對知識服務檔案管理模式的研究

戴虹

摘要：隨著人類經濟的不斷發展，在經濟全球化，人們知識的不斷增加的要求下，形成一個新的經濟形態—知識經濟。知識經濟是社會經濟發展的必然產物，經濟的發展是時代前進的動力，那么在這個背景下，與知識經濟相對應的知識管理便驟然升溫，成為焦點。知識服務是信息管理適應知識經濟時代發展的必然產物。知識管理是信息管理的核心。也是檔案管理工作的新起點。

關鍵詞：知識服務；檔案管理；理論研究

一、引言

知識服務是檔案管理的新起點，是社會經濟發展的必然結果，知識是企業發展，社會前進的驅動力，信息管理在知識管理時代的最主要的內容就是圍繞知識服務這個核心去開展工作。

二、知識管理是檔案管理的新起點

檔案管理理論和實踐趨于同步發展，檔案管理理論與實踐的發展始終與時代同步，特里·庫克就提出了“后保管模式”思想。后保管模式的突出貢獻在于針對現代社會的特點和電子文件的特性，將檔案管理的焦點由實體檔案轉向檔案活動和檔案機構職能，由原來的檔案存取服務轉為檔案實體背后的知識服務，通過對檔案信息與知識的管理和服務，增強社會的檔案意識，在更加廣泛的意義上發揮檔案的社會價值，而這恰恰是將檔案管理的理論與方法融入知識管理大背景下的具體體現。毫無疑問，關注知識服務，是檔案管理理論與實踐應該探討的問題，它將是檔案事業職能定位的新起點。

三、知識管理與檔案管理的聯系

目前檔案管理已經擺脫了低層次的管理狀態，但受自身工作性質特點的局限，在管理對象、知識創造和知識共享等方面仍未達到知識管理的要求。

（一）文檔管理系統是知識管理系統的重要基礎

知識管理技術體系包括開放的交互式平臺，通訊網絡，知識的分析工具，群件技術，推拉技術，多維度分析技術，數據挖掘技術，文檔管理技術，知識倉庫，中間件技術等等，知識管理的突出優勢在于知識是組織中的戰略性資源，而一個共同的永久的保存組織知識的形式便是文檔，因此文檔管理技術是處理顯性知識的關鍵技術，是知識管理的重要基礎。

（二）檔案管理與知識管理終極目標具有平行性

檔案管理工作是一種對檔案信息的有序化，提供給利用者所需要的相關信息以支持決策，從而使組織價值最大化的管理活動。知識管理是在組織增長的非連續性變化的背景下，針對組織的適應性、組織的生存及組織的能力等重要方面的基礎活動實現知識的更有效途徑，從而提高個人或組織創造價值能力。因此，兩者在終極目標的實現具有平行性。

（三）知識管理與檔案管理的運行方式具有并行性

傳統的信息管理模式是一個復雜的綜合體，也就是說知識管理在每一個管理環節都會有體現的可能，并且各個環節在運行時也有可能相互摻透。由于近年來網絡科技的發展，電子文件的產生，也要催生出新的管理模式，這樣才能實現全程的管理和控制。各個環節的橫向聯系及融和表征明顯。在這點上，可以說，兩者的運行方式均存在交叉并行性。

（四）知識管理和檔案管理原則具有部分兼容性

知識管理強調以知識積累、共享、交流為基礎性原則，以網絡化發展為戰略性原則；而檔案管理就是一個信息的積累工作，檔案信息利用由保管型向外向型的轉變，必然以信息的可共享和交流為發展方向；同時，網絡技術的引入給檔案工作注入了新的活力；此外，知識管理的創新和增值理論及知識庫技術，也為檔案管理工作的發展拓寬了思路和發展空間。

四、知識服務在檔案管理中的實現

（一）檔案知識服務觀念的確立

知識服務與傳統的信息服務相比，其目標不再是傳遞和獲取文獻，這種服務不在是以占有收藏，勞務勞動等形式來實現管理，而是一種組織和認識的理念，檔案管理人員通過自身素養的提高，和知識的不斷積累，以達到預期的管理目標，他們會通過對信息的搜集，認證，研究等程序，根據用戶的實際情況和要求，把舊的信息以新的形式重組，或者加入新的元素，從而實現的解決問題的目的，并提供對問題有效的增值信息服務。它是檔案工作者重新審視自己的立身之本。

（二）檔案信息服務機制的創新

檔案管理在市場經濟化和信息量驟然增長的環境下，其宗旨就是滿足人們日益增長的需求。舊的模式不能滿足新的市場需求，必然就會產生新的服務模式，于是咨詢機構，檔案事務所等服務機構應運而生。這些機構的出現更好的發揮了檔案信息管理的作用，使其從信息的簡單處理變成了可以利用辨別信息，從中取舍，以達到幫助組織和個人的目的，這是檔案信息服務更深度變革。

（三）檔案知識服務模式的新發展

首先，檔案知識服務將是基于專業化和個人化的服務，而不是“批發性”的服務，它需要檔案工作人員針對具體用戶的具體需要和過程提供服務，這種服務要求縱向上全程跟蹤。其次，應注重網絡環境下的信息服務方式的轉變，它要求我們不僅掌握有關的信息技術，更要研究用戶的信息需求，學習解決問題的方法，針對要求和特點來解決問題。這正是知識服務的要求，是檔案信息服務新的發展方向。

（四）融入新的事業合作圈

（1）部門將離不開信息技術專家的指導和幫助。檔案管理系統的開發、維護、使用甚至增值都離不開信息技術人員，只有將檔案人員的功能需求和技術人員的開發有機結合起來，才能達到系統的良性運轉。（2）部門將更需要與法律專家、安全專家的合作，事實上電子文件管理過程中的一些諸如知識產權問題、證據問題以及隱私權問題等等都遠非檔案部門一家所能擔當。（3）與信息服務商的合作，是檔案信息知識服務的又一生長點。檔案具有得天獨厚的信息資源優勢，應該借助ISP的技術優勢，促進檔案信息服務市場化產業化，求共同發展之路。（4）部門與其它信息源的合作與融合。檔案館室之間需要信息資源的協調共享，而且檔案館、圖書館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復和浪費，也會連為一體，組成一種基于通信網絡之上的國家信息系統，這將使檔案信息在資源的整合中發揮更大的社會價值。

五、結束語

人類社會正在從物質產品主導的工業社會向以知識信息為主導的知識社會和網絡社會轉變。這就要求檔案信息管理者去探求和創新出一個新的更能滿足社會需求的服務模式。于是知識管理迎合知識經濟應運而生。成為了現在檔案管理服務的核心和重要組成部分。服務人員應該以此為新的起點，確立新的服務理念，更好，更全面的服務于社會。endprint