關于對加強房地產交易中心檔案管理工作的思考

高磊

摘 要：近年來，隨著我國房地產市場的持續升溫，房地產交易量日漸增長。進而，房產檔案工作任務更加繁重，工作要求更加具體，這就要求處在基層的房地產交易管理部門在開展檔案管理工作過程中，應抓好三個強化，樹立三種意識，促進房地產交易中心檔案管理水平的提高。

關鍵詞：房地產；檔案；管理

1 強化工作規范，樹立依法管檔的意識

房產檔案提供利用以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》為服務依據。《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理的根本大法，地方制定和頒發的有關貫徹實施檔案法的實施細則，引領著所屬檔案管理部門的管理活動，國家建設部頒發的《城市房地產權屬檔案管理辦法》及各地方為貫徹本法所出臺的有關文件，明確了房地產交易管理部門實施的房地產權屬檔案管理工作的規范。房地產交易部門的制度規定是實現檔案管理內部控制的有力保證。

依法管檔的意識即體現于房地產交易管理部門的檔案工作必須遵循相關法律規定，必須嚴格執行部門建立的各項規章制度，將檔案管理工作置于法律規范和部門制度的制約之下。依法管檔的觀念：一是從學習中來，知法才能執法；二是從實踐中來，體驗勝于感知。從學習中來，要求各級房地產交易管理部門應該組織所屬工作人員認真學習、正確理解這些法律法規知識，作為檔案管理人員應該自覺的學習和領會這些法律法規的內容。做到三個明確：其一、明確房地產權屬檔案工作的性質是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據，是城市建設檔案的組成部分，增強依法管檔的意識。其二、明確房地產權利人、房地產權屬登記權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖；房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖；房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，包括房產登記申請書、收件收據存根、權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產稅費收據存根等；反映和記載房地產權屬狀況的信息資料，包括統計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等；其他有關房地產權屬的文件資料，包括房地產權屬凍結文件、房屋權屬代管文件、歷史形成的各種房地產權證、契證、賬、冊、表、卡等是法律和法規確定給房地產檔案管理部門必須履行好的責任。其三、明確房地產檔案人員的工作需要接受法律和法規的約束，損毀、丟失房地產權屬檔案的；擅自提供、抄錄、公布、銷毀房地產權屬檔案的；涂改、偽造房地產權屬檔案的；擅自出賣或者轉讓房地產權屬檔案的；違反本辦法第九條規定，不按照規定歸檔的；檔案管理工作人員玩忽職守，造成房地產權屬檔案損失的，將依法追究行政責任或刑事責任。

從實踐中來，要求房地產交易管理部門的檔案管理人員認真執行《檔案法》、《城市房屋權屬登記管理辦法》等有關規定，從本崗位必須履行好的責任做起，夯實管理基礎，做實檔案管理工作，在自己的職責范圍內絕不發生違法行政問題。對于出現的反面事例應發揮其警示作用，通過可能的宣傳途徑，對檔案人員進行宣傳教育。

2 強化管理手段，樹立依法編研的意識

細致無誤是工作要求的高標準，也是房地產檔案管理工作的特點所決定的，因為在房地產檔案管理者手中的檔案關系著城市建設和人民生命財產的大計，差之毫厘謬以千里。實現細致無誤的工作質量需要依賴一下途徑：

強化業務管理手段。房產檔案是珍貴的信息資源，既有歷史價值也有現實價值，既有地方價值，又有全局價值。房地產檔案保存了大量基礎資料，并擔負著采集、管理與提供房產信息的責任，長期以來，為房地產管理提供了準確而可靠的基礎性資料。可是從業務上看，房地信息管理具有量大、復雜、更新快、用途廣的特點，適應這一特點，就必須注意強化業務手段，努力實現業務管理新突破，進一步完善產權產籍信息化建設。完善“數字房產”框架，構建和完善權屬登記發證系統、產籍檔案管理系統、抵押登記管理系統、房屋產權平面數字控制系統，徹底改變傳統的產權產籍管理模式，不斷創新管理手段。

