二級管理體制下提高教務秘書教學管理策略研究
——以廣州城建職業學院為例

(廣州城建職業學院 廣東 廣州 510900)

二級管理體制下提高教務秘書教學管理策略研究
——以廣州城建職業學院為例

李麗芳周暉李燦彬

(廣州城建職業學院廣東廣州510900)

二級管理體制下，二級學院具有更多辦學主動權：包括人事權、財權、物資配置權、教學管理權、招生自主權等。其中教學管理權使用最頻繁，教學工作是二級學院的中心工作，教務秘書作為二級學院教學管理一線管理人員，提高教學管理效率顯得尤為重要。二級學院通過修訂教學管理制度，制定教學工作操作流程；整合教務秘書工作內容,進行人員定編定崗；通過專業技能培訓；發揮學生入黨積極分子協助工作，最終達到提高教務秘書教學管理效率。

二級管理；教學管理；教務秘書

從2011年開始，為深入貫徹國家教育部、廣東省教育廳有關高等職業教育改革發展精神，建立以教學單位為重心的管理機制，廣州城建職業學院提出二級學院管理模式，逐步擴大二級學院辦學自主權。[1]為整合教學資源，加強專業群建設，突出專業特色，進一步提高專業與課程建設水平和教育教學質量，擴大專業招生影響力，廣州城建職業學院完成學科專業群重組，成立建筑工程學院、藝術與設計學院等7個二級學院，逐步使人事、財務、教學、學生管理責任落實到二級學院，并賦予相對等的權力。[2]廣州城建職業學院不斷探索二級管理機制，探索符合城建特色的二級管理，作為二級學院基層管理工作人員，教務秘書應與時俱進，加強業務學習，提高自身管理工作能力以適應二級學院工作發展。

一、二級管理體制下教務秘書工作狀況

(一)教務秘書隊伍情況

廣州城建職業學院下設7個二級學院，分別是建筑工程學院、藝術與設計學院、經濟與管理學院、外語外貿學院、人文學院、機電與信息工程學院、創業教育學院，每個學院里面有1-4個教務秘書不等，具體情況如下：

表1 教務秘書隊伍情況

統計時間：2016年11月 統計人：李麗芳

通過《廣州城建職業學院教務秘書工作狀況調查問卷》得出：廣州城建職業學院現教務秘書共12人，性別均為女性，年齡介于25至35歲之間；學歷情況大專以上，其中本科有10人，研究生1人；職稱情況，中級有5人、初級有5人、無職稱2人；從調查情況得出廣州城建職業學院教務秘書工作隊伍穩定，工作年限超5年以上的達7人。

(二)教務秘書工作內容

隨著二級管理體制的執行，在二級管理下，教學管理重心也逐步下移，二級學院教務秘書承擔的教務管理工作內容比以前要多得多，原來屬于教務處工作人員的工作都下放給二級學院教務秘書執行。[3]比如秘書組織安排教研室主任檢查教學任務落實情況，人才培養方案執行情況；檢查上課進度，組織安排落實教師聽課評課、學生評教評學活動；組織安排落實期末考試工作；組織學生轉專業及學籍管理；各類技能競賽組織輔助工作；[4]各類教研科研項目申報與驗收輔助工作；課程建設、專業建設資料整理及檔案管理工作等等。協助二級學院教學副院長落實下學期課程任務及課表編排工作，落實下學期教材征訂相關工作；協助院長基金獎勵統計及發放工作。總之，教務秘書工作內容繁多，數不勝數，而且二級管理體制下教務秘書工作責任重大，一身二用，即是學院教學秩序正常運行的管理者又是執行者。

二、二級管理體制下教務秘書工作存在問題

(一)管理工作受人為因素牽制，執行力弱

二級管理下，教務秘書身兼兩職，既是二級學院基層管理者又是執行者。[5]教務秘書在行使管理權力時，容易受到人為因素干擾，因為教務秘書在管理工作過程中，既要考慮學院領導的辦事方式和管理目的，同時也要考慮教師操作能力和接受能力。二級學院領導出于對教師利益的考慮，盡量方便教師，滿足教師要求。如此一來教務秘書工作就經常陷入管理工作以人為本，人性化管理的人情區，從而導致各項教學管理工作滯后，工作安排缺乏執行力或者工作不能深入管理、又或者教務秘書怕得罪老師而不敢管理，導致教學管理工作只停留在表面功夫和形式美化上面。

