淺析新時期如何做好企業檔案管理工作

摘 要：企業檔案管理在對于整個企業運作、市場營銷有著重要的引導作用。在知識經濟時代這個大背景下，對企業管理提出了更高的要求，檔案管理應該跟上時代的潮流，轉變傳統的束縛，更加專業規范的進行管理。如何做好企業管理，逐漸成為企業檔案管理的主要問題。從當前的形式來看，要對傳統的檔案管理提出新的要求，不斷創新的同時走上日益規范的道路。透過檔案管理工作能夠看出一個企業最為真實的管理水平與業績，本文針對如何做好企業檔案管理工作進行分析，并根據當前的現狀提出建議與措施，希望對企業今后的發展盡一份綿薄之力。

關鍵詞：新時期；檔案管理；有效措施

1 當前企業檔案管理存在的問題

（一）不健全的檔案管理制度

大多數企業當中都會存在著一些對檔案的收集、整理、保管、外借等方面制度管理不完善的情況。盡管有些企業已經建立了相關管理制度，但是在實際操作方面困難重重，操作水平不夠高。有些檔案管理人員責任性不夠強，不能夠及時整理文件與資料，會出現檔案收集不齊全甚至檔案丟失的現象。還有些借出的檔案，因為借閱手續不夠健全會出現有借無還的事情發生，久而久之一些檔案就會不知去向，甚至還有些人會對資料與數據進行修改，嚴重的影響到檔案的真實性與利用價值。

（二）檔案管理信息化問題

盡管企業內部信息處理網絡有了相應的改善與發展，但資料與文件在運輸的過程中缺乏靈活性，一定程度上會降低企業檔案管理的效率，工作質量難以提升。導致檔案管理信息化不足的主要原因就是企業沒有建立一個高效的檔案管理信息系統，沒有良好的技術與系統的支持，工作效率與工作效率得不到進步。此外，有些企業并沒有意識到檔案管理信息系統的意義，雖然建立相關管理系統，但在完善工作時卻沒有及時根據檔案管理的實際需求做出相關改善，造成企業檔案管理工作效率得不到大幅度進步。

（三）重視程度不足

有些企業對檔案工作的重視程度不高，基本的檔案管理使用配套設施不齊全是最主要的表現，同時不夠重視檔案管理工作的作用，并且這一現象較為普遍。現如今有些企業的管理者出現了錯誤的認識，認為檔案管理工作并不重要，有些管理人員對檔案的管理工作不夠認真，在日常的檔案管理工作時不夠重視，自身工作感不強、積極性不高等問題縷縷發生。還有些企業在檔案管理工作中投入的資金、人力、物力不多，缺乏檔案管理的配套設施，近一步導致檔案管理的質量與完整性和使用的吸收性受到控制。

（四）企業檔案管理者工作能力差

企業檔案管理工作的直接人員就是檔案管理者，他們自身的水平高低與工作能力會直接影響到企業檔案管理工作的最終效率。但是，從我國企業檔案管理的現狀來看，許多檔案管理著并沒有經過專業的培訓，管理水平不高，并達不到企業檔案管理工作崗位的要求，還甚至有些工作認識不是在職員工，而是短期的兼職。部分企業管理工作者認為檔案管理工作并沒有什么發展前途，有苦又累并且出力不討好，沒有做好管理工作也是理所應當的。對于從事企業檔案管理的工作人員需要有著較高的專業能力，有些企業的檔案管理工作者是從其他崗位來的兼職，自身的能力無法滿足工作的需要，最終造成了企業檔案管理中存在企業檔案管理者工作能力不高的后果。

2 檔案工作如何現代企業的快速發展

（一）創新并構建核心機構

產權清晰、全責明確、管理科學就是現代企業制度的最基本特征。企業的檔案工作也要適宜這些制度，對企業檔案工作進行修改與創新。在哪一個企業中精干都是一個必然趨勢，企業檔案工作理所應當要順應這個企業的發展，對檔案管理工作進行創新，將檔案管理工作向外拓展，著重挖掘檔案工作的內涵，將傳統單一的檔案室向外擴張為集檔案、資料、信息、統計等融為一體的企業檔案信息中心。對企業各種各樣的檔案收集資料進行收集、利用與保管，有利于增加企業檔案管理工作的靈活性與自主性。

