智慧檔案館建設的可行性研究

張丹

摘 要：智慧檔案館是智慧城市發展下的必然產物。本文運用SWOT分析法對智慧檔案館建設進行全面分析，認為現階段智慧檔案館的建設充滿了機遇與挑戰，并基于此提出了可供參考的策略與思路。

關鍵詞：智慧檔案館；智慧城市；SWOT分析法

IBM公司在2010年提出“智慧城市”的愿景后，“智慧檔案館”的建設構想也隨之產生。從已有成果中，可看出無論是檔案學界的學者還是各大商業型檔案服務商，都紛紛提出了對“智慧檔案館”的構建模型。但由于其看法眾說紛紜，這使筆者產生了對智慧檔案館建設的疑問，由此對現階段智慧檔案館建設的可行性做出分析。

1 智慧檔案館建設中SWOT應用的可行性

SWOT分析法又稱態勢分析法，也是TOWS分析法，是韋里克（H.Weihrich）教授于20世紀80年代在“The TOWS Matrix-A Tool for Situational Analysis”一文中提出，文中指出：“TOWS矩陣也可作為研究未來外部因素與企業內部因素相結合的一個概念性的框架，并基于這些變量進行策略規劃。” [1]智慧檔案館在建設中也會受到內外因素的影響，這說明智慧檔案館的建設可行性要素與SWOT呈現出一致性。

2 智慧檔案館建設中SWOT的應用

2.1 S——優勢

2.1.1 高新技術的發展。“我們可以將智慧檔案館概括為：綜合檔案數據、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統和平臺。”[2]其中，物聯網技術的應用起到關鍵性作用，RFID標簽可進行檔案全流程跟蹤管理，實現視頻、網站、社交媒體的重要信息可智能化采集，遠程操作密集架的開合等，減少人力資源的浪費。云計算、大數據為檔案的海量存儲、深度挖掘與分析提供了可能，對檔案用戶的利用習慣分析、個性化服務提供了必要條件。

2.1.2 先進案例的借鑒。面對強有力的市場以及對未來發展趨勢的科學預測，我國如青島市檔案館、南京市棲霞區檔案館等對“智慧檔案館”的建設早已開始“蠢蠢欲動”。例如青島市檔案館“主要集電子檔案智慧管理、智能數據管理、智能檢索和共享服務、智能感知管理、綜合業務管理以及系統維護與控制等六大平臺于一身”，[3]實現了全方位的智慧管理。

2.2 W——劣勢

2.2.1 智慧檔案館重視程度低。檔案館的領導缺乏對智慧檔案館足夠的重視與支持，沒有過多的人力、物力、財力資源分配，使得智慧檔案館的配套設施跟不上。如智慧檔案的建設需要IT專業人才的幫助，但目前檔案館的兼具IT專業知識和系統開發的人才少之又少，推行難度大。

2.2.2 數字檔案館建設水平整體較低。智慧檔案館是數字檔案館發展的高級階段，是延續和深化。然而數字檔案館并不等于數字化檔案館，數字檔案館的最高階段——知識型數字檔案館，“能夠自動捕捉網絡環境下的虛擬與實體信息，并按照一定的規則系統化和自組織化，實現管理者與用戶之間的真正互動”。[4]凡事都要有一個循序漸進的過程，如今數字檔案館的建設尚未成熟，就跟風熱炒建設智慧檔案館，似乎不妥。

2.3 O——機會

2.3.1 國家政策的利好。2010年，“智慧城市”提出后，我國就推進了對智慧城市的建設進程，確保智慧城市建設健康有序推進。智慧檔案館是智慧城市建設的關鍵“設施配套”之一。因此，對于智慧城市的利好政策同樣也會對智慧檔案館的建設產生積極的作用。

2.3.2 社會需求的迫切。全媒體時代的到來，網頁、社交媒體等碎片化信息的激增，檔案存儲的類型也會隨之復雜，社會公眾的利用需求、內容、類型的也日益多樣化。根據易用性原理，社會公眾希望能夠隨時隨地便利地獲取檔案信息，使服務個性化、智能化、生態化，即在恰當的時間向恰當的人以恰當的方式提供恰當的檔案服務。

2.4 T——威脅

2.4.1 標準規范缺失的威脅。統一的政策、標準是智慧檔案館建設的基礎，“具體設計是要遵循統一規劃、系統設計的原則，使相關標準和政策法規成為一個完善、健全的體系。標準之間、政策法規之間應相互配套并保持一致”。[5]而現階段智慧檔案館的建設缺失了行之有效的統一的標準規范體系，缺乏長期的發展規劃。

2.4.2 檔案信息安全的威脅。智慧檔案館時代，檔案信息需要實時向智慧城市輸送，以確保智慧城市秩序運行的相對穩定，這就意味著檔案由封閉轉為開放，如何在這開放的環境中確保檔案的安全是智慧檔案館中檔案管理的重點。