(二)工作內容增加，出現管理空白區域

二級管理體制下，二級學院已不是單純的教學管理單位，二級管理體制下二級學院管理職能已經發生變化，作為學院中心管理軸的學院辦公室成員，教務秘書的工作內容也隨之發生變化。除了教務秘書熟悉的教學運行管理工作外，其它科研項目管理工作、技能競賽工作、校企合作、國際交流合作辦學等都離不開教務秘書的協助，毫無疑問這樣一來教務秘書的工作內容和工作范圍就增加了許多。[6]面對一下子新增的工作內容和工作環境，教務秘書無所適從，教務秘書工作崗位職責上并不包括這些工作內容，從而導致這些工作被相互推脫或出現這些工作無人管理等空白區域。

(三)工作方式固化，憑經驗辦事

學校工作都有周期化的規律，每個學期教學工作安排都基本上是相同的工作程序和工作內容。在二級管理體制下，教務秘書進行教學管理工作時，很容易按部就班，安排工作任務時往往把往年的工作文件找出來改改發文時間，然后把文件下發給教師和學生執行，所以教務秘書工作時間一長，很容易使教學管理工作落入熟套，不考慮變通與創新，當面對新的工作環境往往也是不加以思考，憑經驗辦事，使得工作方式固化，墨守成規，缺乏與時俱進和創新精神，不利于工作效率的提高，更不利于學院二級管理的發展。

(四)工作勞累，心理負擔重

二級管理，責權下放，但是更多的是責任和工作任務下放，作為二級學院的基層管理者和執行者的教務秘書而言，身上肩負的責任和工作量也更大。[7]看似一項普通日常的工作，卻不能出現任何差錯，其中包括一個數據，或者一個時間點，比如教務秘書要負責統計各類數據，包括教師工作量統計(關系到教師課酬發放)、教師教學與科研績效考核數據統計(影響教師考核排名及教師是否繼續聘用)等，這些數據都關系著教師的切身利益，任何一個數據出錯，都將產生不良影響，關系到學院辦公室做事作風和聲譽。所以二級管理下，教務秘書工作責任增大、壓力增加，不同程度出現身心勞累，心理負擔過重情況。

三、造成教務秘書工作存在問題的原因分析

(一)二級學院缺乏本學院教學管理制度

二級學院成立后，各個二級學院在學校董事會和校領導的帶領下忙于開展各項工作，例如招生工作、教學工作、競賽工作、實訓工作、科研工作、社會服務工作等，各項工作都有計劃和任務目標，并且學校對各二級學院每學期進行一次考核，有考核就有排名，導致各二級學院之間形成激烈競爭局面，都急于出成果。所以各二級學院領導急于出成績、搞特色，整日埋頭苦干于科研項目工作、招生工作、教學工作等具體事項當中，無暇考慮建章立制問題。如今，各二級學院仍然使用二級管理前的學校規章制度，舊規章制度能用上的就套用，沒有的就學院領導商量決定。二級學院缺乏本學院教學管理制度，遇到問題請示領導，條件允許情況下學院領導可以商量決定；但是遇到情況緊急的時候，往往也只能是一個領導做決定，這種沒有規章制度的管理局限性、隨意性很大，導致教務秘書工作很被動，受制于人為因素，不利于正常日常工作的開展。[8]

(二)教務秘書崗位職責不明確

廣州城建職業學院辦公室曾經在2010年編制過一本制度匯編，其中就有一篇是關于教務秘書崗位職責，職責里規定了做為系部教務秘書的工作范圍。在2011年學院提出二級管理之前，這個對于教務秘書的崗位職責工作范圍描述可以說是相當明確的，教務秘書的工作僅僅限于輔助系部教學主任落實教學管理工作，而當時系部教學主任的工作也只限于維持系部教學工作正常運行。然而，6年過去了，教務秘書的崗位職責卻沒有更新過。設立二級學院后，二級學院新增了許多工作內容，從宣傳招生、組織自主招生考試到教學安排，再到頂崗實習、安排就業等一系列工作，無形中教務秘書亦增加了許多工作內容。如今教務秘書所承擔的工作內容早已經超出學校人事制度規定的崗位職責，造成許多工作被互相推脫或無人管理等空白區域。