（二）從企業的實際情況考慮

一個企業中的總體檔案需要相關領導的支持，在具體的工作事項當中需要以相關制度的規范與檔案管理人員的認真負責。從當前的情況來看，完全適應各種機制、各種性質的檔案管理制度還不夠完善與健全，對較為重要的檔案管理不夠嚴謹，大大降低了利用率。由此可以看出對制度進行創新至關重要，對企業的檔案管理制度進行創新過后，明確檔案管理工作的計劃與目標，甚至是兼職檔案管理人員也要用明確的責任。職責明確、獎罰分明能夠調動全體檔案管理人員工作的積極性，用明確的制度來規范自身行為。

（三）高效的創新管理機制

企業做進行創新與改造的最終目的都是為了適應當前經濟市場的需求，高效的運行之后創造出最大化的經濟效益與社會效益。企業的檔案工作管理機制也應理所應當的跟緊企業的步伐進行轉化與創新，堅信沒有創新就無法快速發展的這一基本管理理念，敢于及時的認識到自身的缺點與不足，不斷的完善自己。單一的檔案資料管理機制可以逐步向信息、情報、科技一體化的管理機制進行轉變。辦事效率提高，充分發揮出每一位員工的才能，讓檔案資源成為企業科技創新的原動力之一。

3 做好檔案管理工作的重要意義

（一）是企業健康發展的需要

想要保證一個企業能夠健康的發展，做好檔案管理工作是必不可少的，檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作效率與工作質量的必要條件之一，能夠維護歷史最真實的面貌。對檔案進行科學規范的管理，能夠通過事件看出本質，是用來衡量一個企業管理水平的重要標準。企業檔案是記載著一個企業從最初發展到現如今的所有重大事件，對于研究企業的經驗業績與今后發展提供了最真實的資料。做好檔案管理工作，一方面能夠為企業高層管理人員提供一個了解企業整體經營的途徑，并根據存在的問題及時調整經營策略，為企業今后長遠的發展奠定基礎。

（二）牢固企業的發展根基

企業檔案在企業發展過程中所發揮的作用是不言而喻的，是企業發展過程中的歷史記錄，生產、經營、管理活動中的文件材料，屬于企業當中較為重要的一部分。最近幾年中，不少企業都加強對檔案的建設與保護工作，擁有完整精確的檔案，才能在日益激烈的競爭當中維護自身權益。假如一個企業沒有自己的檔案，就說明這個企業沒有牢靠的基礎，在今后任何的建設發展過程中都可能存在風險。相反的，一個企業建立了自己的檔案管理工作，不僅可以大幅度的提高企業的管理水平，還可以在競爭中維護自身合法權益，引導著企業向著更加穩定健康的方向發展。越來越多的企業管理者意識到企業檔案的重要作用，也開始做好這一工作，只有做好這一基礎但是重要的工作，才能為企業今后的發展打下牢固的根基。endprint

4 建設信息化的企業檔案管理

（一）實現信息化檔案的網絡化

傳統的企業檔案在建立電子化與信息化的管理模式之后，還應該進一步建立企業檔案的利用與共享網絡平臺。提高傳統企業檔案的利用率，建立一套信息共享模式。除此之外，企業還可以建立電子檔案數據庫，也就是企業檔案庫，通過運用互聯網來實現檔案的共享。從目前的情況來看，還有極大部分企業沒有建立電子檔案數據庫，沒有統一的信息管理與共享模式。服務性與共享性較差，無法滿足現代企業在檔案管理上的需求。現代企業在建立共享化與網絡化的電子檔案之后，在一定程度上可以減低電子檔案的重復建設，進一步實現高效的檔案管理。

