淺析檔案管理存在的問題及解決措施

崔小燕

摘要：檔案管理是單位人事管理工作的重要內容，是保障單位其它各項工作順利完成的基礎與保障，政策性、機密性、專業性較強。做好檔案管理工作，才能為用好檔案、資源開發、歷史借鑒等提供更好的依據。就目前的發展現狀來看，檔案管理仍存在許多不容忽視的問題，由于檔案管理體系不健全、制度不完善、人員不重視、管理水平滯后等諸多原因導致了檔案管理工作混亂，有些還因為單位不重視，管理人員責任心差甚至造成檔案丟失，重要文件資料未進行歸檔等情況，許多檔案無法真正實現檔案資源的共享，失去了其應有的使用價值，及時研究解決檔案管理中存在的問題，才能在關鍵時刻發揮檔案應有的作用。

關鍵詞：檔案管理；問題；解決措施

一、檔案管理工作中存在的問題

近年來，檔案管理工作的作用日益凸顯，科學、規范做好檔案管理工作既是辦公室工作的需要，同時也迫在眉睫。雖然檔案管理工作較以前有了長足的進步和發展，但是從目前的管理情況來看，依然存在許多不容忽視的問題，主要表現在以下幾個方面：

（一）思想重視不夠。檔案信息資料是各單位重要的歷史資源，但是長期以來，各單位從領導到具體的檔案管理人員，沒有充分認識到檔案信息的重要性價值，因此對對檔案管理工作的重視程度不夠，認為檔案管理工作就是做好重要文件的保管、保存等事務性工作，只要不丟失、不泄密，能應付查閱、檢查就行了，既沒有把檔案管理工作納入單位工作重要的議事日程，也沒有對檔案管理的工作計劃，更沒有為檔案管理工作提供良好的政策環境與資金支持，在嚴重影響了檔案管理工作的同時，也不利于單位自身的發展建設。

（二）人員配備不足。首先體現在沒有專職的檔案管理工作人員，大多數檔案管理人員為兼職人員，自身工作任務本就繁多，以至于沒有足夠的精力投入檔案管理，加之檔案管理工作枯燥、乏味，工作人員缺乏工作熱情和工作積極性。其次是體現在檔案管理工作人員業務素質不高，沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不了解，缺乏專業的理論知識和專業技能，因此不能對單位產生的系列文件、圖片等資料予以正確的歸檔，大部分單位的檔案整理基本上是靠聘請檔案局人員予以收集、歸檔。再次是大多數檔案管理人員服務態度較差、責任意識不強，其它無關人員可以隨意進出檔案室或者隨意查閱檔案，久而久之導致檔案管理混亂無序，甚至出現檔案資料丟失的現象，在關鍵時刻沒有起到檔案的真正作用。

（三）管理水平不高。主要體現在四個方面：一是沒有制定檔案管理制度，有些單位雖有制定，但在檔案管理工作中未嚴格按制度執行，檔案查閱未嚴格履行借閱制度和審批手續，有些材料沒有按要求進行歸檔；二是沒有配備專門的檔案庫房，大多數因辦公條件限制，只在辦公室設立幾個簡易文件柜，既影響正常辦公又不利于檔案管理。有的直接與雜物堆放在一個房間，檔案保管條件十分簡陋。有些單位雖有配備檔案室，但檔案室狹窄、潮濕，未進行防蟲防霉處理，不利于紙質檔案的保存及保管；三是檔案管理缺乏相應的設施設備，大多數單位采用的依然是人工錄入、核實的方式進行檔案整理，不僅影響信息的更新，更有可能造成工作的疏漏和失誤。

二、檔案管理工作的解決措施

（一）提升檔案管理工作重視程度。一是各單位必須加強對檔案管理工作的領導，大力學習宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》，充分利用各級各類新聞媒體，多種形式、主題鮮明地開展檔案管理宣傳工作，讓單位人員更為全面、正確地認識和了解檔案工作，形成從上到下重視檔案管理工作的濃厚氛圍。二是把檔案管理工作納入單位工作的重要議事日程，制定檔案管理工作計劃和發展規劃，把檔案管理工作納入年度目標考核，定期聽取工作匯報，實施督促檢查，真正做到檔案管理工作與業務工作兩不誤、同推進。

