事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和對策

魏琳

摘 要：檔案作為一種信息的表現(xiàn)形式，在任何一個(gè)時(shí)代都具有重要的記錄意義。事業(yè)單位是國家和政府政策的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，因此在檔案的管理屬性和功能上具有特殊的意義。但是在具體的檔案管理工作中，事業(yè)單位的表現(xiàn)并不盡如人意，從物質(zhì)基礎(chǔ)到制度建設(shè)，從人員素質(zhì)到信息化水平，都處于一種不完善的狀態(tài)。本文從兩個(gè)方面闡述事業(yè)單位的檔案管理工作。一是現(xiàn)狀，二是對策，以期為事業(yè)單位更好的服務(wù)社會、服務(wù)民眾提出可行性的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

檔案管理工作是對實(shí)體檔案和信息檔案進(jìn)行收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計(jì)、歸納，并利用其為相關(guān)的部門和人員提供服務(wù)的一種活動。事業(yè)單位的檔案中包含了大量國家和政府工作中的重要信息，因此在檔案的管理上需要更加全面而慎重。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

事業(yè)單位的檔案管理長期處于管理意識落后、運(yùn)用效率不高、管理工作不力的狀態(tài)中，這既和內(nèi)部的體制建立有關(guān)系，也和外部環(huán)境的發(fā)展變化有關(guān)系。

1.1 制度缺失，體系匱乏

事業(yè)單位的檔案管理工作常年處于一種不被重視的狀態(tài)，大多數(shù)行政領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為其不能直接展現(xiàn)行政業(yè)績，因而抱著可有可無的態(tài)度始終不下大力氣進(jìn)行制度的建設(shè)與完善。從檔案管理的制度建立到工作人員的工作內(nèi)容確定，事業(yè)單位的檔案管理工作始終和時(shí)代的發(fā)展存有一段距離，呈現(xiàn)出一種“垂暮”的狀態(tài)。更為嚴(yán)重的是，對待一些重要的數(shù)據(jù)和資料的管理，事業(yè)單位也有些“漫不經(jīng)心”，在關(guān)鍵事件的處理效率和處理結(jié)果上嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位整體的工作質(zhì)量。而在事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的橫評中，檔案管理部門的工作也與其他部門的工作嚴(yán)重脫節(jié)，這不僅造成了內(nèi)部檔案的不完整，也造成了外部檔案的不統(tǒng)一，偏差性的信息收集與整理是檔案管理工作中最為致命的問題。

1.2 手工檢索，信息化低

我國現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫大致有四千余個(gè)，有一些是專業(yè)性比較強(qiáng)的，有一些是綜合性比較高的。但是事業(yè)單位在檔案管理的信息化上并沒有充分利用這些數(shù)據(jù)庫。截至2016年底，我國能夠?qū)ν忾_放的行政管理資源還不足6%。綜合管理的檔案資料的開放程度也沒有達(dá)到10%。這表明我國事業(yè)單位在檔案管理上的信息化技術(shù)運(yùn)用與支持連基本標(biāo)準(zhǔn)都無法達(dá)到。再反觀已經(jīng)開放的檔案資源，它們散落在不同的數(shù)據(jù)庫中，難免會出現(xiàn)大量同質(zhì)化、同類化的信息，占用了大量的公共資源的同時(shí)，對于公眾來說，可利用的價(jià)值也不高。另外，事業(yè)單位的檔案管理工作人員在實(shí)際工作過程中，對信息化手段的利用并不高，他們或是不熟悉，或是不習(xí)慣，更愿意相信手動檢索的結(jié)果，這就直接造成了檔案管理工作的速度低、精準(zhǔn)率低。

1.3 人員隊(duì)伍，素質(zhì)低下

檔案管理部門不受重視的一個(gè)最明顯的表現(xiàn)就是部門中的人事安排隨意性大。單位的領(lǐng)導(dǎo)常常會將一些年紀(jì)比較大甚至是快退休的工作人員安排到檔案管理部門，所以在很多單位，檔案管理部門等同于養(yǎng)老部門。還有一些單位的檔案部門的工作人員只有一、兩個(gè)，他們還大多是臨時(shí)性的兼職，主要擔(dān)任的是自己部門的工作，只在需要整理或調(diào)研時(shí)被臨時(shí)借調(diào)到檔案管理部門。因此，檔案管理就成了“爹不親娘不愛”的部門。在信息化時(shí)代下，檔案管理工作的外部環(huán)境時(shí)時(shí)變動，從事這個(gè)部門的工作的人員如果認(rèn)同了自己在單位中的位置，不進(jìn)行專業(yè)上的提升，甚至是懼怕在自己的工作中引入先進(jìn)的技術(shù)，工作的效果可想而知。而這種消極的職業(yè)氛圍很容易彌漫，造成檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)上后繼乏力、持續(xù)低迷的狀態(tài)。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的對策

檔案管理工作對于事業(yè)單位來說是一個(gè)傳統(tǒng)的部門，有很多積重難返的東西不可能在短時(shí)間得到改變，但是部門本身要有迎難而上和完善創(chuàng)新的意識，把工作落到實(shí)處、落到細(xì)處。

