就業(yè)視角下高職院校學(xué)生檔案管理改革思考

彭雪琴

摘 要：學(xué)生檔案的管理工作一直是高職院校的工作當(dāng)中非常關(guān)鍵的一個部分。高職院校作為為國家培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)人才的關(guān)鍵學(xué)校，培養(yǎng)的學(xué)習(xí)大多第一時間進(jìn)入工作崗位，所以，就業(yè)工作是高職院校的重頭戲，而學(xué)生檔案的管理恰恰與就業(yè)有著密不可分的關(guān)系。筆者根據(jù)自己的經(jīng)驗，對相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行了分析，并給出了一定的建議。

關(guān)鍵詞：就業(yè)視角；高職院校；學(xué)生檔案管理

學(xué)生的檔案管理工作是高職院校的核心工作之一，每個學(xué)生的基本資料以及學(xué)習(xí)情況、實習(xí)情況與后期的就業(yè)有著密不可分的關(guān)系。所以說，對于高職院校來說，要切實做好學(xué)生檔案的管理工作，通過翔實細(xì)致的檔案幫助用人單位更好的選擇學(xué)生，也幫助學(xué)生根據(jù)自己的情況更好的選擇單位。

1 高職院校學(xué)生檔案管理的概述

檔案管理工作是我國每一個用人企業(yè)和部分都必須執(zhí)行的一項重要工作，而對于高職院校而言，學(xué)生的檔案管理工作更是重中之重。眾所周知，高職院校肩負(fù)著為祖國培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重任，學(xué)生的主要任務(wù)是學(xué)習(xí)和實習(xí)，所以說，高職院校的檔案管理工作也是圍繞這兩個核心展開的。高職院校學(xué)生檔案管理一般是由學(xué)生管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)的，將學(xué)生在校期間主要的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績、政治表現(xiàn)、社會活動、個性特點、專業(yè)愛好以及獎懲方面的真實情況收集裝檔，所以說，高職院校的檔案管理工作對于學(xué)生來說是非常重要的，一方面，這份檔案是對他們?nèi)陮W(xué)習(xí)生涯的一個很好的記錄，從檔案當(dāng)中，學(xué)生可以對自己有一個全面的了解。另一方面，對于用人單位來說，也可以根據(jù)檔案的具體情況來評估學(xué)生，雙方全面的了解有助于學(xué)生更好的找到適合自己的單位。目前，高職院校學(xué)生檔案的管理工作已經(jīng)比較成熟，借助信息化的管理手段，將學(xué)生檔案通過數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行保存，與紙質(zhì)版檔案相互補(bǔ)充。同時，通過數(shù)據(jù)庫還可以為每一個學(xué)生建立一個培養(yǎng)記錄，將學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和實習(xí)情況進(jìn)行全面的記錄和分析，有助于幫助學(xué)生更好的提升自我。綜上所述，在高職院校當(dāng)中，檔案管理工作是非常重要的一個部分，不僅僅能夠?qū)W(xué)生在校學(xué)習(xí)期間起到幫助作用，更能夠幫助他們更好的就業(yè)，進(jìn)入單位工作。所以說，高職院校要重視檔案的管理工作，提高檔案管理水平。

2 就業(yè)視角下高職院校檔案管理工作存在的問題

2.1 高職院校對檔案管理工作的重視程度還不夠

在高職院校日常的工作當(dāng)中，教學(xué)工作是最為重要的，也是主要的工作，所以說，對于高職院校而言，校領(lǐng)導(dǎo)和教師將提高教學(xué)水平放到了學(xué)校發(fā)展的重要位置。這種理念和做法是正確的，但是，有很多院校將學(xué)校的力量全部用到了單純的教學(xué)水平的提高和創(chuàng)新上，導(dǎo)致了學(xué)校的管理工作和保障工作陷入了停滯，特別是檔案管理工作，很多院校都沒有給予充分的重視，導(dǎo)致檔案管理工作十分的混亂，關(guān)于學(xué)生的很多資料都不夠詳盡，這對于他們今后的就業(yè)產(chǎn)生了不利的影響。所以說，高職院校應(yīng)當(dāng)給予檔案管理工作充分的重視，這不僅僅是對學(xué)生教學(xué)負(fù)責(zé)任的態(tài)度，也能夠切實幫助他們找到合適的工作。

