淺析工程檔案管理

盧冬鈿

摘 要 隨著我國工程建設技術的提升與發展，工程檔案管理工作內容逐漸增加了新的內容，同時管理工作中存在的問題也逐漸顯現。結合實際工作經驗就現階段檔案管理工作存在的一些問題進行了簡要的分析探討，并提出相關對策以供參考。

關鍵詞 工程檔案管理；存在問題；有效對策

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）193-0084-02

工程檔案管理是對工程項目的進程進行詳細的資料登記與材料管理，全方位的將工程項目發展進程記錄在案，是維護生產企業的合法權益的重要途徑。工程檔案管理是工程企業管理工作的重要部分，要做到工程資料的全面性、準確性、時效性，是將來工程項目建設的重要參考，為未來的工程建設提供諸多的實際經驗。因此，現代化工程項目建設中的檔案管理至關重要，是工程企業管理的基本工作，也是工程企業發展的重要管理工作。

工程檔案管理廣義地說是工程項目資料文獻的建設與管理，是具有豐富的知識性，涵蓋了整個工程項目的信息、技術、作用等信息。因此，工程檔案管理具有一定的社會屬性，能給未來的工程建設提供有效地信息參考，使得它也具有教育意義和文化意義。

工程檔案管理狹義地講是對某一個項目工程建設過程中所涉及的科學研究、技術生產等建設資料，其中包括工程圖紙、圖表，工程規劃資料、工程設計資料、工程進度資料、工程照片、影片等相關的資料文獻。因此，工程檔案管理也是一門技術性的工作，對工程建設起到十分積極地作用，既具有較高的歷史文化價值，也具有極高的技術參考和社會經濟價值。

1 工程檔案管理的基本內容

工程檔案管理總體來說是工程項目進程中的種種文獻資料的管理。工程建設是一項技術性極高又極為復雜的工作，涉及到很多資料。通過對工程檔案管理的基本內容進行分析，詳細地了解工程檔案管理的工作。

1.1 綜合文獻資料管理

工程建設從建設初期開始涉及到工程設計規劃、工程招投標、工程預算等等流程，每一項流程會涉及到諸多資料。工程建設設計與規劃會有工程設計圖紙、工程施工批準申請、環評報告等等，工程招投標會有工程招標資料、投標資料、工程責任人責任劃分資料等等，工程預算會有工程建設經費預算、工程竣工結算、工程審計等等，這些都是工程檔案管理的綜合資料管理。

1.2 工程施工資料管理

工程建設項目會涉及到工程施工、工程水電安裝、工程設備安裝。工程施工會涉及到工程施工測量資料、工程評估資料、工程驗收資料等等。

1.3 工程竣工資料管理

工程竣工資料指工程竣工后的檢測資料、竣工報告等諸多資料。

2 工程檔案管理工作中的問題

2.1 竣工檔案管理不及時

隨著市場經濟的快速發展，企業發展也順應市場經濟做出適合自己的管理改革。目前，我國建筑行業的企業技術水平和管理水平存在著巨大的差異，一些資質較低地建筑企業在缺乏工程檔案管理意識，不能及時地實現竣工檔案資料的建設，也不能向城建部門及時報備。

2.2 嚴重缺乏工程檔案管理意識

工程項目建設是一項極為復雜的工作，在工程檔案管理工作上需要工程技術人員及時地提供工程文獻資料，但是工程技術人員由于自身的意思淡薄、工作繁忙，無法及時地實現工程文獻資料的報備，使得工程檔案管理流于形式，只是簡單的對工程施工進度、施工數據進行登記管理，只是做了普通的日常檔案管理工作。這也是由于建筑企業檔案管理人員的檔案管理意識十分薄弱，無法積極地看清檔案管理的重要性及重大的社會經濟價值。

2.3 工程檔案管理資料缺乏真實性

工程檔案管理涉及的內容過于復雜，一些較大的工程項目的數據、規劃、報告資料過多，在檔案管理工作中容易出現紕漏，使得檔案管理工作難度加大。檔案管理工作人員是缺乏工程技術的文職人員，對工程數據不熟悉，無法親臨工程現場，對企業提供的文獻資料又無法驗證辨別，使得工程檔案管理的文獻資料容易缺乏真實性，甚至出現與工程建設事實嚴重不符的情況。

