關(guān)于藝術(shù)院團(tuán)藝術(shù)檔案信息化和數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考

屈亞棟

隨著電腦在工作中的普及和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)，如何實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)是一個(gè)必須面臨和思考的問題，由于各藝術(shù)單位產(chǎn)生的藝術(shù)檔案雖有共同點(diǎn)，但在細(xì)節(jié)處又各有不同，根據(jù)多年實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)就院團(tuán)藝術(shù)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)重要性和具體工作方法談幾點(diǎn)感受。

一、藝術(shù)檔案信息化、數(shù)字化管理功在當(dāng)今，利在千秋萬代

1.拿交響樂這一藝術(shù)門類為例，樂譜的數(shù)字化已成為當(dāng)前樂譜管理和應(yīng)用的趨勢(shì)。

相對(duì)于辦公電腦化普及之前，樂譜基本只有單一的紙質(zhì)載體，隨著電腦自動(dòng)化辦公的普及和網(wǎng)絡(luò)的受眾面不受區(qū)域限制的特點(diǎn)，樂譜的管理和流通已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)代，對(duì)于交響樂這一高雅藝術(shù)，傳統(tǒng)的樂譜交流方法是通過復(fù)印，郵寄等形式，有時(shí)，地方樂團(tuán)為了得到一份珍貴的總分譜，需要派專人到國家樂團(tuán)或其他兄弟樂團(tuán)去復(fù)印，或是郵寄復(fù)印件，既耗費(fèi)人力、財(cái)力、物力，又耗費(fèi)時(shí)間。實(shí)現(xiàn)樂譜數(shù)字化管理后，通過網(wǎng)絡(luò)便可在各單位間交流，大大加快了譜務(wù)人員的工作效率。通過電子掃描儀，打譜軟件等工具，將紙制樂譜轉(zhuǎn)換為電子版保存和應(yīng)用已經(jīng)是國內(nèi)外多數(shù)樂團(tuán)的首選，這既有利于節(jié)省存儲(chǔ)空間，避免紙張浪費(fèi)，又有利于樂譜的交流推廣，使之得到更廣泛的應(yīng)用。并且，打譜軟件的誕生大大加快了抄譜效率，作曲家完成總譜后，通過打譜軟件的轉(zhuǎn)換，便自動(dòng)完成各聲部分譜，即便作曲家是手寫的總譜，譜務(wù)人員也可通過打譜軟件制作分譜，給演奏者呈現(xiàn)更加清晰的聲部分譜。

2.海報(bào)、節(jié)目單、劇照、錄音、視頻、演出日志等藝術(shù)生產(chǎn)資料實(shí)現(xiàn)電腦管理的優(yōu)勢(shì)。

如交響樂的重要演出分幾大類別，有：音樂季，指令性專題音樂會(huì)，原創(chuàng)作品首演、巡演，大型商業(yè)演出，進(jìn)校園、下基層普及性演出等等，每演一場(chǎng)都會(huì)產(chǎn)生大量藝術(shù)生產(chǎn)資料，演出前有宣傳海報(bào)、音樂季宣傳冊(cè)、發(fā)布會(huì)等，演出期間會(huì)產(chǎn)生節(jié)目單、劇照、演出照、花絮、錄音、錄像等，演出后有觀眾反響、媒體報(bào)道、研討會(huì)、演出日志等，這些藝術(shù)生產(chǎn)資料如果全部存實(shí)體檔案，那將需要一個(gè)足夠大的庫房和多名工作人員來管理維護(hù)，而這些資料如果利用電腦管理、分類、存檔則既可以節(jié)省空間、人力、物力，相對(duì)于實(shí)體資料更有利于長(zhǎng)期保存，同時(shí)通過電腦的檢索、分類功能，可以快速準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)存檔管理和查找利用。

二、藝術(shù)院團(tuán)做好藝術(shù)檔案信息化工作的經(jīng)驗(yàn)

1.藝術(shù)檔案數(shù)字化管理首先要建立目錄數(shù)據(jù)庫。

傳統(tǒng)實(shí)體檔案是利用目錄檢索冊(cè)來實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案的管理和檢索，建立與實(shí)體檔案相對(duì)應(yīng)的電子目錄數(shù)據(jù)庫，便于藝術(shù)檔案目錄的檢索和查閱。如：交響樂樂譜目錄首先可以按照曲目類別分為：交響樂作品，重奏作品，影視音樂作品，原創(chuàng)作品，改編、配器作品等，分出一級(jí)目錄后可按照作曲家或作曲家的國籍對(duì)交響樂作品再分類，建立二級(jí)目錄，如此類推，直到能夠準(zhǔn)確快速地通過電腦檢索查找。