（二）提高檔案管理人員的素質

擁有良好的職業道德、崇高的敬業精神以及較高的政治素養是檔案管理工作者應該具備的能力。伴隨著網絡技術的飛速發展，檔案管理也逐漸由傳統的勞動密集型向知識密集型過渡，要求管理者自身擁有較強的工作能力，精確把握專業性較高的檔案，并根據企業的實際需求大量的相關信息。采用多元化的方式加強對檔案管理人員的培訓力度是每一個企業應該做的，有目的的對企業檔案管理者進行信息化的管理技能與相關知識，保證檔案管理人員更加全面系統的掌握相關能力，構建一支高素質的信息化管理隊伍。

（三）保證檔案信息的安全性和完整性

企業檔案管理工作的核心素養就是信息安全管理，檔案管理系統軟硬件自身的安全、檔案信息傳播的安全就是檔案信息主要包括的。其中就是記錄檔案的光盤的安全性與可靠性，還有信息不被未經許可的人獲得。首先要從軟件管理、操作、監督等各個方面開始著手，來保護計算機的系統安全。可以運用技術手段來解決硬件方面的問題，在設計、選擇檔案的時候深入考慮系統的安全性。此外還可以在企業檔案信息化建設當中對檔案信息進行分階級保護，確定信息的安全等級與安全需求，有規律的劃分信息安全，確定信息是否在安全的范圍內運行，防止有違規操作。

（四）加大信息化的管理建設

企業檔案信息化是檔案技術進步的突破口，是信息時代信息共享的需求，也是充分發揮檔案價值、實現檔案信息共享的主要選擇方式。一個企業的領導者的檔案管理信息化的意識水平會直接影響到信息化建設的廣度與深度，想要加強企業檔案信息化的建設，第一步應將理想轉變為現實，將企業檔案管理信息化的概念轉變為實踐，認識到企業檔案管理信息化的重要性，積極提倡與鼓勵這一理念，在資金、設備上給予適當的支持。第二個就是檔案管理的領導，在了解檔案管理現狀之后有計劃的開展工作，真正的提高工作效率。

5 企業檔案管理的優化對策與建議

（一）強化企業檔案管理制度

提高企業檔案管理效率的一個重要途徑就是強化企業檔案管理制度，保證企業檔案今后的可持續發展。根據相關的條文條例，加強對檔案管理制度的強化與完善，既要符合國家所提出的相關要求，也到達到國家所制定的標準。檔案管理制度也要根據不同企業的實際情況，有針對性的對其制定科學有效的企業檔案管理制度，企業不同部門的負責人也要對企業檔案資料管理人員工作召開相關會議，對企業今后的檔案管理的相關制度與注意事項進行討論，及時與各部分進行交流溝通，對不同部門所提出的建議給予重視，存在不足的進行修改與完善，保證案管理工作更加符合企業的發展需求。

（二）重視企業檔案管理工作

企業檔案管理工作不僅要得到相關領導的重視，全體員工也要重視起來，只有在領導與全體員工的高度重視之下才能夠有效的進行檔案管理。任何企業開展任何一項工作，在領導足夠重視的情況下才能使工作順利的開展，領導對檔案的重視程度，也決定這相關人員對企業檔案的重視程度。對于檔案管理人員而言，充分的發揮出自身的主觀能動性，保證每一個企業的檔案管理工作都做到最佳。就檔案工作而言，檔案管理人員的工作態度、工作能力與工作質量也會直接形象到最終的工作成果。

6 結語

綜上所述，面對著日益變化的社會形勢，許多企業都在符合自身特性的發展之路。盡管檔案管理知識企業管理中的一部分，沒有影響企業生死存亡的作用，但是在一定程度上也起著關鍵的作用。企業檔案是企業健康發展的重要因素和主要保障，有利于企業的正常運行，加強檔案管理是每一個企業必須要面對問題，尋找出一個符合自身情況的管理方式，對于企業的今后發展影響重大。順應新形式的發展，做好企業檔案管理工作，不僅可以實現檔案管理的自身價值，還能夠為經濟發展與社會進步作出貢獻。

參考文獻

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作者簡介

陳驊（1978-），男，漢，上海市，本科，上海港城開發（集團）有限公司，研究方向：檔案管理。endprint