芻議電子檔案管理要點(diǎn)和有效改進(jìn)措施

王志

摘 要：信息化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展，由此電子檔案大量產(chǎn)生，使之成為與紙質(zhì)檔案一樣，具有重要保存和應(yīng)用價(jià)值的原生信息記錄物。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的信息量更大、更加節(jié)省存儲(chǔ)空間，其生命力和發(fā)展空間巨大，但它也有一定的局限性和缺點(diǎn)。本文對電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理之間差異、特點(diǎn)及實(shí)際管理中存在的問題加以分析，并提出針對性解決措施和辦法。

關(guān)鍵詞：電子檔案；特點(diǎn)問題；改進(jìn)措施

當(dāng)今處于全球信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代。檔案在以傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)形式存在的同時(shí)，各類以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件隨之大量產(chǎn)生，即“電子文件檔案”。該類文件誕生及發(fā)展時(shí)間較短，由此引發(fā)的保管問題也時(shí)有發(fā)生。本文針對該類檔案如何實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理加以分析和探討。

1 兩類檔案間差異

1.1 歸檔時(shí)間不同

傳統(tǒng)檔案在歸檔時(shí)，一般在下一個(gè)年度年初，對上一年度形成的檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)納整理和歸檔。電子文件在歸檔上則靈活性較強(qiáng)。一般可隨時(shí)歸檔，還可在規(guī)定的時(shí)間周期內(nèi)，按要求來統(tǒng)一歸檔。其流程是：先由文件形成部門，通過專用網(wǎng)絡(luò)傳至檔案管理部門，再以電子數(shù)碼簽名形式封簽認(rèn)證；然后，由檔案管理人員登記，做好“原始分類，設(shè)定訪問限制級(jí)別”等各項(xiàng)工作，用于用戶進(jìn)行日后查找利用。因其可隨時(shí)歸檔，漏歸現(xiàn)象得以避免，歸檔的及時(shí)性和完整率有所保證；此外，這種做法快速便捷符合該類文件特點(diǎn)，還可避免電子檔案流失和因病毒致其損壞。

1.2 歸檔方式不同

紙質(zhì)文件一般采用分類裝盒的形式進(jìn)行。而電子文件采用的電子編碼技術(shù)，其缺點(diǎn)是載體無法固定，可隨時(shí)進(jìn)行編輯修改不留痕跡；如文件，其鑒別文件原始性的憑證性關(guān)鍵信息可通過技術(shù)手段更改。這些特點(diǎn)，使其辨別“原始憑證性”變得復(fù)雜困難。所以，要對電子文件形成過程中每一步的保密性加以關(guān)注。即：傳輸、處理文件每一步進(jìn)程都不得出現(xiàn)錯(cuò)誤，確保檔案部門收到的電子文件具備“原始性和真實(shí)性”。要做到保證電子文件法律憑證地位，必須在“數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)”各個(gè)環(huán)節(jié)，采取保密手段和方法。

1.3 保管方式不同

紙質(zhì)檔案為保證其安全，一般采用異地備份方式，但其占用大量空間，且工作量較大，浪費(fèi)大量紙張。電子文件載體因技術(shù)更新，在不斷更新?lián)Q代和升級(jí)，其保管方式和手段也在逐步變化。這些變化，都影響了電子文件的長期可讀性。雖然檔案部門也應(yīng)對電子文件以紙質(zhì)檔案形式作為備份，但檔案部門還應(yīng)在接收電子文件和轉(zhuǎn)換后，再以通用、統(tǒng)一格式進(jìn)行存儲(chǔ)，以使其在技術(shù)不斷更新的情況下，還能實(shí)現(xiàn)以往儲(chǔ)存檔案的有效準(zhǔn)確讀取，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享性。

2 電子檔案特點(diǎn)

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比來說，其特點(diǎn)是：

2.1 紙質(zhì)檔案具有可直讀性

即紙質(zhì)檔案經(jīng)過調(diào)取后，可以直接由使用者進(jìn)行閱讀，而電子文檔則對技術(shù)設(shè)備有較強(qiáng)的依賴性。如常使用的磁性介質(zhì)（硬盤）或光盤，都需要通過計(jì)算機(jī)或其他形式來讀取其數(shù)據(jù)，不能夠直接讀取其內(nèi)容，具有非直讀性。

2.2 電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境要求高

存儲(chǔ)量大、保存條件和環(huán)境要求高，是電子檔案存儲(chǔ)方面的基本特點(diǎn)。由于電子檔案是存貯于相應(yīng)的介質(zhì)當(dāng)中，其對于貯介質(zhì)質(zhì)量、載體存在環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期都有較高的要求。如果一旦存放不當(dāng)，如濕度過大，其中大量的數(shù)據(jù)都可能全部丟失或者發(fā)生損壞。

2.3 電子檔案的安全性要求高

電子檔案的保密性和對其系統(tǒng)的安全性要求也都很嚴(yán)格。如，以計(jì)算機(jī)保密系統(tǒng)為例，它的各類措施手段比較完備是比較完備的。主要采取的安全性措施包括：可根據(jù)檔案級(jí)別，設(shè)置不同密碼；可根據(jù)人群，授予不同管理權(quán)限等。但需要強(qiáng)調(diào)的是，不但個(gè)人操作不當(dāng)可能造成信息損失， 而且，因受計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身技術(shù)性影響，電子檔案都可能因被黑客攻擊或被各類病毒感染而造成不可估計(jì)的損失。