2.2 信息化管理水平相對不足

目前，高職院校的檔案管理中，信息化是大勢所趨，紙質(zhì)版檔案的諸多弊端已經(jīng)決定了其保存性能和使用性能都處于劣勢，所以說，信息化檔案管理目前廣泛的應(yīng)用到了我國的各行各業(yè)，在高職院校的學(xué)生檔案管理當(dāng)中也是如此。通過建立數(shù)據(jù)庫的形式，將學(xué)生全面的信息錄入進(jìn)去，形成每個人的檔案，從而更加直觀的了解學(xué)生學(xué)習(xí)的具體情況，也能更好的指導(dǎo)他們就業(yè)。但是，我國高職院校的檔案管理的信息化水平還相對不足，集中體現(xiàn)在信息化的設(shè)備缺乏和管理人員的信息化操作水平有限。所以說，高職院校要切實提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理人員的素質(zhì)，幫助學(xué)生切實建立起良好的檔案數(shù)據(jù)庫。

3 完善就業(yè)視角下的高職院校學(xué)生檔案的管理工作

3.1 高職院校要給予檔案管理工作充分的重視

首先，高職院校要給予檔案管理工作充分的重視，教學(xué)工作雖然是學(xué)校最為重要的一項工作，但是，也需要管理工作和保障工作的輔助，才能起到最好的教學(xué)效果。而檔案管理工作恰恰是保證教學(xué)工作有效開展的關(guān)鍵性工作，同時，通過建立全面細(xì)致的學(xué)生檔案，有助于他們更好的就業(yè)。所以說，高職院校要把教學(xué)工作和管理工作，特別是檔案管理工作抓好，給予適當(dāng)?shù)馁Y金傾斜，引入先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，并架起就業(yè)單位與學(xué)校交流的橋梁，讓就業(yè)單位通過學(xué)生檔案來了解學(xué)生的具體情況，同時，也可以讓學(xué)生根據(jù)檔案，了解自己的學(xué)習(xí)和實習(xí)情況，幫助自己找到更加合適的工作。

3.2 提高高職院校檔案管理的信息化水平

其次，是要提高高職院校檔案管理的信息化水平，通過建立數(shù)據(jù)庫的形式來為學(xué)生建立全面的檔案記錄作為就業(yè)的參考。第一，是要引入先進(jìn)的信息化設(shè)備并建立數(shù)據(jù)庫。高職院校要下大力氣，引入先進(jìn)的管理理念和設(shè)備，并建設(shè)完備的信息數(shù)據(jù)庫，將學(xué)校的人員檔案信息和重要的管理、工作文件都導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣起到的效果是最佳的，能夠更好的促進(jìn)學(xué)校的檔案管理工作有效進(jìn)行。第二，是要提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理人員具有較高的專業(yè)性、技能型和知識性能夠保證檔案信息化建設(shè)。所以，高職院校要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員，培訓(xùn)他們的計算機(jī)技能和網(wǎng)絡(luò)技能，促使他們以較高的信息化意識，不斷增強(qiáng)自身的檔案管理能力，特別是信息化手段的運用能力是關(guān)鍵。

3.3 充實檔案內(nèi)容，滿足用人單位需要

用人單位不重視畢業(yè)生檔案的原因之一是因為畢業(yè)生檔案能提供的信息過少，為此，高職院校要想真正實現(xiàn)“為單位選送優(yōu)秀人才、為畢業(yè)生推薦合適的單位”，更好地為畢業(yè)生服務(wù)，就應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理，充實檔案內(nèi)容，更新管理方式，使畢業(yè)生檔案內(nèi)容符合社會需求，真正能為用人單位所用。只有這樣方能使用人單位和全社會共同關(guān)注畢業(yè)生檔案。

4 結(jié)語

對于高職院校的學(xué)生來說，一個翔實細(xì)致的學(xué)生檔案對于他們了解自己的學(xué)習(xí)和實習(xí)情況，幫助他們良好的就業(yè)具有重要的作用，所以說，高職院校要切實做好檔案的管理工作，指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)和就業(yè)。

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