信息時代的電子檔案管理探究

羅長軍

【摘 要】電子檔案就是將企業(yè)經(jīng)營活動產(chǎn)生的資料以電子文件的形式呈現(xiàn)出來。由于電子檔案會隨著企業(yè)的發(fā)展而增多，并且由于電子檔案管理是需要依托計算機技術來開展的，對管理人員的要求也相對較高。因此，企業(yè)要充分了解電子檔案的特點，分析電子檔案管理目前存在的問題以及難點，然后采取有效的管理措施，提高電子檔案管理水平，論文就此展開了討論。

【Abstract】The electronic archives are the data produced by the enterprises' activities which is presented in the form of electronic documents. As the electronic archives will increase with the development of enterprises， and the management of electronic archives need to rely on computer technology， its requirements for managers are relatively high. Therefore， enterprises should fully understand the characteristics of electronic archives， analyze the existing problems and difficulties in the management of electronic archives， and then take effective measures to improve the level of management of electronic archives， this paper discusses these problems.

【關鍵詞】信息時代；電子檔案；優(yōu)越性；完善措施

【Keywords】information age； electronic archives； advantages； perfecting measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0096-02

1 引言

在互聯(lián)網(wǎng)技術快速發(fā)展的基礎上，我國各企業(yè)的生產(chǎn)和運行方式開始向自動化、智能化方向轉(zhuǎn)變。隨著信息時代的到來，電子檔案逐漸成為企業(yè)檔案的重要存在形式。對電子檔案進行科學化管理，可以提高企業(yè)內(nèi)部檔案的管理水平，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。然而，目前我國許多企業(yè)在電子檔案管理方面還存在不足，尤其是信息時代的逐步推進，更是增加了電子檔案管理的難度。如何提高電子檔案管理水平已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展所要重點研究的內(nèi)容。

2 電子檔案的特點及優(yōu)越性

2.1 電子檔案的特點

第一，文件記錄方式多樣。作為一種新型的信息承載介質(zhì)，電子檔案具有多種表現(xiàn)形式，包括電子文件、聲音、影像等，具有多種表現(xiàn)形式，而且其存儲保存方式也多種多樣，例如光盤（VCD、DVD）、磁帶（錄音帶、錄像帶）、磁盤（U盤、硬盤）、網(wǎng)盤（或云盤）等；第二，電子檔案具有非直讀性的特點，例如電子檔案在光盤上保存時是由激光進行刻寫來實現(xiàn)的，無法直觀看到檔案內(nèi)容，而且，電子檔案也可以進行加密處理，提高了電子檔案的安全性；第三，電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性比較強，必須要以元數(shù)據(jù)為基礎才能恢復電子文件的原貌。

2.2 電子檔案的優(yōu)越性

第一，電子檔案可以進行自動識別，這種篩選功能不僅可以提高電子檔案整理的效率，降低人工成本，同時還能降低因人工篩選而造成的工作失誤。第二，電子檔案的儲存安全性比較高，電子檔案的主要表現(xiàn)形式為電子文件，其不會受氣候、濕度等環(huán)境因素的影響，只要利用云技術等就可以對電子文件進行永久儲存，并且還可以進行加密處理，防止信息泄露等問題。第三，電子檔案具有獨立性，在電子檔案中，電子文件與載體是分開的，在云儲存過程中，檔案與云平臺也是相互獨立的，企業(yè)可以隨時對電子檔案進行轉(zhuǎn)移[1]。

3 電子檔案管理的主要影響因素

3.1 電子檔案管理體系不夠完善

電子檔案是隨著信息時代的到來而產(chǎn)生的一種新型檔案方式，因此，有些企業(yè)還未形成專業(yè)的電子檔案管理體系，導致電子檔案管理工作不夠嚴謹。首先是，企業(yè)人員缺乏正確的電子檔案管理態(tài)度，對電子檔案的認識不夠清晰準確，無法制定專業(yè)的電子檔案管理制度。然后是電子檔案管理制度不夠完善，有些企業(yè)在制定管理制度時，沒有從實際出發(fā)，缺少對企業(yè)內(nèi)部電子檔案形式的考量，導致管理制度不具有權威性。

3.2 電子檔案完整性不足

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的流動性更強，更容易發(fā)生信息丟失問題。由于電子檔案是依托于網(wǎng)絡技術而存在的，具有較多種類的儲存方法，對于檔案管理人員的技術要求也比較高。然而，電子檔案管理的程序比較復雜，在經(jīng)過多次操作后，很容易出現(xiàn)信息丟失的情況。此外，由于電子檔案長期處于網(wǎng)絡流動狀態(tài)，若工作人員在進行信息匯總時不及時，或是出現(xiàn)工作失誤，就會導致電子檔案信息不完整或是不具有時效性，最終影響電子檔案的實用價值。

