機關檔案室文書檔案整理中存在的問題及對策

崔瑩

摘 要：檔案文書是機關里非常重要的資產，這些文檔里面包含了不同部門的當前和現今材料，而文檔管理中的整理工作也十分重要，檔案整理都是按照一定程序進行分工，不管是分類、排序、編號都遵循了一定的程序進行，但是隨著時代更替，檔案整理也變的比較多元化，為了更好地管理檔案文書，本文就機關檔案文書管理中存在的問題和對策進行探討。

關鍵詞：機關檔案；文檔整理；問題及對策

1 文書檔案管理的特點

文書檔案是一個機關單位中很重要的東西，里面包括了每一個項工作的前后記錄，并且各種部門的細節都在里面，所以文檔內容很多元化，應當受到機關單位的重視。文書檔案的內容一般都是人事和重大事件的過程，一般情況下，管理工作者會把這些內容依照不同部門進行編號和排序。而文書檔案管理工作的核心就是收集和保存完整的資料，保證了資料的完整和安全，通過完好的管理，在關鍵時刻可以作為機關單位的重要依據，起到一個協助和有效的幫助。

2 文書檔案管理中存在的問題

1.檔案管理有待進步

機關單位中的文書檔案管理就目前而言需要更新，因為當前的檔案管理依舊是比較傳統的方式，缺少一些現代化管理的思維，缺少了現代化的分類歸檔的意識。而現代化的歸檔非常重要，目前的管理還依舊是紙質的方式，這種方式具有一定弊端，沒有很好的規范，缺乏了現代電腦化的思維理論，而只有緊跟現代化的整理模式，才能提高規范性，轉變一定的理念，緊跟時代的發展，創新管理工作。

2.檔案管理的專業化缺乏

根據收集調查發現，當下的機關單位文書檔案管理工作的人并不是專業出身，所以一些檔案管理專業理論并不全部清楚，這些人員大部分都是從機關單位內部調崗過去，或者是一些非檔案管理專業人員，因此，這樣的管理人員對文書檔案的管理有一定的缺陷。文書檔案管理的工作要具備檔案管理的基礎知識，綜上所述，機關單位在文書檔案管理中是缺乏了專業性，缺乏專業檔案管理的人員，另外就是缺乏專業的管理模式，缺乏專業的整理模式和編號規范。檔案管理這個工作本身具備的枯燥和死板，導致這個職位的流動性非常大，工作人員十分不穩定，經常的替換，這樣就導致了文書檔案管理的接替性缺失，這屬于檔案管理中的基本問題。

3.檔案管理的信息化缺乏

這個時代就是一個信息聚集的時代，所以在機關單位中的檔案管理也需要信息化這樣的部分，而目前不少機關單位還處在信息化的末端，還使用了大量的人力物力來整理檔案文書，導致了浪費機關單位的各種資源，并且紙質的資料很容易歷經年久而損壞，還需要花費時間進行復制。這種傳統模式，沒有一個像樣的數據庫和設備，并且沒有信息化的歸類，浪費將是長久性的。如果換了管理工作者，還需要花費長時間的交接工作，稍有不細心和不注意，或許有些資料文檔就會失傳和損壞，無法得到妥善的保管以及復制，讓下一個管理者無法及時補救，而且無法確認文檔的作用和名稱，一旦需要用到的時候會找不到，這樣對機關單位來說損失是非常大的，如果引進了信息化技術來管理文書檔案，那么完全可以省下不少的資源，不管替換了多少管理者，一目了然地歸檔名稱，讓管理者可以很快速的找到所有的資料文檔，復制成本也省下了。

3 增強文書檔案管理的對此

1.管理中的理念轉變

想要提高檔案管理中的各方面，首先要在思想和理念中進行提高和改進，從最根本上面去改變當前傳統文書檔案管理的思想意識，還要不停地跟進內部的專業性，對整理的方式進行創新，并且把整理的效果提到最好，目前，不少機關單位都要跟隨時代的變革把文檔管理工作做到適應時代的變化，適應機關單位的發展。在這樣的情況下發揮出文書檔案整理的最佳效果和功能，在理念的轉變時期，首先就要對文書檔案管理的重視程度提高，做一些類似于報告會和探討會議，引進一些現代化的管理工作理念和設備，另外也要重視管理工作者的心態，對他們重視起來，引導他們從傳統模式轉變為現代化技術。

2.提高管理人員的專業化

文書檔案管理這個工作本身就十分枯燥，沒有什么技術含量，所以機關單位在招聘的時候比較隨意，只要稍微細心一點的人就能通過，這樣的結果直接就導致了管理整理中的混亂，毫無專業化的排序和歸類，連同安全性和完整性也失去了。所以機關單位一定要提高專業化的人才培訓，增強文書檔案管理的專業化，機關單位在招聘管理者的時候，可以從專業人才上入手，并且內部的人才結構也要重視。定期對內部人士進行一個專業的培訓和演講，增加他們的專業化水平，從基礎到高級循序漸進的培訓，還可以定期舉辦一些文檔管理法的講座，和不同的機關單位之間進行互相學習，學習彼此的文書檔案整理技術，積極引進時代最近的管理技能，這對機關單位的未來發展也有很大幫助。

3.提高信息化的建設

如今的時代變化飛速，跟以往的傳統時代完全不同，在這個信息化飛轉的時代，機關單位也要跟著變化，引進信息化的手段去整理檔案，丟棄老舊的整理手法，拋棄紙質的的整理法，利用信息化的設備來管理，跟上時代的管理法。主要改進的辦法有亮點，第一是要快速引進信息化的設備，進行電腦輸入檔案進行管理，擺脫傳統的紙質管理法，也擺脫了不斷復制的資源浪費，第二是轉變信息化的思維，通過計算機存儲檔案之后，要及時學習如何利用計算機進行查閱和修改增加，同時也要學習如何保障這些文書檔案的安全，重視安全保障的建設，避免檔案被盜取，這樣才能發揮出信息化管理的功能。

4.檔案整理的效率和程序化

有了信息化技術的管理模式，在輸入和整理的效率上也就需要一并提高，而提高的手法則是不定期對文書檔案進行優化，具體的做法有二點，第一是要對當前的文書檔案有一個大致的分類，整體有一個編號了解，然后根據簡單和負責進行區分，選出一個比較簡單的方式進行輸入整理，這樣的行為可以減輕識別，避免一些復雜的資料讓管理者查詢的時候浪費時間，給機關單位造成后續麻煩。第二點是要堅持信息系統化的整理法則，系統化的管理主要是文檔和文檔之間的聯系清晰，有規律地進行整理，能夠把所有的文檔都進行關系鏈接，能夠建立文檔專題，同一類型的文檔歸類在一個專題下，規范好專題的內容，方便于機關單位的查找。

4 總結

通過對現今檔案管理的調查，可見未來的管理檔案發展會更加專業化和信息化，文書檔案是社會活動的背后支撐，做好檔案管理的建設是一個必要的行為，目前的機關單位檔案管理存在了不少的問題，管理人員自身的素養和專業技能需要提高，而企業的管理設備和模式也需要改變，而引進當下的計算機輸入管理，是改變的第一步，所有的機關單位都在進行一個全面的改革和更新，利用計算機來管理檔案，徹底告別了紙質檔案管理的煩惱，也減少了不斷重復的工作，在人力和物力之上都是有益的，只有做到跟得上時代的步伐，對機關單位的發展才能有很大的幫助，尤其是在需要使用到檔案的時候發揮出其價值。

參考文獻

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