2.4 工程檔案管理人員缺乏技術經驗

工程檔案管理要保證工程建設文獻資料的真實性、完整性和準確性，前文已經講過工程檔案管理容易出現缺乏真實性的情況，是因為工程檔案管理人員缺乏技術經驗，無法對工程資料進行驗證與辨別。這是目前工程檔案管理存在的重要原因之一。

2.5 工程檔案管理工作缺乏行之有效的管理制度

進度的逐漸加快，有些重要的部門重組，檔案管理人員流動性加大，原有的文件資料有一部分分散、缺失，而新的文件資料又會不斷的產生， 致使文件資料整理工作難度加大。比如部分企業因為沒有規范的有效的管理制度，對工程檔案資料的統一、保密、整理工作也很難做到有效的管理。

3 工程檔案管理工作的積極對策

3.1 完善工程檔案管理制度，做好檔案管理事業

工程檔案管理工作要嚴格按照國家有關工程檔案管理的法律法規來執行，要積極地參與到工程建設現場，根據工程建設的實際情況確保工程檔案的真實性、準確性、完整性，不斷地完善建筑企業工程檔案管理制度，將檔案管理的責任明確化、細分化，積極地規范企業工程檔案管理工作。

3.2 嚴格執行驗收資料管理，發揮檔案管理的

作用

工程檔案管理人員要熟悉工程項目建設的進程，了解工程項目進程的每一項資料，根據真實的項目資料進行檔案管理工作，完善檔案審查制度，確保檔案的真實性與準確性。特別是在工程驗收的時候，工程檔案管理人員要嚴格按照國家有關的驗收要求，積極地做好工程驗收資料管理，確保工程驗收資料的真實性與準確性，充分發揮工程檔案的積極作用。

3.3 強化工程檔案管理人員的素質，加強檔案材料的編寫工作

所謂科技檔案信息化，就是根據企業的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現代信息技術，對企業科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業科技檔案信息化一般而言，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享。

工程檔案管理工作人員要努力學習，開拓視野，熟悉工程檔案管理工作的發展現狀，提高自身的素質，運用新知識，新經驗改進和加強工程檔案管理工作，更好的促進工程檔案管理發展。企業要定期參加檔案管理理論的學習，定期舉辦工程檔案管理工作業務培訓等，讓他們深入到一線工作中去，詳細的了解工程施工的進度， 培養一大批既有技術又有理論的工程檔案管理人才。

3.4 實現工程檔案管理工作的現代化是新時代對建筑企業提出的基本要求

隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類數量增加，給保管和查閱帶來了一系列的問題。與此同時，使用者也對檔案管理工作提出了更高的要求，他們希望工程檔案管理部門能及時的完整的提供其所需要工程資料，并且能夠快速的放到可利用的地方。傳統手工的檔案管理就越來越落后，無法解決檔案管理工作的問題，影響了工程檔案管理工作的發展。所以革新落后的檔案管理方法、實現工程檔案管理工作的現代化是檔案管理事業發展的必然要求。

3.5 及時做好檔案的整理、修改、變更記錄，保證工程檔案的完整性、有效性

在工程檔案管理工作的過程中，檔案的反復查閱、頻繁修改和變更，會使工程檔案的完整性發生變化，工程檔案管理人員只有及時的針對工程檔案的變動情況，做好相應的記錄，確保能及時的獲取完整的工程資料。

4 結論

要做好工程檔案管理工作，不僅需要加強對工程檔案管理工作人員素質的培養，還需要企業、單位和檔案管理人員共同努力來創造切實可行的工程檔案管理系統，積極學習，充分發揮自己的優勢，不斷總結工程檔案管理工作的經驗，更好地為經濟建設和構建和諧社會添磚加瓦。

參考文獻

[1]毛文濤.如何做好工程檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2013（5）.