PDCA理論在醫院職代會提案管理工作中的實踐

金紅巖，王 非

PDCA理論在醫院職代會提案管理工作中的實踐

金紅巖，王 非

（南京醫科大學附屬兒童醫院，江蘇 南京 210008）

職代會提案管理工作是基層單位民主管理的一項基礎性工作，目前在該項管理工作中缺少行之有效的科學管理手段。將PDCA質量管理循環理論應用于職代會提案管理工作中，通過加強質量控制，建立起一個科學、規范、可操作、行之有效的提案工作的質量管理系統，能夠促進提案工作質量的提升。

醫院職代會；提案管理；PDCA

職代會提案管理工作的質量好壞不僅直接影響廣大職工參與醫院民主、參政議政的積極性，也直接影響到職代會工作的成效，當前，在提案管理工作上沒有統一規范。為此，我們將PDCA質量管理循環理論，應用于職代會提案管理工作中，通過加強質量控制,建立起一個科學、規范、可操作、行之有效的提案工作的質量管理系統，以促進提案工作質量的提升。

一、PDCA循環管理理論

PDCA循環理論由美國著名的質量管理專家戴明提出，又稱“戴明環”。它的基本原理是：任何工作都必須有個設想，根據這個設想提出計劃、確定目標，然后按計劃目標和規定去執行、檢查和總結，最后通過工作循環不斷提高工作水平。它包含P（Plan）—計劃、D（Do）—執行、C（Check）—檢查、A（Action）—行動（或處置）四個階段。計劃包括方針和目標的確定以及活動計劃的制定；執行就是具體運作，實現計劃的內容；檢查就是總結執行計劃的結果，找出問題并提出具體的解決方案；行動（或處置）是對總結檢查的結果進行處理，對成功的經驗加以肯定并適時推廣、標準化，便于以后工作時遵循；對失敗的教訓要進行總結，以免重現。對于沒有解決的問題，應提交下一個PDCA循環去解決。“戴明環”被廣泛應用到質量管理的全過程中[1]。其循環過程如圖：

二、當前醫院職代會提案管理工作的現狀

職代會提案工作是醫院職工代表大會制度的重要組成部分，是一項綜合性的工作，涉及面廣，政策性強，信息量大，蘊含著廣大職工的真實想法和真實的民意。代表提案能否落實也是廣大職工評價醫院民主管理工作質量和水平的重要指標。加強提案工作可以引導職工理性、有序地表達合理訴求，暢通醫院與職工之間溝通的渠道，也是落實職工知情權、參與權、表達權和監督權的具體表現。

總結2014-2015年征集的105份代表提案，利用魚骨圖分析發現存在以下問題：1.在提案內容上存在提出的問題不夠嚴謹，主觀臆斷的、論科室小問題的多。2.有些提案書寫不規范。3.提案處理上存在部分職能部門缺少工作的主動性、處理提案不夠積極、敷衍和拖拉現象。4.提案落實監督不到位。引發問題的原因有如下幾點：1.部分代表對提案工作重視程度不夠，不能深入開展調查研究，缺少大局觀念。2.對職工代表缺乏有效的培訓。提案文本寫作缺少規范，不能正確表達職工的真實訴求。3.有些職能部門對代表提案重視程度不夠，總認為提案提出的問題是職工在找麻煩。4.提案管理工作缺乏制度化、規范化,缺少有效的可操作的管理手段，隨意性較大。5.由于工會組織屬于非職能部門只有監督權，無決策權，缺少有效的監督手段[2]。針對以上存在的問題和引發原因，2016年我們將PDCA管理運用于提案管理工作中，取得一定的成效。如圖：

