檔案管理中存在的問題及對策

楊勝利

摘 要：隨著近年來我國社會經濟的發展，如何采用先進的管理模式提升檔案管理效率成為了當前檔案管理人員著力解決的問題。伴隨著信息技術的進步，在引進計算機技術建立信息化檔案管理模式的同時我們也要看到我國當前檔案管理行業中存在的主要問題，只有在立足解決實際限制性問題的基礎上建立健全信息化檔案管理體系才能提升其信息共享力，從而促進我國檔案管理水平的進步。鑒于此，本文就我國當前檔案管理中存在的主要問題展開分析，并提出相應思路，以供廣大同行借鑒。

關鍵詞：檔案管理；主要問題；控制對策

1 檔案管理的社會意義

檔案管理作為社會文化體系體系的重要組成部分，對社會主義文化建設有著重要的影響。檔案不僅是社會發展的歷史記錄，也是社會文化的發展史，檔案管理人員往往搜集各方面反應社會文化的文獻資料來印證社會的發展歷程，反映社會文化的變化。文化學者或是歷史學者對歷史文化檔案情有獨鐘，學者們為了課題研究的一般要查詢大量的歷史文化資料，而檔案館或是其他檔案機構所收集的各種檔案就成為了學者們進行研究的重要參考。當然不局限于此，在城市化建設的過程中，各種工程項目的開展也離不開檔案信息數據的支撐，無論是文物古跡的保護，還是城市公園綠地的建設都需要以原有的城市檔案信息作為參考進行工程決策，既要滿足城鎮化基礎設施建設的需要，也要保護城市原有的文化遺跡，讓歷史文化有效傳承下去。由此可見，檔案信息對現代社會發展和文化研究有著重要的意義，所以著力解決我國當前檔案管理中存在的主要問題刻不容緩。

2 當前我國檔案管理中存在的主要問題

（一）管理模式的局限性

自我國進行社會主義文化體系建設以來，政府就將檔案管理體系建設列為了重點建設項目，并根據社會發展情況出臺了一系列檔案管理辦法，并逐步推動檔案管理體制和組織模式進行現代化轉型。但是受到經濟發展水平和科學技術的限制，這些西方管理理念和管理方法的引入雖然推動了我國檔案管理水平的進步，但不符合我國的檔案管理現狀，不能適應檔案資源管理和信息化檔案管理體系建設的需要。同時我國大部分檔案館以行政管理和制度管理作為主要的管理手段和管理原則，這種管理形式限制了檔案館管理效率的提升，不能形成高效率的管理體系來提升管理效率，所以在新的社會發展階段，為了迎合社會發展趨勢就需要優化檔案館的組織結構和管理制度，提升其管理效率。

（二）資金的匱乏

加快經濟建設，促進經濟可持續發展是當前的社會主流，也是政府進行社會公眾服務的首要前提。檔案館作為社會歷史文獻及歷史資料保存的重要文化機構，對社會經濟建設和經濟發展有著重要的指導意義，現代化城市建設的重要參考依據。但是近年來我國很多公眾檔案館遭遇較大的問題是經費短缺，資金捉襟見肘，不能滿足自身資源體系建設的需求。據不完全統計，近年來，眾多的歷史文獻和社會性公眾數據的保存成本逐漸上漲，很多檔案館由于資金的缺乏難以對一些社會性的公眾數據進行保存，造成很多具有重要社會及歷史文化價值的信息數據無法傳承下去。同時以政府為主體對區域內檔案館的資金幫扶有限，不能從根本上解決其資金問題，導致很多檔案館難以這場運轉，不能及時地的保存和收集各種檔案信息。

（三）信息化管理體系建設不夠完善

信息化建設不夠完善是當前我國檔案館管理中存在的主要問題。一方面是由于資金的缺乏，檔案館無法根據自身的管理模式和發展現狀引進計算機技術，建立信息化管理體系，提升服務效率。另外一方面，我國當前大部分檔案館進行還采用傳統模式，主要依靠人工對各種檔案信息進行分類和整理，這也嚴重限制了檔案信息管理效率的提升。同時檔案館面對龐大的檔案信息數據，無法有效引進計算機技術，建立專業的信息數據庫，對各種檔案信息進行數據化保存，也無法根據社會現代化建設的需要，建立特色化數據庫，為社會各領域提供檔案信息數據支撐，這些都導致現階段檔案館的信息化服務效率較低，無法將檔案信息數據進行廣泛的信息數據共享，滿足社會各領域信息查詢的需要。

3 針對我國檔案管理中存在問題的控制策略

（一）調整內部組織架構

針對當前我國檔案管理中管理模式限制，就要采用先進的管理方法和管理理念，調整內部組織架構，優化管理模式，通過有效的調整人員組成和管理機制來提升檔案管理效率。這就要求在新階段的檔案管理過程中檔案管理人員要轉變思想，優化內部組織結構，將創新的管理理念和創新性的工作方法融入到管理工作當中，結合檔案館的發展模式，創新管理理念，引入信息化管理系統，根據社會各領域的發展需求，建立高效率的檔案管理服務機制。同時檔案管理人員也要針對不同種類的檔案，按照信息化體建設的需求分門別類的進行整理，既要滿足社會各領域信息檔案查詢的需要，也要保證檔案信息能夠有效的保存下去，滿足現代化建設的需求。

（二）議以政府為主體加大檔案管理資金投入

這對檔案管理部門資金短缺的現狀，這里要求以政府為主體，要加強對檔案管理部門的資金投入。要能根據檔案館的管理模式和發展情況劃撥專項資金，能夠讓檔案館在專項資金的支撐下，不斷健全自身的管理體系，提升自身管理效率。同時以政府為主體的專項資金投入要根據區域檔案館的發展建設，形成長期的資金補助制機制，要能夠結合不同的發展時間，不同的發展規劃為檔案館的發展建設制定財政資金戰略，既要滿足檔案館以社會為主體進行檔案資料信息搜集的需求，也要讓檔案館能夠在資金的支撐下不斷引進先進的管理技術和先進管理系統，提升管理效率，促進其服務質量的提升。

（三）建立健全檔案信息管理體系

針對檔案館信息化管理體系建設的不完全，這就要求檔案館現代化建設要以信息技術為中心，通過引進信息技術來完善自身的管理體系建設，然后結合計算機系統對各種檔案信息分門別類的進行管理和保存，能夠依據用戶需求客觀準確地提供各種檔案信息。同時檔案館的信息化建設要以信息數據庫和信息移動客戶端建設為基礎，結合移動互聯網技術建立自身的特色數據庫，將各種檔案信息進行數字化保存，能夠對保存的數據進行備份和整理，以此形成長期性的檔案信息保存機制。移動客戶端的建立要求檔案館要與社會檔案信息使用者相掛鉤，能夠建立有效的聯系機制，運用移動互聯網技術建立移動客戶端來滿足用戶隨時隨地檔案信息查詢的需要，并能夠根據用戶的檔案信息需求將移動信息客戶端和數據庫進行端口對接，讓用戶方便快捷地查詢到檔案信息。

4 結語

要想推進我國檔案行業管理效率的提升就要堅持創新性發展原則，對各種限制性因素進行有效控制，要依靠健全管理體系和管理模式，將先進的管理思想運用到檔案管理當中，增大資金投入，有效的搜集和保存各種檔案信息數據，引進計算機技術，建設信息管理體系，以此來提升檔案管理效率和服務質量。

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