(三)教務秘書缺乏與時俱進工作技能

教務秘書習慣于以往的工作經驗和工作方法，遇到工作任務，第一時間想到的是使用舊的方式方法處理問題，缺乏研究探索精神，對日常工作簡單應付，同時滿足于自身已掌握的工作技能和技巧。由于教務秘書崗位在人員招聘時對人員所學專業沒有要求，只是對學歷有要求，所以各教務秘書職業技能參差不齊，而且從事教務秘書崗位人員基本是女性，所學專業大多偏文科，她們只是掌握簡單的辦公軟件系統，對很多經常遇到的工作問題無法自行解決，比如安裝打印機、簡單電腦問題的處理、文件格式的轉換、網站維護與管理等，只能求助于計算機信息中心同事幫忙解決，不利于工作效率的提高，同時也造成進一步的依賴心理：事情總會有人幫忙解決，自己無需掌握，沒必要學，因此造成教務秘書不主動學習，缺乏與時俱進的工作技能。

(四)工作量大，人際關系處于夾心層

二級管理下，教務秘書作為基層工作管理者和執行者，[9]工作任務量是相當大的，除了完成自身繁重瑣碎的工作外，還要協助二級學院領導完成管理工作的執行，及時處理教師、學生、學院領導在教學管理過程中出現的問題，最后形成總結文字通報。[10]由于教務秘書工作身份特殊，在工作當中起橋梁溝通作用，在人際交往關系當中處于夾心層位置，教務秘書工作上對學院領導負責，下對學生負責，同時與教師之間既是同事關系又是上下管理關系，所以工作中要謹言慎行，充分考慮。教務秘書在處理問題時要合理把握分寸，既要考慮學院立場，也要考慮教師利益，同時還要考慮學生需求，處理問題要起潤滑劑作用，不能把問題激化，因此教務秘書工作因工作性質所承受的心理負擔是很重的，需要考慮的因素很多。[11]

四、二級管理體制下提高教務秘書教學管理能力的策略

(一)完善二級學院教學管理制度，制定教學工作操作流程

二級管理下，二級學院有更多教學管理自主權，二級學院可以根據學校教學管理制度，按照學院的實際情況制定并完善適合自己學院的教學管理制度。例如：教學計劃實施制度、調停課與通知制度、頂崗實習管理制度、成績管理制度、學籍管理制度等。[12]

教務秘書在二級學院教學管理制度下積極發揮個人主動性，提前制定出屬于自己工作范疇內的各項教學工作操作流程。比如考務秘書崗位，應該制定出考試安排工作流程，考后批改試卷流程，成績錄入操作流程，考試資料上交流程等，使得各項工作能及時統籌安排，能提前發現問題并解決問題，這樣做的好處是在方便教師工作，規范教師教學工作的同時，也是在提高教務秘書的工作效率和教學管理能力。[13]

(二)整合教務秘書工作內容，針對不同工作內容，進行人員定崗定編

到目前為止，廣州城建職業學院實行二級管理已經滿一年，二級學院的工作內容基本固定，那么教務秘書的工作內容就可以進行歸納整合，歸納如下表：

表2 秘書工作內容與職責

歸納時間：2016年11月 歸納人：李麗芳

針對二級管理下教務秘書工作整合內容，二級學院可以按照《關于“三定一聘”工作》的文件精神，對教務秘書進行人員定崗定編。教務秘書人員配備按滿工作量設置：即按照1800名學生配置1名教務秘書的標準設置崗位。簡單計算公式為：學生規模/1800=需配置的教務秘書人數，計算結果不足1的按一人配置，得出各二級學院教務秘書人員配額表如下：

