淺談機關事業單位人事檔案的創新與管理

馬家強

摘 要：事業單位是國家機構的重要分支，人事檔案管理是事業單位工作的重要組成部分。本文主要就機關事業單位檔案管理進行分析，深入挖掘其中存在的問題，尋求合理的創新對策。

關鍵詞：機關事業單位；人事檔案；創新管理

當今，計算機應用技術的廣泛使用，促使了檔案管理由紙質管理向電子管理的轉變，信息技術的普遍應用也為檔案創新管理提供了很好的發展機遇。傳統的機關事業單位人事檔案的管理手段已經不能滿足當今信息社會的要求，創新檔案管理方式，提高檔案使用效率已成為檔案管理的必然要求。

1信息技術在人事檔案創新管理中的作用。

人事檔案是個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，對單位考察和識別干部選拔優秀人才， 加強機關事業單位干部隊伍建設，促進生產、監察、黨政管理的開展具有重大作用。利用計算機管理檔案，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，通過網絡進行信息傳遞，提高了檔案工作的效益。

2人事檔案管理工作中的現狀

1、檔案管理水平不高。近幾年來，隨著人事干部制度改革，越來越多的事業單位實行崗位競聘，一批年輕的有文化的干部充實到檔案管理崗位上來，這些人有理想、有抱負。但是他們中大部分人沒有經過嚴格系統的人事檔案管理知識培訓，因此對檔案知識的重要性缺乏足夠認識，工作積極性不高。

2、檔案管理重視不夠。檔案管理工作雖然是很重要的工作，但卻不能給單位創造經濟效益，正因如此，部分領導認為人事檔案管理無非就是一項抄寫好、保管好檔案的瑣碎的工作，因此沒有將其提到重要的意識議程，在實際工作中不按檔案管理的要求去做，沒有配備符合現代信息化要求的軟硬件設施，更沒有配備符合檔案管理的優秀人才，兼職管理檔案的現象比較嚴重，人事檔案工作長期處于被動應付的狀態。

3、管理手段陳舊。有的單位領導往往在檔案管理上投入不足，根本不按檔案管理的要求去做，檔案室既用來辦公、閱檔，又用來當倉庫使用，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。

4、人事檔案漏洞較多。真實的檔案材料有利用的價值，而虛假的檔案材料非但毫無利用價值可言，反而會給人事檔案的利用造成困難。虛假檔案中的考核鑒定材料有雷同現象，大多只有優點和成績，沒有缺點和差錯。這些隨意性很強的檔案性材料一方面反映了有些干部急功近利，另一方面也反映了我們的人事檔案部門沒有對檔案管理引起足夠重視，在檔案管理工作中往往是睜一只眼閉一只眼，得過且過，好人主義思想嚴重。

5、人檔分離、棄檔不用問題增加。改革開放以來，社會經濟得到了飛速的發展，人才流動日益頻繁，人才再不像以前那樣從參加工作之日起就固定在一個單位上班直至在這個單位退休，面對更多適合自己特長的單位，越來越多的人才選擇了“跳槽”。為了得到自己滿意的工作，好多人不顧單位的再三挽留，毅然決然地選擇棄檔，還有一些“能人”經不住外界誘惑，直接選擇“下海”，致使人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

6、人事檔案的信息化管理有待提高。一些先進的技術手段還沒有得到真正運用，利用計算機管理人事檔案還處在起步階段，有些事業單位還習慣于傳統的管理方法，調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。

3實現人事檔案創新管理的措施

1、提高檔案管理的創新意識。人事檔案工作者應不斷更新觀念，主動出擊，提高創新意識，在檔案的收集、管理、使用等各個環節注入創新意識，不斷挖掘檔案管理的新舉措、新方法。強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，網絡傳輸檔案的意識，加快檔案由手工管理向計算機數字化、網絡化管理的轉變。提高檔案人員計算機、網絡的應用能力，在現代社會，信息技術的廣泛應用，為檔案的創新管理提供了廣闊的空間。

2、增強檔案創新管理中的安全意識。檔案的創新管理中雖然提高了檔案的管理手段和方法，尤其是信息化的應用為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但這也給檔案管理帶來一定的風險，檔案人員必須提高安全意識。比如在檔案信息化建設時，有些管理人員由于安全意識往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系，既要克服求穩怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，由于電子檔案在耐久性和安全性等方面的問題目前沒有解決，它在一定的時間范圍內還不能脫離紙質檔案而獨立存在，紙質檔案正好彌補了電子檔案的不足，因此，只有把這兩種管理方式相結合起來，才能夠提高檔案管理和利用現代化水平。

3、提高檔案人員的專業素質 。提高管理人員的專業素質是提高人事檔案的創新管理的關鍵所在。在當今的信息時代里，每位檔案人員應不斷提高業務素質。一是要加強專業知識學習，拓寬知識面。二是要學習計算機、人事檔案管理軟件等相關知識的學習，達到掌握利用現代信息管理技術創新管理檔案的能力。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業道德教育，以使他們的具備較高政治覺悟，責任意識。提高檔案人員的專業素質，首先要提高對他們工作的重視，檔案的管理部門要為他們創造條件提高業務素質的條件，如組織有關業務培訓、技術交流等活動。其次提高相應的待遇。檔案管理工作是一項長期的枯燥乏味的工作，這就需要提高他們的待遇，調動他們創新檔案管理的主體意識，發揮自己的主觀能動性。

4、完善檔案創新管理的制度建設。國家《檔案法》等一系列法規文件對檔案的形成、收集、管理和利用等各個環節都有相應的規定，但法律法規都具有一定滯后性，隨著社會的快速發展，有些條款已不適應當前檔案管理的現實要求。這就需要檔案管理部門要根據實際工作需要，在符合國家法律法規的原則規定情況下，及時制定符合本單位檔案實際工制度措施。現代的信息技術已經成為管理檔案的一種發展趨勢，完善這方面的制度措施可以促進檔案管理更加的科學化、現代化、信息化，可以很好的保護檔案管理工作。檔案管理的上級各組織、部門領導，要重視、熟悉、研究人事檔案工作，強化人事檔案管理意識，要根據本單位的發展對人事檔案工作的需求，及時研究、制定人事檔案工作發展規劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案工作有章可循。

總之，人事檔案管理工作應與時俱進，具有創新性。將現代信息管理技術應用到檔案管理建設中是時代的要求，各檔案管理部門應具有現代化管理意識，在注重安全的前提下實現檔案管理方式的不斷創新，實現檔案管理的現代化、信息化，制度化。讓檔案管理工作更好的服務于社會的現代化建設。

參考文獻：

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