三、PDCA在醫院職代會提案工作中的實踐

（一）P（計劃）階段

結合醫院實際情況提出工作目標，與行政協商確定職代會的主題，根據主題要求明確本次職代會征集提案的主題。開展職工代表業務培訓，通過培訓讓每一位代表明確提案是什么，怎樣做提案，如何開展調查研究，寫出高質量的提案。通過培訓提高職工代表對提案工作的認識，讓代表們明確職代會提案工作是醫院職工參與民主決策、民主管理、民主監督的重要手段，是廣大職工關心醫院建設和發展的具體表現，是進一步促進醫院內部管理體制改革和決策民主化、科學化的重要渠道，是職工參政議政、提高醫院管理水平的重要載體，是廣泛調動職工積極性，激發職工主人翁責任感、群策群力建設醫院的重要途徑，也是全面暢通民主渠道、集中廣大職工智慧、促進醫院發展的重要措施。引導職工代表顧全大局，樹立全局意識。

建立由職工代表、職能科室和院領導組成的提案工作委員會。建立健全工作機構是做好提案工作的前提。職代會代表的提案工作涉及的問題面廣，工作量大，在落實提案的過程中會遇到很多問題，只靠工會本身是很難解決的，所以必須建立專門的工作機構——職代會提案委員會來做這項工作。提案工作委員會由主任1人、副主任1人、委員7人組成。提案工作委員會委員的產生由醫院工會提名，經職代會審議通過。在醫院工會委員會領導下負責職代會的提案工作。

工會作為職代會的工作機關，在職代會召開前從提案工作的重要意義、職代會提案工作委員會的職責、代表提案的基本要求、審查立案的原則以及提案落實的程序等方面做好宣傳動員工作。在征集提案前，制訂切實可行的提案工作計劃，建立具體管理流程。對提案征集內容、書寫要求、時間節點等提出具體的要求，以文件的形式下發到分工會和各代表團，使職代會提案征集工作做到有章可循。工會結合醫院實際設計出統一的提案表格。加強與院行政領導和職能部門的溝通，提高職能科室領導對提案工作的重視程度，具體處理提案的職能科室領導對提案處理流程不清楚的，工會派專人上門開展業務輔導。

（二）D（執行）階段

執行階段是PDCA循環的關鍵環節。在P階段工作制定好后，工會將工作責任分解落實到各分工會和工會小組，明確其工作范圍和責任，通過任務的層層分解落實到人，嚴格按照既定計劃實施。通過互聯網辦公平臺將提案表發給每一位職工代表，要求職工代表切實履職，深入各自的選區，了解本選區職工的真實想法，開展實地調研，寫出相關的提案。

在提案的內容上，通過嚴把“三道關”提高質量：一是各分工會主要負責人與各代表團組長嚴把第一道關，對征集到的提案從內容到書寫格式進行審核，對不符合要求的提案馬上要求提案代表進行修改后再上交院工會。二是院工會辦公室把好第二道關，對每一份提案進行檢查、分類、編號、登記。三是提案工作委員會把好第三道關，召開專題會議對征集到的提案進行逐件梳理、分類、討論，對符合標準的給予立案，上報院行政。通過嚴把“三道關”使提案的立案既要表達職工關注的焦點，又有利于醫院的發展建設，既體現出職工參政議政的積極性，又維護醫院穩定的大局。強化院行政領導對提案工作的重視程度，在院黨委的領導下，責成院行政召開專題會討論并進行審批后，移交至相關職能科室解決，要求相關職能科室在規定時間里完成提案的處理。對不符合要求或不合理的提案，工作委員會與提案人采用面對面或電話聯系的方式溝通，指導提案人重做，或撤回。

（三）C（檢查）階段

組織對提案工作執行情況進行檢查，根據檢查結果，提出需要改進的措施，確保提案工作質量控制規范化。這個階段提案已經轉交到相應的職能部門，進入解決落實環節。各承辦部門要充分重視提案，保證辦理質量。凡是有條件解決的問題，應迅速解決；凡是因條件所限不能馬上解決的問題，要制定出計劃和時間表創造條件解決；凡是目前尚無法解決的問題，應本著實事求是的原則做出合理的解釋。在提案的落實中，職能部門要加強與提案人的溝通和聯系，讓提案人了解提案落實的進度，使提案人感受到職能部門對提案工作的重視。工會作為監督部門，要定期組織職工代表就提案的落實情況，開展巡視工作，監督和督促落實[3]。對于職工關心的熱點、難點問題，行政部門解決有一定難度時，工會牽頭召集相關部門開展調研工作，協助行政職能科室找出解決問題的最佳方案。C階段大量的工作是檢查評價，這是提案工作質量控制過程的基礎。