3 智慧檔案館建設中SWOT應用的策略

3.1 機遇——（SO）策略

3.1.1 擴大館藏范圍，提供優質信息。信息時代，“一些底層化、碎片化、復雜化的非結構性數據也成為檔案館館藏的重要部分”，[6]使館藏趨于合理化。智慧檔案館的工作人員需要熟練地使用各種檔案信息管理系統，對各類檔案信息資源進行精準的捕捉、挖掘、分析、總結等，順應智慧檔案館的建設理念。

3.1.2 改進服務理念，提升用戶體驗。檔案工作服務主體是檔案館工作人員，服務對象是社會機構和普通公眾。智慧檔案館的建設也要求檔案館的工作人員要提供智慧服務，“這種功能可以通過智慧檔案館的資源發現系統來實現，該系統可以促進檔案館充分而合理地整合數字檔案資源，同時使得檔案系統內部不同服務平臺相融合，打造智能化的檔案數字資源獲取和服務功能的融合”。[7]

3.2 機遇——（ST）策略

3.2.1 突出試點效應。試點是指全面開展工作前，先在一處或幾處試做。現階段我國某些檔案館已經對智慧檔案館的建設有了一些積極的嘗試，并取得了相應的成果。我們應以它們為試點，悉心考察它們在建設過程時產生的問題，總結經驗。

3.2.2 防范BPO風險。BPO是指商務流程外包，即將本方商務流程中的部分或全部的非核心流程交由另一方操作。筆者認為，智慧檔案館需要BPO服務，當然BPO也是有風險的，如檔案館與外包方信息不對稱的風險等。防控這些風險，雙方需達成伙伴關系，建立聯合管理團隊，雙方理清各自的責任與義務，保障檔案信息資源在智慧城市的平穩運行。

3.3 挑戰——（WO）策略

3.3.1 積極響應國家政策，順應時代潮流。從我國的智慧城市建設到國家檔案局出臺的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，現階段都是有利于我國檔案館建設發展的好時期，因此檔案館必須迎頭趕上，推動檔案館的快速發展，直至智慧檔案館的建成實現。

3.3.2 構建“城市信息中心”，抓住智慧城市需求。眾所周知，智慧城市建設是大勢所趨，那么“在智慧城市的藍圖中，檔案館是作為一種重要的‘信息部門而存在的，能夠‘智慧地感知信息、‘智慧地處理信息、最后提供‘智慧的信息服務”。[8]在這個技術日新月異的今天，我們應抓住智慧城市的信息需求，構建新一代的“城市信息中心”，使檔案能夠更好地服務社會。

3.4 挑戰——（WT）策略

3.4.1 保護信息安全。智慧檔案館建設中，對于技術、系統等的依賴高于任何一個歷史時期，因此我們需要嚴格預防軟硬件漏洞、病毒、系統設計等風險。同時，建立容災備份庫，“這一備份的設施和實現完全可以采用智慧城市生態環境中先進的、能夠實現智能化數據遷移和自動化信息管理的數據中心等方式來實現，與智慧城市的信息化設施融為一體”。[9]

3.4.2 遵從“頂層設計”原則。筆者認為，智慧檔案館的建設應遵從“頂層設計”原則。“頂層設計”應是建設智慧檔案館所遵循的重要原則之一，需樹立整體觀念和全局意識，避免造成“信息孤島”、低水平建設和人力、財力、物力等的浪費。

參考文獻：

[1]Heinz Weihrich .The TOWS Matrix -A Tool for Situational Analysis [J]. Long Range Planning，1982，15（02）：54～66.

[2]楊智勇，周楓.試析智慧檔案館的興起與未來發展[J].檔案學通訊，2015（04）45～50.

[3]青島市智慧檔案館投入試運行[EB/OL].[2017-05-09].http：//www.qing-dao.gov.cn/n172/n24624151/n24631595/n24631609/n24631637/150605161439540514.html.

[4]朱小怡.數字檔案館建設理論與實踐[M].上海：華東師范大學出版社，2007：9.

[5]沈雙潔，顏祥林.數字檔案館項目風險因素的理論分析[J] .檔案學通訊，2014（01）68～73.

[6]陳靜，韓海濤等.大數據時代智慧檔案館構建探析[J].北京檔案，2015（01）25～27.

[7]趙雪芹.檔案數字資源發現服務研究[J].檔案學通訊，2013（01）45～47.

[8]魯俊杰，王海弘等.對智慧檔案館及其研究的反思性探析[J].檔案學通訊，2015（05）9～13.

[9]楊艷，薛四新等.智慧檔案館技術系統特征分析[J].檔案學通訊，2014（04）66～69.

（作者單位：遼寧大學歷史學院 來稿日期：2017-05-26）