強化人事檔案管理優(yōu)化人力資源配置

趙新婷

摘要：人才是企業(yè)發(fā)展的最大動力來源，尤其是近幾年來，企業(yè)領(lǐng)導越來越重視對人力資源的管理，人事檔案對體制編制、預測人才需求量、優(yōu)化配置結(jié)構(gòu)、提供數(shù)據(jù)等方面具有很大幫助，還有利于設(shè)定人才招聘的具體標準、規(guī)劃企業(yè)所需人才、分析人事檔案等意義不淺。本文就企業(yè)人事檔案與人力資源管理優(yōu)化配置的意義以及企業(yè)人事檔案與人力資源管理實現(xiàn)優(yōu)化配置的主要措施做簡要探討，希望能夠為企業(yè)發(fā)展做出貢獻。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；人力資源管理；優(yōu)化配置

一、加強企業(yè)人事檔案管理與人力資源管理優(yōu)化配置的作用

全面精準的人事檔案更企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)健全的表現(xiàn)，是企業(yè)人性化管理，高效率管理的重要手段。它能及時有效的掌握企業(yè)人力信息，為上層決策層提供詳實有力的第一手資料。

（一）有利于人力資源開發(fā)

在很多事業(yè)單位中，員工職業(yè)的崗位確定及人員的編制都需要參考人事檔案中的信息，而且利用、培養(yǎng)和選擇人才時，也要借鑒檔案信息。單位員工的工齡、特長以及與其有關(guān)的能力都在檔案資料中有所記載，清淅、完整的檔案便于人力資源部門對人員加以篩選，企業(yè)在委任員工相關(guān)職務(wù)和選拔人才時也會有所依據(jù)，遵循“任人唯賢”原則，對工作人員職務(wù)、崗位的安排也能夠更加合理。所以從長遠來看，此舉便于員工能力的發(fā)揮和潛能的開發(fā)。

（二）人力資源配置結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化

人事部門可以通過檔案找到工作人員一切信息，便于提高人才管理效率。同時，企業(yè)調(diào)度人事的過程中，同樣可以參考檔案材料，根據(jù)員工的職業(yè)素質(zhì)、工作業(yè)績、專業(yè)水平。將他們進行合理的安排，盡可能讓所有員工都能夠找到適合自己的崗位，以最大效率完成工作。員工人生價值的實現(xiàn)、潛能的激發(fā)和發(fā)揮都可以通過人事檔案來實現(xiàn)。充分利用人事檔案有利于實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的可持續(xù)性，這是企業(yè)人事檔案與人力資源管理優(yōu)化配置最根本的意義。

（三）保證人力資源的科學和合理性

企業(yè)內(nèi)部管理因素是影響人力資源分配的主要原因所在，企業(yè)管理部門要想了解自己員工情況，在很大程度上需要依靠人事檔案來完成，在這個基礎(chǔ)上，還能夠為企業(yè)短期、長期發(fā)展制定合理目標，對企業(yè)需求量的預測和估算更加合理、科學，以此來實現(xiàn)企業(yè)平穩(wěn)、連續(xù)發(fā)展。

（四）有利于企業(yè)長遠發(fā)展規(guī)劃的制定

企業(yè)選人、用人的基礎(chǔ)就是人事檔案，它是管理人才的前提和依據(jù)。企業(yè)通過對人事資料做全面了解和分析，才能真正掌握企業(yè)內(nèi)部工作人員的具體信息，企業(yè)現(xiàn)階段所需要的相關(guān)人才才能在工作人員中一一被選拔出來，做到人盡其才，進而使企業(yè)的競爭力得到全面提升，人力資源得到深度開發(fā)。

二、依據(jù)企業(yè)人事檔案實現(xiàn)優(yōu)化配置的主要措施

實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理優(yōu)化配置措施多種多樣，首先要加強企業(yè)決策層對企業(yè)人事檔案管理工作的重視，因為人力資源管理對優(yōu)化企業(yè)資源配置方面有重要的作用。在信息化建設(shè)下，企業(yè)不斷完善加強一體化管理模式，通過創(chuàng)新人事檔案管理方式和手段，促進人事檔案信息及時更新。以下做具體介紹。