2.4 電子檔案方便存儲(chǔ)、查詢，共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有實(shí)物特征，具有直觀可視性。電子檔案在讀取時(shí)，需借助計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境，比較麻煩，但在計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類處理和存檔后，通過電腦上進(jìn)行檔案資料查詢檢查以及下載打印，就十分便捷，這種優(yōu)勢，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能比擬的。

2.5 電子檔案資料較容易修改和復(fù)制

這種特點(diǎn)，需要檔案管理人員具有較高綜合素質(zhì)和原則性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案其直觀性和唯一性，很難被修改，即便是被修改，也容易察覺。電子檔案既容易被修改，也難以查出修改痕跡，難以保持它的原始面貌，也缺乏原始依據(jù)性。

2.6 電子檔案對檔案專管人員素質(zhì)提升提出新要求

電子檔案由人操作計(jì)算機(jī)管理，這要求檔案管理人員既要熟悉檔案管理知識(shí)，還要掌握與其崗位相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)，傳統(tǒng)的保管員式管理已經(jīng)滿足不了要求。

3 管理電子檔案的有效措施

3.1 堅(jiān)持電子檔案原始性，真實(shí)性和安全性

堅(jiān)持確保接收到的電子檔案原始性，真實(shí)性和安全性 ，這對于電子檔案管理者是根本性要求。鑒于電子檔案原始性鑒定難度大，其信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案高得多。而且，電子檔案容易被復(fù)制和篡改，且篡改后不留痕跡，在通過網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)，還易受病毒的入侵，被竊聽、泄密、篡改和偽造。其信息安全受到嚴(yán)重威脅。因此，要重點(diǎn)強(qiáng)化軟件及硬件兩個(gè)方面管理措施。軟件上，進(jìn)一步加強(qiáng)“簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、增設(shè)防火墻、增加防寫措施”；硬件上，要選擇和使用“性能穩(wěn)定、功能齊全”的硬件設(shè)備。

3.2 對電子檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)一步完善

在這方面，應(yīng)該堅(jiān)持從設(shè)計(jì)，到管理及使用的全方位管理。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，要嚴(yán)格遵循有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，充分聽取與檔案管理相關(guān)部門意見。如，文件檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)部門，都應(yīng)從各自分工、工作流程等各方面，及時(shí)提出改進(jìn)的意見建議，實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)部門之間無縫對接。在軟件建設(shè)上，要研發(fā)功能進(jìn)一步完善的軟件系統(tǒng)，以保證電子檔案管理真實(shí)有效。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理作復(fù)雜性技術(shù)工作認(rèn)識(shí)，積極做好電子檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和制度建立工作，以制度為有力武器，防止有長期保存價(jià)值電子檔案在形成、使用、歸檔過程，遭受損失。此外，還對檔案部門作業(yè)流程、工作制度進(jìn)一步完善，明確職責(zé)、權(quán)限及義務(wù)，維護(hù)其部門權(quán)威性。

3.3 以法律手段保證電子檔案法律效力及安全

要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案具有相同法律效力，必須要通過及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的法律條文，出臺(tái)法律補(bǔ)充條款。一方面，應(yīng)加大打擊電子檔案犯罪力度，嚴(yán)懲與電子檔案相關(guān)的違法犯罪行為，使犯罪分子對這種違法犯罪行為不想為、不敢為、不能為，確保電子檔案安全。另一方面，國家既要進(jìn)一步明確電子檔案法定檔案地位，也要由檔案管理部門負(fù)責(zé)，進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)制定規(guī)范措施，進(jìn)一步調(diào)查研究現(xiàn)有規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)其管理的規(guī)范化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)更好的宏觀管理。

3.4 強(qiáng)化電子檔案制作環(huán)節(jié)和人員的管理

3.4.1要緊緊抓住電子檔案制作環(huán)節(jié)管理。電子檔案每一個(gè)環(huán)節(jié)，如“存儲(chǔ)、檢索、傳輸”等處理都是由人來完成。因此，加強(qiáng)對參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求，是必然要求也是必然之路。要加強(qiáng)電子檔案制作和管理人員，法律法規(guī)教育，加強(qiáng)保密性教育，定期做好技術(shù)性培訓(xùn)工作。要采取積極有效措施，切實(shí)提升電子檔案制作者和管理人員的工作責(zé)任心，使他們工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)，技術(shù)上精益求精，以滿足新時(shí)期對于電子檔案管理的新要求。

3.4.2明確電子檔案制作階段職責(zé)。電子檔案在進(jìn)行檔案制作過程中，應(yīng)明確作為檔案制作人員在保證其制作電子檔案在“真實(shí)性”和“能被保管、保存”方面的責(zé)任。為避免制作人員相互推諉、扯皮造成電子檔案在制作階段，造成失真現(xiàn)象，要明確具體參與人員各自職責(zé)范圍。特別是在以合作方式開展電子檔案制作時(shí)，要?jiǎng)澐智宄鳝h(huán)節(jié)人員職責(zé)范圍，確保其各司其職，各負(fù)其責(zé)。

4 結(jié)束語

電子文件是實(shí)現(xiàn)社會(huì)進(jìn)步具體體現(xiàn)之一。加強(qiáng)電子文件管理是新時(shí)期檔案管理人員需要認(rèn)真面對的新課題和新挑戰(zhàn)。如何根據(jù)時(shí)代發(fā)展，探索確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性的新思路和新方法，是實(shí)現(xiàn)安全、可靠的保護(hù)檔案資源，也是更好地實(shí)現(xiàn)檔案利用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的要求，需要共同努力。