3.3 電子檔案專業(yè)管理人才短缺

由于現(xiàn)階段，許多企業(yè)檔案正在由實體檔案形式向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，其在檔案管理工作上的結(jié)構(gòu)安排還不到位，導致電子檔案管理缺少專業(yè)技術人員，影響了電子檔案管理效果。專業(yè)管理人員的缺失，首先會影響管理工作的正常開展，在檔案管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案文件受損、丟失的情況，影響電子檔案的真實性。其次，電子檔案專業(yè)管理人員的缺乏，還會制約企業(yè)對電子檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案管理理念還停留在實體檔案上，電子檔案的概念和理論是模糊不清的，無法根據(jù)信息時代的發(fā)展對電子檔案管理體系進行及時更新，導致電子檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展不相符[2]。endprint

4 信息化時代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施

4.1 完善電子檔案管理體系

信息時代的到來改變了人們的生活方式，大部分的工作及生活活動都可以通過信息交流來實現(xiàn)，為人們的各項活動提供了極大的便利。企業(yè)檔案管理人員應該深刻認識到信息時代所帶來的進步，轉(zhuǎn)變對電子檔案管理工作的態(tài)度，明確電子檔案管理工作的重要性及重點內(nèi)容，根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展需求，對電子檔案管理體系進行完善，制定嚴格的電子檔案管理制度。

4.2 對電子檔案進行動態(tài)管理

由于企業(yè)是不斷發(fā)展的，其在各項交易活動中會不斷生成新的電子檔案。為了保證電子檔案信息的及時性，企業(yè)需要針對自身的發(fā)展趨勢，對電子檔案進行實時動態(tài)管理，以確保電子檔案不會缺失。首先，企業(yè)要明確檔案管理部門在檔案動態(tài)管理中所要負責的內(nèi)容，保證電子檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都有專人負責。其次，企業(yè)在對電子文件進行收集與整理時，要對電子文件進行分類和檢驗，并及時歸檔，要保證電子歸檔的時間與準確性，以確保檔案信息能夠得到及時更新。此外，還要做好實體檔案的數(shù)字化工作，保證電子檔案信息與原始信息全面一致[3]。

4.3 劃分多級權限

為了提高電子檔案管理水平，企業(yè)應該重點加強安保措施，劃分多級權限，提高電子檔案管理工作的安全保密等級。例如，電子檔案管理人員根據(jù)企業(yè)自身特征，設置電子檔案的保密等級以及借閱權限。同時，企業(yè)還應該嚴格規(guī)定電子檔案查詢所用瀏覽器的應用權限，根據(jù)安全保密等級來規(guī)定電子檔案瀏覽、打印、下載及應用的可行性，以此來提高電子檔案信息的安全性。除此之外，企業(yè)還可以對重要的電子檔案信息進行加密處理，規(guī)定只有企業(yè)內(nèi)部人員或是管理層才能對這些檔案信息進行查閱，防止電子檔案被偷竊而損害企業(yè)自身利益。

4.4 優(yōu)化電子檔案管理結(jié)構(gòu)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接關系著管理工作效率，因此，建立一批高水平的電子檔案管理工作人員組織結(jié)構(gòu)，是企業(yè)開展電子檔案管理工作的有效途徑。一方面，企業(yè)要從多渠道引進具有專業(yè)知識技能的電子檔案管理人員，能夠?qū)ζ髽I(yè)的電子檔案管理工作提出合理的工作建議，幫助企業(yè)完善各項管理制度，提高電子檔案管理工作的專業(yè)性及有效性。企業(yè)還需要對現(xiàn)有檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓，提高管理人員對信息技術的掌握程度。另一方面，企業(yè)要對電子檔案管理人員進行合理分工，科學設置管理架構(gòu)，充分發(fā)揮管理人員各自優(yōu)點，以適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍[4]。

5 結(jié)語

信息時代也是知識爆炸時代，為人們的工作與生活提供了極大的便利。為了順應信息時代的發(fā)展潮流，企業(yè)必須要增強電子檔案管理數(shù)字化發(fā)展，通過有效應用信息科學技術，提高電子檔案管理水平，從而確保企業(yè)檔案信息的安全性及實時性，推動企業(yè)在信息時代的穩(wěn)定發(fā)展。

【參考文獻】

【1】楊哲.信息時代下企業(yè)電子檔案管理探討[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017（06）：125-126.

【2】牟仙仙.信息時代背景下的電子檔案管理[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——管理決策模式應用與分析學術研討會”論文集（上）[C].武漢：《決策與信息》雜志社、北京：北京大學經(jīng)濟管理學院，2016.

【3】蘇梅芬.信息時代的電子檔案歸檔問題探討[J].江西建材，2016（09）：296+300.

【4】吳玉.信息時代的電子檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務，2016（10）：178+72.endprint