關于藝術院團藝術檔案信息化和數字化管理的幾點思考

屈亞棟

隨著電腦在工作中的普及和網絡的發達，如何實現藝術檔案數字化管理已經是一個必須面臨和思考的問題，由于各藝術單位產生的藝術檔案雖有共同點，但在細節處又各有不同，根據多年實際工作經驗，現就院團藝術檔案信息化、數字化建設重要性和具體工作方法談幾點感受。

一、藝術檔案信息化、數字化管理功在當今，利在千秋萬代

1.拿交響樂這一藝術門類為例，樂譜的數字化已成為當前樂譜管理和應用的趨勢。

相對于辦公電腦化普及之前，樂譜基本只有單一的紙質載體，隨著電腦自動化辦公的普及和網絡的受眾面不受區域限制的特點，樂譜的管理和流通已經進入了一個新的時代，對于交響樂這一高雅藝術，傳統的樂譜交流方法是通過復印，郵寄等形式，有時，地方樂團為了得到一份珍貴的總分譜，需要派專人到國家樂團或其他兄弟樂團去復印，或是郵寄復印件，既耗費人力、財力、物力，又耗費時間。實現樂譜數字化管理后，通過網絡便可在各單位間交流，大大加快了譜務人員的工作效率。通過電子掃描儀，打譜軟件等工具，將紙制樂譜轉換為電子版保存和應用已經是國內外多數樂團的首選，這既有利于節省存儲空間，避免紙張浪費，又有利于樂譜的交流推廣，使之得到更廣泛的應用。并且，打譜軟件的誕生大大加快了抄譜效率，作曲家完成總譜后，通過打譜軟件的轉換，便自動完成各聲部分譜，即便作曲家是手寫的總譜，譜務人員也可通過打譜軟件制作分譜，給演奏者呈現更加清晰的聲部分譜。

2.海報、節目單、劇照、錄音、視頻、演出日志等藝術生產資料實現電腦管理的優勢。

如交響樂的重要演出分幾大類別，有：音樂季，指令性專題音樂會，原創作品首演、巡演，大型商業演出，進校園、下基層普及性演出等等，每演一場都會產生大量藝術生產資料，演出前有宣傳海報、音樂季宣傳冊、發布會等，演出期間會產生節目單、劇照、演出照、花絮、錄音、錄像等，演出后有觀眾反響、媒體報道、研討會、演出日志等，這些藝術生產資料如果全部存實體檔案，那將需要一個足夠大的庫房和多名工作人員來管理維護，而這些資料如果利用電腦管理、分類、存檔則既可以節省空間、人力、物力，相對于實體資料更有利于長期保存，同時通過電腦的檢索、分類功能，可以快速準確的實現存檔管理和查找利用。

二、藝術院團做好藝術檔案信息化工作的經驗

1.藝術檔案數字化管理首先要建立目錄數據庫。

傳統實體檔案是利用目錄檢索冊來實現對實體檔案的管理和檢索，建立與實體檔案相對應的電子目錄數據庫，便于藝術檔案目錄的檢索和查閱。如：交響樂樂譜目錄首先可以按照曲目類別分為：交響樂作品，重奏作品，影視音樂作品，原創作品，改編、配器作品等，分出一級目錄后可按照作曲家或作曲家的國籍對交響樂作品再分類，建立二級目錄，如此類推，直到能夠準確快速地通過電腦檢索查找。

2.對于藝術生產檔案。

首先做好采集、鑒定、歸檔，按照以同場演出建立和存放在一個文件夾的方式收存本場演出所產生的所有海報、節目單、照片、音頻、視頻等電子版檔案，在采集過程中確保及時準確歸檔，不重復，不儲存無效無利用價值檔案，重要的演出檔案可以刻錄光盤備份。同一年份的不同演出按照演出時間先后儲存于同一個文件夾，便于日后查找使用。

3.傳統藝術檔案的數字化。

傳統藝術檔案主要包括紙質檔案、圖片檔案、聲像檔案等實體檔案，紙質檔案容易受到光老化、受潮霉變、蟲害等困擾，檔案一旦受損，將會出現不可逆轉的損失。將紙質檔案轉化為電子文檔的工作迫在眉睫，將老劇照、膠質底片，老樂譜，獲獎證書等紙質藝術檔案通過掃描儀、數碼相機、DV錄像等數碼設備，掃描或者拍攝成影像存入計算機實現檔案數碼化管理，音像資料可以通過刻錄或轉換成映像文件保存于計算機。

4.做好安全性工作。

在藝術檔案信息化工作過程中，要有法律和安全意識，本單位藝術檔案內容受《知識產權法》的保護，也受《檔案法》的保護，在藝術資料存檔和使用過程中，要有知識產權意識，首先要按照國家關于計算機信息化管理辦法辦理，信息的對外利用也需要單位授權共享，維護作者的基本權利。同時對信息資源進行密集劃分，通過單位授權，根據不同對象提供相關的信息數據。通過合理有效的管理技術和管理手段，既保證所有者的權利，又能合理快速有效地達到利用效果。

5.單位在硬件設備上給予支持。

對于藝術檔案的信息化管理離不開硬件設備的支持以及網絡支持，藝術檔案網絡建設能夠有效地實現藝術檔案的交流開發和利用，是藝術檔案信息化建設的平臺。

6.做好信息化人才的培養和使用。

單位應重視信息化人才的培養工作，爭取培養一專多能型人才，既具備管理能力同時具備技術技能是人才培養的重點，鼓勵負責相關工作的人員通過培訓與自學提高業務技能和對信息化管理的深刻認識，鼓勵工作人員熱愛崗位，對工作認真負責，單位領導要善于開發細致耐心的學習型人才，在工作過程中鼓勵這些人才發揮主觀創造能力做好藝術檔案管理工作。

藝術檔案管理信息化和數字化是為藝術檔案的管理利用開辟出的一條新道路，在這條道路上，我們既要保持飽滿的學習熱情，同時又要善于在工作實踐中摸索總結經驗，為以后的工作打好基礎，并進一步開發研究新的工作方法，藝術檔案信息化管理這條路勢在必行，越走在前端受益越。endprint