2.1 建立完善嚴(yán)格的事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位的工作是直接代表國家和政府的形象來開展的，社會主義的發(fā)展離不開事業(yè)單位的貢獻(xiàn)。所以，無論從國法的角度出發(fā)，還是從家規(guī)的角度立意，都要對事業(yè)單位的檔案管理制度進(jìn)行建設(shè)和完善，并采取一系列嚴(yán)格的措施予以保障。事業(yè)單位的檔案有很多會涉及到國家的機(jī)密，這部分內(nèi)容就一定要嚴(yán)格遵守國家頒布的檔案管理法則的規(guī)定，并根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)的要求再酌情增加一些檔案管理的規(guī)章制度，能夠細(xì)化到所有的行為上，才能全面的約束所有從事檔案管理工作的人員和使用檔案的相關(guān)人員的工作。只有依法辦事，按章處理，才能從根本上杜絕監(jiān)守自盜的發(fā)生，確保事業(yè)單位的檔案管理是安全和有序的。

2.2 提高事業(yè)單位檔案工作的使用率

針對行業(yè)內(nèi)部持續(xù)低迷和滯后的部分，必須要全面實(shí)施事業(yè)單位檔案管理工作的改革。傳統(tǒng)的檔案管理方式在事業(yè)單位不可能馬上消除，但是可以以揚(yáng)長避短的方式存在。事業(yè)單位的檔案管理部門雖然單獨(dú)設(shè)立科室，但是在專業(yè)人員的安排上還需要改進(jìn)，招聘本專業(yè)的畢業(yè)生或是有豐富的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的工作人員是檔案管理工作首先要做的事情。其次，一改檔案散亂存放的現(xiàn)狀，將所有檔案集中化，改變使用起來不方便，易丟失的情況，集中的檔案存放可以幫助工作人員將所有的檔案進(jìn)行分門別類、鑒定檢索、收集保存。對于事業(yè)單位的實(shí)際工作會非常清晰和完整。再有，全面引入信息化管理技術(shù)，大力推進(jìn)檔案管理的信息化，是檔案管理工作的大勢所趨，可以使檔案的管理工作更好的為本單位的工作進(jìn)行服務(wù)，推進(jìn)事業(yè)單位整體工作的發(fā)展。可喜的是，很多事業(yè)單位已經(jīng)意識到了這一點(diǎn)，在信息設(shè)備和信息技術(shù)的引進(jìn)上做了很多的工作，但是信息技術(shù)瞬息萬變，事業(yè)單位的檔案管理信息化還有很長的一段路要走。

2.3 提高事業(yè)單位管理人員的信息化素養(yǎng)

在全數(shù)字時(shí)代如果還是按照傳統(tǒng)的管理和檢索方式使用檔案，只能是嚴(yán)重阻礙和滯后檔案事業(yè)的發(fā)展。事業(yè)單位并不是沒有實(shí)力使用數(shù)字化的設(shè)備和技術(shù)，只是在管理意識和管理行為上，人們對于數(shù)字技術(shù)還有所排斥。因此，事業(yè)單位必須將自己工作的性質(zhì)和內(nèi)容結(jié)合起來，把數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展放在這個(gè)背景之下進(jìn)行緩步但堅(jiān)定的建設(shè)。其中，檔案管理人員的素養(yǎng)是最為關(guān)鍵的因素。因此，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該從意識形態(tài)上注重檔案管理工作，組織工作人員進(jìn)行定期的、專業(yè)的培訓(xùn)，針對工作中遇到的信息化技術(shù)難點(diǎn)進(jìn)行專題培訓(xùn)，使工作人員真正的認(rèn)識到引進(jìn)信息技術(shù)對自己工作質(zhì)量提升的重要性，激發(fā)出使用信息化技術(shù)的熱情和動力，從而將熱情轉(zhuǎn)化為實(shí)實(shí)在在的工作效率。其次，過硬的數(shù)字技術(shù)還需要配合相應(yīng)的保養(yǎng)和維護(hù)工作，除了單位給予一定的物質(zhì)和技術(shù)保障之外，工作人員也要掌握一些相關(guān)的技術(shù)，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段提高檔案的管理和使用效率。另外，還應(yīng)該注意培養(yǎng)檔案管理人員的應(yīng)急事件處理能力，做好信息技術(shù)的后備力量儲備。總而言之，工作人員的一顆紅心與兩手準(zhǔn)備，是做好黨的檔案管理事業(yè)最核心的素養(yǎng)。

3 結(jié)語

綜上所述，我國正處于經(jīng)濟(jì)事業(yè)高速發(fā)展的時(shí)期，事業(yè)單位代表著國家和政府的形象，檔案管理工作是國家和政府工作軌跡的梳理，也是未來工作的依據(jù)和指導(dǎo)，因此，檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)的重要性是不言而喻的。從意識形態(tài)上重視檔案管理工作，從工作上落實(shí)檔案管理工作，將這項(xiàng)工作和外部環(huán)境的發(fā)展變化緊密的結(jié)合在一起，通過內(nèi)部機(jī)制和人員隊(duì)伍的全面建設(shè)全面提升檔案管理工作的效率，使傳統(tǒng)檔案管理工作獲得全面的革新與成長，可以為國家和政府工作提供堅(jiān)實(shí)的力量。

參考文獻(xiàn)

[1]王肖.試析事業(yè)單位檔案管理及其發(fā)展趨勢[J].才智.2017（10）

[2]劉玲玲.信息化條件下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問題[J].明日風(fēng)尚.2017（12）endprint