（一）加強對企業(yè)人事檔案與人力資源管理優(yōu)化配置重要性的認識

當前我國企事業(yè)單位已進行了大范圍改革，原來存在的“鐵飯碗”經(jīng)營模式已經(jīng)不復存在，所以企業(yè)員工會面臨調(diào)動、晉升、發(fā)展等諸多問題，如果以上提到的信息沒能在人事檔案中一一記載，就沒辦法公正、客觀的評價每一位員工，更不能從整體上對他們的個人能力和素質(zhì)做一個綜合考評，因此，人事科的工作人員和事業(yè)單位的管理人員應該對這方面做到全面認識，明確人事檔案在員工晉升、考評當中的意義，以及考核人力資源時候發(fā)揮的重要作用。同時，要責任到人保證企業(yè)內(nèi)的人事檔案不斷更新，保證其客觀和真實性。

（二）推進信息化建設(shè)的不斷完善

當今，人們更加重視信息化的管理建設(shè)，因此為了順應時代的要求，人事檔案的管理也應該進行信息化的管理。有效地運用并進一步學習互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)是進行信息化管理的重要優(yōu)勢所在，進而使人事檔案的管理工作能夠更加高效的操作，并能夠使人事檔案的管理工作更加完善高效。

（三）加強管理的一體化

為了能夠進行信息化的管理人事檔案，建立相應的管理過程是不可忽視，人事檔案的電子化管理必須采用科學先進的管理方式，這樣才能夠進一步保證更有價值并更加準確全面的人事資料，并且還能夠進一步保證人事資料信息的安全和保密性，防止相關(guān)重要信息的泄露，進而使相關(guān)的資料信息能夠更加高效快速的進行傳遞。在計算機以及信息化網(wǎng)絡(luò)的支持作用下，對于人事檔案管理的各方面，例如檔案的傳遞、信息資料的查詢、檔案的分類以及檔案的管理等各方面，信息化的建設(shè)可以得到充分的利用，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)一體化的有關(guān)查詢、使用、保存、派發(fā)、接受以及接受相關(guān)檔案資料的管理工作[3]。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理方式和手段

在進行信息化建設(shè)過程中，建立人事檔案管理的信息化平臺是不容忽視的一點。與此同時，人事化檔案管理的信息化要有相應的管理軟件，就是這里所說的人事檔案管理的信息化平臺。除此之外，在人事檔案管理系統(tǒng)的實際操作以及運行方面，加強相關(guān)工作人員的理論學習以及實際情況方面的培訓，進而在最大程度上優(yōu)化人性化的安排，并提高相關(guān)工作人員的實際操作能力。

（五）促進人事檔案信息的及時更新

隨著信息技術(shù)的不斷革新，人事的信息資料也在逐年有變，隨時掌握第一手資料，是人事檔案管理工作深入實際的表現(xiàn)，也是人力工作創(chuàng)新的表現(xiàn)。這是因為信息之間的進一步溝通在人事檔案資源的管理建設(shè)過程中是不可缺少的，這不僅僅需要人事檔案部門與各部門建立良好的溝通機制，更要求人事檔案管理者要積極主動了解企業(yè)及企業(yè)人員動態(tài)。其中與企業(yè)相應的管理部門之間建立直接的聯(lián)系是非常重要的。

總而言之，人力資源的管理需要企業(yè)花費很大心血，開展大量的相關(guān)工作，其中最基本的就是管理好人事檔案。傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理已經(jīng)遠遠達不到所需標準，需要在此基礎(chǔ)上不斷完善，讓人事檔案的最高價值得以發(fā)揮，由最初的“死檔案”變?yōu)榛畹馁Y料，更好的為社會建設(shè)和改革開放服務(wù)。檔案的根本價值只有在被利用中才能實現(xiàn)，人事檔案得以完善可以促進企業(yè)工作者潛能的發(fā)現(xiàn)和開掘，使得人力資源得到有效配置，讓企業(yè)競爭力得到提升，最終實現(xiàn)企業(yè)自身的壯大。

參考文獻：

[1]姜波.程杰.加強企業(yè)職工檔案管理，優(yōu)化企業(yè)人力資源配置[J].蘭臺內(nèi)外.2010，04：28.