國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題與對策分析

王梓璇

摘要：人事檔案與經(jīng)濟發(fā)展和社會需求有著密切的關(guān)系，是社保體系不斷完善的基礎(chǔ)，對國家宏觀管控有著重要的意義。從國有企業(yè)的人事檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析國有企業(yè)人事檔案管理存在的多頭管理、人檔脫節(jié)，制度漏洞、信息不準(zhǔn)確，信息整合困難、管理手段落后三個方面問題。從管理手段、信息收集、專業(yè)人員培訓(xùn)三個方面提出管理建議。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案管理；問題與對策

目前我國的人事檔案管理是我國經(jīng)歷計劃經(jīng)濟和新時期市場經(jīng)濟的重要產(chǎn)物，隨著我國經(jīng)濟、政治的發(fā)展，人事制度的不斷深化，人事檔案管理的模式和方法也面臨著一定的挑戰(zhàn)。國家檔案制度規(guī)定，我國人事檔案主要記錄個人在國家機構(gòu)、各類組織、或者日常社會活動中的重大行為或價值表現(xiàn)的一個基本記錄，對我國國民的個人發(fā)展和國家的人才資源綜合管理有著重要意義[1]。因此分析研究從我國當(dāng)前的現(xiàn)狀出發(fā)分析國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題，提出相應(yīng)的管理對策有一定的必要性[2]。

一、人事檔案管理概述

由于歷史和我國經(jīng)濟、政治發(fā)展等諸多原因我國的人事檔案管理與國外的檔案管理相比存在一定的差異，面對的管理困難也有所差異。美國的人事檔案管理采用的是集約化管理，美國的人事檔案管理主要是由美國人事管理總署進行集中管理，由于人事管理總署的權(quán)威性和集中管理的標(biāo)準(zhǔn)化，對整個人事檔案的綜合管理和統(tǒng)一規(guī)劃有著很高的效率這也是我國實行人事檔案管理主要的目標(biāo)和發(fā)展方向；法國的人事檔案管理制度則是根據(jù)人事檔案管理所享受福利所在的單位的所屬局來制定，人事檔案管理則由相應(yīng)部門所設(shè)的人事局下設(shè)的辦公室進行記錄，再統(tǒng)一歸入人事檔案進行管理[3]。國外的人事檔案管理從內(nèi)容方面更加的全面，正在不斷的向真實的出勤率、醫(yī)療史、教育資歷、業(yè)績績效評價等方面的延伸，強調(diào)人事檔案本人的隱私和權(quán)益，重視人事檔案的作用和價值。胡燕指出人事檔案是個人歷史真實寫照，目前人事檔案管理主要存在檔案意識薄、檔案信息不準(zhǔn)、檔案內(nèi)容不全、管理條件落后、管理效率和利用率較低等問題，需要向更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)管理的方向發(fā)展。人事檔案管理作為個人歷史行為的原始憑證具有實用性強、用途廣泛的基本特點，是我國人才選拔和培養(yǎng)的重要依據(jù)，對國家和各個組織機構(gòu)的發(fā)展及人才甄選有著重要的支撐作用。

二、國有企業(yè)人事檔案管理主要問題

（一）多頭管理、人檔脫節(jié)

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的發(fā)展和人們工作理念的放開，不少單位的人才的流動性不斷的加大，與理想的檔案隨人走的設(shè)定相違背的是，出現(xiàn)了許多，人檔分離，久而久之檔案和人員就出現(xiàn)脫節(jié)甚至死檔的現(xiàn)象，非常不利于人事檔案的管理和高效利用。

（二）制度原因、信息不準(zhǔn)確

由于大多數(shù)國有企業(yè)存在著一定分工、流程和標(biāo)準(zhǔn)方面的諸多問題，使得檔案管理的信息準(zhǔn)確性和內(nèi)容豐富性不夠，如除了部門需求的基本檔案資料外，各種個人的榮譽、獎勵材料、獎懲材料、培訓(xùn)記錄等資料都可能無法及時錄入檔案，最后可能導(dǎo)致沒記錄，最后造成人事檔案的準(zhǔn)確性不夠，是對個人歷史信息的一個缺失。

（三）信息整合困難、管理手段落后

人事檔案管理涉及到的人事內(nèi)容較多，人事基數(shù)非常巨大，目前面對著管理人事檔案的機關(guān)和組織較多，整體檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作不一致，人員流動后人事檔案的調(diào)動問題和人事檔案的整合較為困難，目前沒有一個統(tǒng)一的信息化管理平臺對人員檔案的信息和人員流動進行及時的信息整合和更新，使得人事流動和人事檔案管理具有較大的難度。

三、國有企業(yè)人事檔案管理對策分析

（一）強化國有企業(yè)人事管理手段

在人事檔案管理過程中應(yīng)該運用科學(xué)的管理方法，及時的向優(yōu)秀的國有企業(yè)的人事檔案管理學(xué)習(xí)經(jīng)驗，首先對不同工作性質(zhì)的人員進行分類，制定所需要的檔案入檔材料的標(biāo)準(zhǔn)，建立人事檔案的分類體系，進行排列有序，科學(xué)運轉(zhuǎn)的方式進行人事檔案的管理。

（二）加大信息化投入保證信息準(zhǔn)確性

人事檔案管理的實質(zhì)是保證人事檔案信息的完善性和準(zhǔn)確性，加大人事檔案管理的信息化建設(shè)，及時錄入人事檔案的相關(guān)變動信息。重視底層一手信息的獲取，強調(diào)對檔案當(dāng)事人的歷史行為的全面科學(xué)真實的反映，同時能夠提升檔案信息的準(zhǔn)確性。

（三）培訓(xùn)專業(yè)的人事檔案管理人才和教育

人事檔案管理是一項專業(yè)性較強的技術(shù)，需要大量的專業(yè)的人才進行管理，人事檔案管理企業(yè)應(yīng)該加大人事檔案管理人才的專業(yè)培訓(xùn)。同時，人事檔案對當(dāng)事人和管理人員行為對人事檔案影響的重要性，在日常的工作中應(yīng)該進行不斷的強調(diào)，加強人員的人事檔案管理和對其認(rèn)知的重要性認(rèn)知。從而保證人事檔案的流動和管理的可靠性。

四、總結(jié)

本文主要從國有企業(yè)的人事檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析國有企業(yè)人事檔案管理存在的多頭管理、人檔脫節(jié)，制度漏洞、信息不準(zhǔn)確，信息整合困難、管理手段落后三個方面問題。從管理手段、信息收集、專業(yè)人員培訓(xùn)三個方面提出管理建議，本文的研究具有一定的理論意義和現(xiàn)實建議作用。

參考文獻：

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[3]張莉.歐美人事檔案管理特點及對我國檔案管理的借鑒[J].蘭臺世界，2014，No.433（11）：80-81.