不斷提升個人道德素養，時刻保持對工作的積極性，恪守職業道德規范，對一些特殊檔案做到嚴格保密。

3 小結

綜上所述，當前我國事業單位人事檔案管理工作與新形勢下檔案管理要求還存在一定差距。對此，我們要創新管理觀念，不斷改進和完善人事檔案管理體系，推進檔案管理的信息化進程，使檔案利用價值得到更大程度的發揮，助力檔案事業健康發展。

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作者簡介

元玉杰（1987-），女，河北省邢臺人，研究生，畢業于渤海大學。