2、做好檔案編研工作。產權產籍檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務為主體，不斷及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據不同的編研內容，把分散的資料，按照利用規律有機的編制起來，以利于檔案資源的開發利用，建立積極向上的內部激勵機制，建設高素質的產權產籍管理隊伍。勇于創新、培養一支思想品德好、業務能力強、創新意識強、廉潔高效的高素質隊伍。實現權屬管理規范化、信息化的發展。圍繞服務于市場，服務于百姓，服務于發展，進一步簡化、規范流程。對一些不利于當前發展的環節予以調整，盡可能縮短辦件時限，提高辦事效率。

3、嚴格日常工作管理。如建立嚴格的庫房管理制度，每天記錄檔案室溫濕度，定期進行安全檢查，尤其是逢節假日更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫房管理科學，庫內有檔案資料存放示意圖，檔案柜架排放規范，庫內清潔衛生，無火災、水淹事故，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象。建立規范的全宗卷、詳細的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄，做到檔案進館詳細無誤，借有憑還有據。及時對檔案進行了調查統計，成立檔案鑒定銷毀領導小組，以利于對已過期的檔案展開銷毀鑒定工作，銷毀過期的不必要文件。利用現代化設備資源，實現各種音像、圖片、資料電子化管理。

3 強化服務規范，樹立方便查閱利用的意識

房產檔案提供利用的方式包括：設置閱覽室接待查檔，按規定提供電子檔案在閱覽室查閱；根據利用者需求出具查詢結果證明；為權利人提供所繳交房屋原始登記材料的復印件；以房產產權檔案為依據，為利用者提供咨詢服務；向城市建設及房地產開發單位提供產權檔案信息。房地產檔案工作人員應以履行這些只能為基礎，滿腔熱忱的提供服務。endprint

1、強化責任意識。在全面落實社會服務承諾制的基礎上，堅決做到“一與二從三不讓”，即：與服務對象換位思考；從群眾最滿意的地方做起，從群眾最不滿意的地方改起；不讓工作在我手里延誤，不讓差錯在我手里發生，不讓形象在我這里受損。真正做到權為民所用，情為民所系，利為民所謀。以創新管理理念為主線，使窗口建設再上新臺階。規范服務程序考核、職業道德教育；進一步完善工作制度、辦事程序，及時調整和改進服務方式，全面、系統的規范服務工作程序要求，抓好工作檢查和督查。通過抓管理，進一步提高工作效能。

2、強化服務規范。作為房地產權屬管理部門，產權檔案利用工作就是通過多種方式為利用者實際需要提供產權檔案資料，進行咨詢和服務工作。產權檔案的服務性也集中表現在利用上。一是明確服務方向，努力為城市建設和管理服務。為保障房地產權人合法權益服務。對利用工作中出現的新情況、新特點、新問題不斷改進利用方式、服務手段，以適應新形勢的需求。二是了解客觀需要，化被動為主動，取得利用者滿意的效果。三是利用產權檔案的特點和規律，對整個所有權登記情況進行統計分析，通過檔案分析工作，改進各項業務工作，促進產權檔案管理水平的提高。四是處理好利用和保密的關系，發揮產權檔案的作用。在做好提供利用的同時，廣泛接受社會各界監督，使產權檔案的記載更加準確。

3、強化數字化管理。數字化使檔案的編排效率、檢索速度和準確程度有明顯的提高。隨著社會經濟的發展，房產檔案的利用率不斷提高，對檔案原件的損壞問題越來越突出。把房產檔案資料掃描錄入計算機，不僅可以解決利用與保護的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性。數字化有利于規范房屋產權產籍管理，提高辦事效率。電子檔案中的查封，抵押等限制性信息加強了對房產交易和登記發證等工作的控制功能，有效降低了房產發證工作的失誤率。同時，電子檔案與產權管理系統的網絡連接，大大減少房產辦證的時間。數字化方便了人民群眾，有利于和諧社會的發展。房產檔案實行數字化后，可以把公示性信息放在互連網上，方便群眾查閱。

參考文獻

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