智慧檔案館建設的可行性研究

張丹

摘 要：智慧檔案館是智慧城市發(fā)展下的必然產(chǎn)物。本文運用SWOT分析法對智慧檔案館建設進行全面分析，認為現(xiàn)階段智慧檔案館的建設充滿了機遇與挑戰(zhàn)，并基于此提出了可供參考的策略與思路。

關鍵詞：智慧檔案館；智慧城市；SWOT分析法

IBM公司在2010年提出“智慧城市”的愿景后，“智慧檔案館”的建設構想也隨之產(chǎn)生。從已有成果中，可看出無論是檔案學界的學者還是各大商業(yè)型檔案服務商，都紛紛提出了對“智慧檔案館”的構建模型。但由于其看法眾說紛紜，這使筆者產(chǎn)生了對智慧檔案館建設的疑問，由此對現(xiàn)階段智慧檔案館建設的可行性做出分析。

1 智慧檔案館建設中SWOT應用的可行性

SWOT分析法又稱態(tài)勢分析法，也是TOWS分析法，是韋里克（H.Weihrich）教授于20世紀80年代在“The TOWS Matrix-A Tool for Situational Analysis”一文中提出，文中指出：“TOWS矩陣也可作為研究未來外部因素與企業(yè)內(nèi)部因素相結合的一個概念性的框架，并基于這些變量進行策略規(guī)劃。” [1]智慧檔案館在建設中也會受到內(nèi)外因素的影響，這說明智慧檔案館的建設可行性要素與SWOT呈現(xiàn)出一致性。

2 智慧檔案館建設中SWOT的應用

2.1 S——優(yōu)勢

2.1.1 高新技術的發(fā)展。“我們可以將智慧檔案館概括為：綜合檔案數(shù)據(jù)、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統(tǒng)和平臺。”[2]其中，物聯(lián)網(wǎng)技術的應用起到關鍵性作用，RFID標簽可進行檔案全流程跟蹤管理，實現(xiàn)視頻、網(wǎng)站、社交媒體的重要信息可智能化采集，遠程操作密集架的開合等，減少人力資源的浪費。云計算、大數(shù)據(jù)為檔案的海量存儲、深度挖掘與分析提供了可能，對檔案用戶的利用習慣分析、個性化服務提供了必要條件。

2.1.2 先進案例的借鑒。面對強有力的市場以及對未來發(fā)展趨勢的科學預測，我國如青島市檔案館、南京市棲霞區(qū)檔案館等對“智慧檔案館”的建設早已開始“蠢蠢欲動”。例如青島市檔案館“主要集電子檔案智慧管理、智能數(shù)據(jù)管理、智能檢索和共享服務、智能感知管理、綜合業(yè)務管理以及系統(tǒng)維護與控制等六大平臺于一身”，[3]實現(xiàn)了全方位的智慧管理。

2.2 W——劣勢

2.2.1 智慧檔案館重視程度低。檔案館的領導缺乏對智慧檔案館足夠的重視與支持，沒有過多的人力、物力、財力資源分配，使得智慧檔案館的配套設施跟不上。如智慧檔案的建設需要IT專業(yè)人才的幫助，但目前檔案館的兼具IT專業(yè)知識和系統(tǒng)開發(fā)的人才少之又少，推行難度大。

2.2.2 數(shù)字檔案館建設水平整體較低。智慧檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的高級階段，是延續(xù)和深化。然而數(shù)字檔案館并不等于數(shù)字化檔案館，數(shù)字檔案館的最高階段——知識型數(shù)字檔案館，“能夠自動捕捉網(wǎng)絡環(huán)境下的虛擬與實體信息，并按照一定的規(guī)則系統(tǒng)化和自組織化，實現(xiàn)管理者與用戶之間的真正互動”。[4]凡事都要有一個循序漸進的過程，如今數(shù)字檔案館的建設尚未成熟，就跟風熱炒建設智慧檔案館，似乎不妥。

2.3 O——機會

2.3.1 國家政策的利好。2010年，“智慧城市”提出后，我國就推進了對智慧城市的建設進程，確保智慧城市建設健康有序推進。智慧檔案館是智慧城市建設的關鍵“設施配套”之一。因此，對于智慧城市的利好政策同樣也會對智慧檔案館的建設產(chǎn)生積極的作用。

2.3.2 社會需求的迫切。全媒體時代的到來，網(wǎng)頁、社交媒體等碎片化信息的激增，檔案存儲的類型也會隨之復雜，社會公眾的利用需求、內(nèi)容、類型的也日益多樣化。根據(jù)易用性原理，社會公眾希望能夠隨時隨地便利地獲取檔案信息，使服務個性化、智能化、生態(tài)化，即在恰當?shù)臅r間向恰當?shù)娜艘郧‘數(shù)姆绞教峁┣‘數(shù)臋n案服務。

2.4 T——威脅

2.4.1 標準規(guī)范缺失的威脅。統(tǒng)一的政策、標準是智慧檔案館建設的基礎，“具體設計是要遵循統(tǒng)一規(guī)劃、系統(tǒng)設計的原則，使相關標準和政策法規(guī)成為一個完善、健全的體系。標準之間、政策法規(guī)之間應相互配套并保持一致”。[5]而現(xiàn)階段智慧檔案館的建設缺失了行之有效的統(tǒng)一的標準規(guī)范體系，缺乏長期的發(fā)展規(guī)劃。

