信息化時代如何提高檔案安全性

鄔小霞

摘 要：檔案的安全性是檢測檔案管理質量的重要因素。在信息化時代中，檔案管理工作中更多地使用計算機進行聯網操作，在提高檔案利用率的同時，也對檔案的安全性構成了威脅。本文重點分析了影響檔案安全性的幾點要素，并且從制度完善、提高認識、優(yōu)化技術等各個方面對提高檔案安全性提出自己的建議。

關鍵詞：信息化；檔案安全性；檔案管理

檔案管理最終目的是實現檔案的有效利用，保證檔案的安全性對該目的的達成起到重要作用。能否保證檔案的安全性，關系到該檔案資源能否得到長久保存使用。在信息化時代中，檔案管理工作容易受到來自各方面因素影響，比如嚴重的自然災害、人為因素的破壞、信息網絡故障等，這些都容易造成檔案資源的損毀滅失。因此在信息化時代中，需要加強對檔案資源安全性的防范，對重要的檔案資源進行重點預防，檔案館應建立起長效的安全管理機制，保證檔案的安全。

1 影響檔案安全性的因素分析

1.1 外界因素的影響

外界因素主要是指自然災害、天災人禍等人為所無法控制的突發(fā)事件。隨著信息化技術的發(fā)展，檔案資源既可以紙質化保存，也有電子保存。但是自然界中幾種常見的災害比如臺風、火災等很容易造成檔案館的損毀，直接導致保存檔案資源的載體遭到破壞。以地震為例，從1976年的唐山地震開始，我國近階段遭受了各種大大小小的地震。地震在導致建筑物損毀的同時，也造成檔案館中計算機設備的損壞，導致計算機中儲存的各種電子檔案資源損毀滅失。及時搶救及時，也未能還原全部資源。

檔案館基礎設施建設也是影響檔案資源安全性的重要因素，管理室內溫度、濕度、采光等數值如果沒有控制在合理的范圍內，則可能導致紙質檔案資源的損毀。比如長期檔案館不通風、采光差，則可能滋生蛀蟲，咬壞紙質檔案。

1.2 管理制度的影響

雖然我國檔案事業(yè)發(fā)展已經經歷了數年的時間，但是各地區(qū)的檔案管理工作質量仍然有所差異，檔案管理的方式也各有差異。國家針對各地方的檔案管理工作出臺了一些檔案管理制度、操作流程等，但是這些法律規(guī)范的滯后性比較強，與信息化時代中檔案管理工作不吻合，這也造成了實踐中很多法律法規(guī)未得到利用和遵守。從現有法律法規(guī)內容上來看，這些內容主要集中在檔案保管、保密環(huán)節(jié)，但是對于具體的保管保密細節(jié)則很少涉及，相關規(guī)定也比較簡單，這影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.3 利用方式的影響

提高檔案管理質量是為了向用戶提供更優(yōu)質化的服務，但是在檔案利用過程中經常出現的不規(guī)范操作方式對檔案的安全性產生很大威脅。在利用紙質化檔案的時候，管理人員需要對這些檔案資源進行掃描、復制以便存檔，如果在這過程中某個環(huán)節(jié)出現了差錯，則可能造成紙質化檔案的損毀，或者信息的滅失，影響了檔案資源的完整性。在信息化時代中，有部分的檔案資源是以電子檔案的形式呈現，管理人員需要先將這些資源拷貝到電腦中，在網絡中實現資源的共享。但是收到電腦病毒的影響，或者復制方式的不恰當，造成資源泄露，這些都是造成檔案資源安全性降低的重要原因。

2 信息化時代提高檔案安全的途徑

2.1 提高對檔案安全管理的認識

檔案管理的質量直接關系到各項工作能否有效開展，因此可以說檔案管理關系到政府企業(yè)的發(fā)展，關系到社會大眾的切身利益，因此作為檔案管理人員和負責人員應當認識到檔案管理的重要性，樹立起責任意識。

首先檔案工作人員應當樹立起安全管理檔案的理念，認識到自己的職責所在，始終堅持防治為主、防管結合的檔案管理模式。在檔案管理過程中，警惕各種容易造成檔案破損的因素，明確落實每個管理人員的責任，并且督促每位員工積極履行職責。

其次在日常維護的過程中，要保證每項安全保障措施落實到位，使檔案資源可以長期處于安全的保管環(huán)境中。檔案館應當聘請專門的人員負責對基礎設施的日常維護，保證各項設施處于正常工作狀態(tài)。

2.2 建立健全檔案管理制度

科學完善的管理制度可以保證檔案管理的安全性，促進檔案事業(yè)的向前發(fā)展。根據檔案管理的具體流程，國家可以對現有的檔案管理制度進行優(yōu)化完善，從檔案資源最初的收集整理，到后期的歸檔利用，每個環(huán)節(jié)都應當有法律的保障，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)更加合法化、科學化。為了督促管理人員積極履行自己的職責，影響通過法律規(guī)章的方式細化每個崗位的責任，明確每個管理人員的職責。通過對每個崗位制定人員考核制度，將考核結果與員工酬薪直接掛鉤的方式，提高員工的工作積極性。

2.3 優(yōu)化檔案管理技術

信息化時代中，很多檔案資料在網絡中已經實現了共享，這有利于檔案資源得到充分利用。但是一旦某個檔案機構的網絡受到黑客攻擊，則容易造成檔案資源的泄露，甚至影響到其它檔案機構的安全性，因此有必要加強檔案利用環(huán)節(jié)的安全性。

首先應對網絡檔案資源做好加密措施，外界人員在訪問檔案資源的時候無法惡意篡改這些信息資源。信息加密工作主要包括對網絡通信、資源儲存、聯機共享環(huán)節(jié)的加密，只有用戶得到了授權才能訪問檔案信息。根據檔案資源的保密等級、利用頻率、服務對象不同，對資源進行分類管理，每個用戶在自己的授權范圍內訪問該資源。

其次是加強防火墻建設。很多的電腦一旦中病毒，則可能造成內部信息資源被竊取，造成資源泄露。在檔案館電腦入網之前，必須要為電腦安裝防火墻，防止聯網后病毒的入侵。

最后應當做好檔案的備份工作。將檔案館中的重點檔案資源進行備份，儲存在內網電腦中，以免檔案的丟失。備份應當堅持一周一次的頻率，保證各個重要資源都有備份。

3 結束語

信息化時代的到來在促進檔案管理事業(yè)開展的同時，也為檔案的安全性構成的威脅。作為檔案管理人員，必須時刻保持較高的警惕性，學習最新的檔案管理知識，掌握各方面的檔案管理技能，不斷更新檔案管理理念，從細節(jié)入手，從點滴抓起，才能更好地保證檔案的安全性，提高檔案管理的質量。

參考文獻

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