（二）完善檔案管理工作程序。一是全面普查檔案資料，徹底清理沒有價值或者重復的資料，這是實現檔案管理規范化和精簡化的必要途徑。二是重新進行檔案歸類，按照人事、會計、基建、業務工作、黨建、黨風廉政、聲像等類別進行專項歸類，實現查閱的高效率。三是對檔案進行信息化管理，及時添置信息化設施設備，在保證檔案信息保密的前提下，對檔案資料進行數字化，將紙質檔案全部進行網上信息錄入，既便于隨時查閱需要，也能避免因水火蟲等災害或人為盜取等造成的檔案毀損或遺失而造成無法彌補的損失。

（三）強化檔案管理工作保障力度。一是組織保障。成立檔案管理工作領導小組，以主要領導為組長，分管領導為副組長，各科室負責人為成員組成，具體負責檔案管理工作的日常事務，包括制定檔案管理工作制度、發展規劃，指導、監督和檢查檔案管理工作情況，進一步加強對檔案管理工作的領導。二是制度保障。建立健全檔案管理工作制度、歸檔制度、保密制度、保管制度、借閱制度、銷毀制度等相關制度，嚴格落實制度要求，認真做好檔案的收集、整理、歸檔及保管工作，嚴格履行借閱手續，確保在發揮檔案應有作用的同時也保障各類檔案的完整性。三是經費保障。加大財政資金投入力度，常態化、制度化保障檔案管理所需的軟硬件設施設備。沒有檔案庫房或庫房不達標的立即進行檔案庫房建設，每年劃撥檔案管理專項保護經費和宣傳培訓經費，用于紙質檔案的定期維護、保養和業務人員的宣傳培訓。

（四）加強檔案管理工作隊伍建設。一是注重檔案管理人員選配。檔案管理工作繁雜，政策性、專業性、機密性強，人員要求也相對較高。在人員的配備上，要重在選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的在編在職人員，這是人員選擇的首要條件，其次要選擇有一定檔案管理工作經驗或者檔案專業畢業生，能盡快熟悉檔案管理工作，盡可能減少日常工作中因工作不熟悉而產生的工作失誤或管理漏洞。二是定期做好檔案管理人員業務培訓。定期舉辦或經常組織單位檔案管理人員參加業務培訓，通過學習進一步掌握新形勢下檔案管理工作的新要求、新舉措，進一步提升綜合素質和業務能力，以不斷適應檔案管理現代化需要，才能不斷規范和提高單位檔案管理工作水平。三是強化檔案管理人員服務意識和責任意識。實行檔案管理人員服務承諾制，公開服務承諾并在服務結束后接受服務人員的評分，每月或每季度對服務評分進行公示，并將服務情況與考核獎懲進行掛鉤，通過獎優罰劣達到提升服務水平的目的。另外，從分管領導到辦公室負責人乃至具體的檔案管理工作人員，嚴格落實檔案管理工作責任制，簽訂檔案管理目標責任書，層層落實目標責任。

隨著社會的不斷發展和進步，檔案管理的價值日益凸顯，隨之而來的檔案管理工作要求也越來越高，正確認識和解決檔案管理工作中的存在的困難和問題變得尤為重要。各級各部門都應該加強對檔案管理重要性認識，在加強組織、制度、經費保障和人才隊伍建設，不斷更新管理模式和手段，以充分適應新時代的發展需求，在關鍵時刻為單位領導制定各種決策提供有力的依據，為創新性地開展各項工作提供有價值的借鑒，真正做到藏有所管，藏有所用。

參考文獻：

[1]韓秀晶，檔案管理中存在的問題及對策；《新農村》，2013第01期；

[2]王玉香，淺談當前檔案管理工作中存在的問題及解決措施，《東方企業文化》，2015（1）

[3]努麗扎·哈不都哈帕爾，淺談當前檔案管理工作存在的問題及對策，《大科技》，2015年5月endprint