2.對(duì)于藝術(shù)生產(chǎn)檔案。

首先做好采集、鑒定、歸檔，按照以同場(chǎng)演出建立和存放在一個(gè)文件夾的方式收存本場(chǎng)演出所產(chǎn)生的所有海報(bào)、節(jié)目單、照片、音頻、視頻等電子版檔案，在采集過程中確保及時(shí)準(zhǔn)確歸檔，不重復(fù)，不儲(chǔ)存無效無利用價(jià)值檔案，重要的演出檔案可以刻錄光盤備份。同一年份的不同演出按照演出時(shí)間先后儲(chǔ)存于同一個(gè)文件夾，便于日后查找使用。

3.傳統(tǒng)藝術(shù)檔案的數(shù)字化。

傳統(tǒng)藝術(shù)檔案主要包括紙質(zhì)檔案、圖片檔案、聲像檔案等實(shí)體檔案，紙質(zhì)檔案容易受到光老化、受潮霉變、蟲害等困擾，檔案一旦受損，將會(huì)出現(xiàn)不可逆轉(zhuǎn)的損失。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔的工作迫在眉睫，將老劇照、膠質(zhì)底片，老樂譜，獲獎(jiǎng)證書等紙質(zhì)藝術(shù)檔案通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、DV錄像等數(shù)碼設(shè)備，掃描或者拍攝成影像存入計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)碼化管理，音像資料可以通過刻錄或轉(zhuǎn)換成映像文件保存于計(jì)算機(jī)。

4.做好安全性工作。

在藝術(shù)檔案信息化工作過程中，要有法律和安全意識(shí)，本單位藝術(shù)檔案內(nèi)容受《知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》的保護(hù)，也受《檔案法》的保護(hù)，在藝術(shù)資料存檔和使用過程中，要有知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)，首先要按照國家關(guān)于計(jì)算機(jī)信息化管理辦法辦理，信息的對(duì)外利用也需要單位授權(quán)共享，維護(hù)作者的基本權(quán)利。同時(shí)對(duì)信息資源進(jìn)行密集劃分，通過單位授權(quán)，根據(jù)不同對(duì)象提供相關(guān)的信息數(shù)據(jù)。通過合理有效的管理技術(shù)和管理手段，既保證所有者的權(quán)利，又能合理快速有效地達(dá)到利用效果。

5.單位在硬件設(shè)備上給予支持。

對(duì)于藝術(shù)檔案的信息化管理離不開硬件設(shè)備的支持以及網(wǎng)絡(luò)支持，藝術(shù)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)能夠有效地實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案的交流開發(fā)和利用，是藝術(shù)檔案信息化建設(shè)的平臺(tái)。

6.做好信息化人才的培養(yǎng)和使用。

單位應(yīng)重視信息化人才的培養(yǎng)工作，爭(zhēng)取培養(yǎng)一專多能型人才，既具備管理能力同時(shí)具備技術(shù)技能是人才培養(yǎng)的重點(diǎn)，鼓勵(lì)負(fù)責(zé)相關(guān)工作的人員通過培訓(xùn)與自學(xué)提高業(yè)務(wù)技能和對(duì)信息化管理的深刻認(rèn)識(shí)，鼓勵(lì)工作人員熱愛崗位，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)要善于開發(fā)細(xì)致耐心的學(xué)習(xí)型人才，在工作過程中鼓勵(lì)這些人才發(fā)揮主觀創(chuàng)造能力做好藝術(shù)檔案管理工作。

藝術(shù)檔案管理信息化和數(shù)字化是為藝術(shù)檔案的管理利用開辟出的一條新道路，在這條道路上，我們既要保持飽滿的學(xué)習(xí)熱情，同時(shí)又要善于在工作實(shí)踐中摸索總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為以后的工作打好基礎(chǔ)，并進(jìn)一步開發(fā)研究新的工作方法，藝術(shù)檔案信息化管理這條路勢(shì)在必行，越走在前端受益越。endprint