表3 教務秘書配額表

制表時間：2016年11月 制表人：李麗芳

由此可見，各二級學院可根據教務秘書人員配額表進行人員招聘，然后根據整合后的教務秘書工作內容對人員進行崗位設置：可以設立課務秘書、考務秘書、科研秘書、實踐教學秘書等相對獨立或綜合的秘書崗位，同時可考慮教務秘書之間每兩大學年熟悉本崗工作后進行崗位輪換，使得二級學院秘書都能做到教學管理工作技能全能、業務全能，從而達到提高二級學院教務秘書教學管理能力的目的。[14]

(三)加強教務秘書工作技能提升

二級管理體制下，二級學院教務秘書工作內容更龐雜，學院對教務秘書的要求更高。[15]因此，二級學院應加強對教務秘書教學管理工作技能培訓，如開展OA辦公軟件，OA教學管理系統，正方排課系統，實訓教學平臺，數據采集平臺，教考分離題庫系統，得實平臺在線課程建設等專門培訓會，提高教務秘書教學管理綜合能力。同時，教務秘書本人也應與時俱進，要有危機意識，在完成日常崗位工作后，要想方設法利用一切空余時間主動提升自己的學歷，提升自己所屬崗位應具有的工作技能能力，養成完成一項工作后及時總結經驗的習慣，為下一次提高教學管理工作能力而做出努力。

(四)組織學生入黨積極分子或預備黨員成立秘書部，分擔教務秘書工作

二級管理下，各二級學院有獨立的學生黨員組織支部，二級學院可以通過發展入黨積極分子或預備黨員加入黨員之家秘書部，通過培訓后協助學院教務秘書工作。

二級管理下，教務秘書應該發揮積極的主觀能動性，主動與二級學院負責學生黨員工作的輔導員進行溝通協調，挑選符合辦公室工作：做事認真細致、形象過關的優秀學生，通過崗前培訓協商制定出符合學生課余時間的《辦公室值班安排表》。

二級管理體制下，提升教務秘書教學管理工作能力主要從兩方面提升。[16]其一是從二級學院領導層面為教務秘書提供專業的教學管理技能培訓；其二是教務秘書本人發揮主觀能動性，通過自己各方面努力，從而提升自身教學管理工作能力。

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[4]黃艷仙，黃敏.構建二級學院教學督導監控教學質量機制[J].廣州化工.2014,(7):233-235.

[6]仇偉.二級管理體制下高校教學秘書工作的落腳點[J].佳木斯教育學院學報.2011，(1):85-86.

[7]張娜.淺談校院兩級教學管理模式的優劣勢[J].時代教育.2015,(1):93.

[8]王峰.高校二級學院教學管理模式多樣化的探索[J].中國電力教育.2010,(9):54-56.

[9]閆煒，李建學.高校教學秘書隊伍建設初探[J].甘肅科技縱橫.2011,(3):168-170.

[10]鄧慧.高校教學秘書教學管理專業化素質的探究[J].中國科技信息.2010,(15):211-212.

[11]徐巖.“以人為本”是高校教務管理高效進展的關鍵[J].遼寧經濟職業技術學院學報.2014(1),25-26.

[12]任世存.協同理論視角下高校教學分級管理模式研究[J].教育評論.2015,(5):42-44.

[13]危革,陳紅云.高校教務工作中存在的問題及對策分析[J].科技信息.2009,(34):68.

[14]李美中.論高校二級學院(系)教學秘書隊伍建設[J].甘肅科技縱橫.2008,(6):127-128.

[15]張恩旭.高校院系教務秘書工作的實踐與認識[J].安徽電子信息職業技術學院學報.2009,(5):70-74.

[16]吳帆.高校公有民辦二級學院教務管理工作探析[J].文教資料.2010,(17):194-195.

廣州城建職業學院教科研重點課題立項，課題立項編號：Z201402

李麗芳(1981.12-)，女，碩士研究生，助理研究員，廣州城建職業學院教務秘書，教學管理；周暉(1979.12-)，女，博士研究生，副教授，廣州城建職業學院副校長，教學管理；李燦彬(1980.07-)，男，碩士研究生，高級工程師，廣州城建職業學院教師，職業教育。