2.4.2 檔案信息安全的威脅。智慧檔案館時代，檔案信息需要實時向智慧城市輸送，以確保智慧城市秩序運行的相對穩(wěn)定，這就意味著檔案由封閉轉(zhuǎn)為開放，如何在這開放的環(huán)境中確保檔案的安全是智慧檔案館中檔案管理的重點。

3 智慧檔案館建設中SWOT應用的策略

3.1 機遇——（SO）策略

3.1.1 擴大館藏范圍，提供優(yōu)質(zhì)信息。信息時代，“一些底層化、碎片化、復雜化的非結構性數(shù)據(jù)也成為檔案館館藏的重要部分”，[6]使館藏趨于合理化。智慧檔案館的工作人員需要熟練地使用各種檔案信息管理系統(tǒng)，對各類檔案信息資源進行精準的捕捉、挖掘、分析、總結等，順應智慧檔案館的建設理念。

3.1.2 改進服務理念，提升用戶體驗。檔案工作服務主體是檔案館工作人員，服務對象是社會機構和普通公眾。智慧檔案館的建設也要求檔案館的工作人員要提供智慧服務，“這種功能可以通過智慧檔案館的資源發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)來實現(xiàn)，該系統(tǒng)可以促進檔案館充分而合理地整合數(shù)字檔案資源，同時使得檔案系統(tǒng)內(nèi)部不同服務平臺相融合，打造智能化的檔案數(shù)字資源獲取和服務功能的融合”。[7]

3.2 機遇——（ST）策略

3.2.1 突出試點效應。試點是指全面開展工作前，先在一處或幾處試做。現(xiàn)階段我國某些檔案館已經(jīng)對智慧檔案館的建設有了一些積極的嘗試，并取得了相應的成果。我們應以它們?yōu)樵圏c，悉心考察它們在建設過程時產(chǎn)生的問題，總結經(jīng)驗。

3.2.2 防范BPO風險。BPO是指商務流程外包，即將本方商務流程中的部分或全部的非核心流程交由另一方操作。筆者認為，智慧檔案館需要BPO服務，當然BPO也是有風險的，如檔案館與外包方信息不對稱的風險等。防控這些風險，雙方需達成伙伴關系，建立聯(lián)合管理團隊，雙方理清各自的責任與義務，保障檔案信息資源在智慧城市的平穩(wěn)運行。

3.3 挑戰(zhàn)——（WO）策略

3.3.1 積極響應國家政策，順應時代潮流。從我國的智慧城市建設到國家檔案局出臺的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，現(xiàn)階段都是有利于我國檔案館建設發(fā)展的好時期，因此檔案館必須迎頭趕上，推動檔案館的快速發(fā)展，直至智慧檔案館的建成實現(xiàn)。

3.3.2 構建“城市信息中心”，抓住智慧城市需求。眾所周知，智慧城市建設是大勢所趨，那么“在智慧城市的藍圖中，檔案館是作為一種重要的‘信息部門而存在的，能夠‘智慧地感知信息、‘智慧地處理信息、最后提供‘智慧的信息服務”。[8]在這個技術日新月異的今天，我們應抓住智慧城市的信息需求，構建新一代的“城市信息中心”，使檔案能夠更好地服務社會。

3.4 挑戰(zhàn)——（WT）策略

3.4.1 保護信息安全。智慧檔案館建設中，對于技術、系統(tǒng)等的依賴高于任何一個歷史時期，因此我們需要嚴格預防軟硬件漏洞、病毒、系統(tǒng)設計等風險。同時，建立容災備份庫，“這一備份的設施和實現(xiàn)完全可以采用智慧城市生態(tài)環(huán)境中先進的、能夠?qū)崿F(xiàn)智能化數(shù)據(jù)遷移和自動化信息管理的數(shù)據(jù)中心等方式來實現(xiàn)，與智慧城市的信息化設施融為一體”。[9]

3.4.2 遵從“頂層設計”原則。筆者認為，智慧檔案館的建設應遵從“頂層設計”原則。“頂層設計”應是建設智慧檔案館所遵循的重要原則之一，需樹立整體觀念和全局意識，避免造成“信息孤島”、低水平建設和人力、財力、物力等的浪費。

參考文獻：

[1]Heinz Weihrich .The TOWS Matrix -A Tool for Situational Analysis [J]. Long Range Planning，1982，15（02）：54～66.

[2]楊智勇，周楓.試析智慧檔案館的興起與未來發(fā)展[J].檔案學通訊，2015（04）45～50.

[3]青島市智慧檔案館投入試運行[EB/OL].[2017-05-09].http：//www.qing-dao.gov.cn/n172/n24624151/n24631595/n24631609/n24631637/150605161439540514.html.

[4]朱小怡.數(shù)字檔案館建設理論與實踐[M].上海：華東師范大學出版社，2007：9.

[5]沈雙潔，顏祥林.數(shù)字檔案館項目風險因素的理論分析[J] .檔案學通訊，2014（01）68～73.

[6]陳靜，韓海濤等.大數(shù)據(jù)時代智慧檔案館構建探析[J].北京檔案，2015（01）25～27.

[7]趙雪芹.檔案數(shù)字資源發(fā)現(xiàn)服務研究[J].檔案學通訊，2013（01）45～47.

[8]魯俊杰，王海弘等.對智慧檔案館及其研究的反思性探析[J].檔案學通訊，2015（05）9～13.

[9]楊艷，薛四新等.智慧檔案館技術系統(tǒng)特征分析[J].檔案學通訊，2014（04）66～69.

（作者單位：遼寧大學歷史學院 來稿日期：2017-05-26）