（四）A（行動或處置）階段

在這個階段，工會將提案處理結果以書面的形式反饋給提案人，進行滿意度測評并征求意見。根據測評結果進行分析總結，找出提案從征集、立案到落實、答復整個過程存在的問題，總結經驗提出改進措施，制訂新的標準，從而指導新的一輪提案工作。

在實踐中，我們發現在整個質量控制過程中，院領導的重視程度是做好提案工作的關鍵，凡是得到領導關注的提案解決和落實就比較順利。所以提高行政領導對提案工作重要性的認識，是下一個PDCA循環的重中之重。

四、結論

職代會提案工作是職工參與醫院民主管理的一項基礎工作，是醫院職工參與民主決策、民主管理、民主監督的重要手段。將PDCA理論引入提案的管理工作，利用計劃——行動——檢查——改進循環模式管理提案工作，A（行動）階段是PDCA循環管理方法的關鍵階段。這是因為只有經過這一階段，把執行計劃中成功的經驗和失敗的教訓都總結出來，運用到相關的各項標準、流程和制度中去，作為今后行動的指南，才能使今后的工作在現有的基礎上得到進一步提高。PDCA循環管理方法有其自身的特點。首先，它是一個有機的整體，四個階段缺一不可。P（計劃）階段，計劃制定要盡可能詳細，具有可操作性，各個分目標、各個時間節點要清晰明確。因為如果計劃不清晰，時間節點不明確，就會使提案工作陷入混亂盲目。D(執行)階段，執行就是具體運作，實現計劃中的內容，就是要注重抓落實。一是加強領導，明確各環節的責任。二是密切溝通，加強協調。三是規范流程，嚴格把關。C(檢查)階段，就是要充分發揮工會和職工代表的作用，加強對提案辦理流程的監督，可以組織代表巡視，通過座談會、情況通報會等多種形式，了解提案的處理過程以及處理程度。雖然工會組織本身并不是職能部門沒有決策權，但是通過發揮職工代表的監督作用，對提案的落實能起到促進和監督的作用。工會作為職工和行政之間的橋梁和紐帶，可以加強職工與行政的溝通、交流和理解，共同做好提案工作。工會作為一級組織要切實加強與行政領導的對話與溝通，提高行政領導對提案工作的重視程度，為提案的落實提供保障。

總而言之，有了計劃目標而不執行和落實，就等于沒有計劃；有計劃且執行了，但不檢查和監督，就無從知道成效如何；P（計劃）、D（執行）、C（檢查）三個階段都有了，但無A（行動或處置）階段，工作成果就無法鞏固和提高。PDCA循環管理方法是一個不斷提高的運動過程。每經過一次PDCA循環，提案工作質量就會提高一步，如此周而復始，提案工作水平就會不斷提高和進步。

將PDCA理論運用于醫院職代會提案工作，在一定程度上有利于提高醫院職代會提案工作的效率和效益。通過系統的管理促進了提案工作的規范性，提高了可操作性，為做好提案工作提供了保障。

[1]宋琳琳，馬文江．運用PDCA 循環模式促進臨床路徑關鍵環節的持續改進[J]．中國衛生事業管理，2012，31(3):179-181．

[2]陳小芳，王月，劉阿秀等．護士辭職影響因素魚骨圖分析及對策探討［J］．中國衛生事業管理，2014，31(5):338-341．

[3]馬明仙.重視職工提案整改促進科研生產發展[J]．云南科技管理，2009，（6）：28-29.

（責任編輯：張慧琳）

D412.6

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2095-7416（2017）04-0031-03

2017-06-13

金紅巖（1963-），女，南京醫科大學附屬兒童醫院工會副主席，高級政工師。王非（1980-），男，南京醫科大學附屬兒童醫院工會工程師。