信息化時代背景下檔案管理人員應具備的素質

陳桂秋

摘 要：網絡信息化時代的到來讓人們的生活與工作方式發生了翻天覆地的變化，同樣的，很多行業的運轉模式也同樣受到了影響，檔案事業的有效管理對社會的發展進步具有重要的支撐作用，本文對信息化時代背景下如何提升檔案管理工作人員的素質進行了論述，希望給工作人員的事業發展帶來幫助。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；綜合素質

信息技術普及范圍的不斷擴大，讓許多行業運轉的模式發生了變化，這也給工作人員的技能提出了更多的要求，所以檔案管理工作人員必須在自身的工作崗位上掌握其針對性的專業技能，不斷進行學習，提升自身的綜合素質，可以熟練的運用信息技術開展工作。

1 檔案管理工作人員應具備的職業素養以及基本素質

1.1 嚴格遵守管理紀律與維護信息保密性

當然，管理工作人員首先要在法律規定下開展各項工作，嚴格按照檔案信息管理的規定保障機關檔案以及政治檔案信息的安全。信息時代檔案信息的保密性受到嚴重的威脅，已經成為檔案信息管理的重點以及難點。所以工作人員必須本著高度的責任心與使命感，恪盡職守的保證檔案信息在管理以及儲存過程中的保密性，讓檔案信息可以在使用過程中不丟失、不受損。

1.2 嚴格尊重檔案事實，尊重工作

檔案管理工作人員要對信息的內容進行尊重，信息時代模式下，檔案信息已經逐漸由紙質保管模式變為電子檔案，儲存在U盤或是電腦中，但是這些電子信息在修改或是增加內容時存在非常大的不穩定性，很可能會造成修改痕跡不清楚或是在修改過程中出現信息丟失的情況，這也是信息時代模式下檔案管理的另一個急需解決的問題，如何將電子文件的真實性進行完整保存，是檔案工作人員的另一個使命，此時檔案工作人員必須及時對自己掌握的電子信息技術進行更新。并積極參與培訓，讓電子檔案文件的儲存與保管可以得到更為妥善的管理。

1.3 嚴格要求自己，恪盡職守

檔案管理是一項枯燥且乏味的工作，如果管理工作人員無法本著高度的責任心對這種枯燥無味的工作進行掌管，就無法讓檔案管理工作的安全性以及穩定性得到保障，雖然當前已經是信息時代，但是檔案管理工作仍然需要進行收集、整理、分類、維護。這些重復且枯燥的工作內容會消磨人的耐心，信息時代下的檔案工作人員仍然需要保持高度敬業的態度，將這項繁重且枯燥的工作進行承擔。

2 網絡時代模式下，檔案管理工作人員應具備的素質

2.1 扎實的檔案理論知識基礎

檔案的基礎管理維護檔案工作穩定運行的基礎，隨著科學技術的不斷發展與變化，計算機技術開始大面積普及，這使得檔案信息的管理模式發生了巨大的變化，但是傳統的檔案學基礎理論知識，在信息時代背景下的檔案管理中仍然發揮著非常重要的作用。所以檔案管理工作人員仍然需要掌握扎實的專業技能和綜合文化素質，將這些理論內容應用到實際工作中，以此對自己的工作進展進行指導。其次也要與時俱進，積極學習電子信息技術，讓自己的工作可以開展得更為順利，高效適應當前信息化社會的運作模式，適應檔案管理的新模式。

2.2 提升外語基礎素質，讓工作可以轉換的更加迅速

網絡使世界變成了地球村，使經濟文化逐步走向無國界化。同樣，檔案信息化工作也需要與國際檔案信息化接軌。信息化時代的檔案工作人員，本身就應該是檔案信息知識的傳播者，同時擔負著將本國先進的檔案工作管理經驗傳播到國外以及引進國外先進的檔案工作經驗與技術的重任，如果沒有較高的外語文化水平，就無法進行國際交流，更談不上傳播交流檔案信息化建設的經驗。

2.3 豐富法律知識，讓信息化工作開展得到制度保障

檔案工作網絡信息化帶來的種種問題，不僅僅是技術所能夠解決的。諸如信息丟失、信息破壞、信息產權等問題會伴隨著信息網絡化的發展接踵而來。網絡安全作為一個綜合性課題，涉及面廣，包含內容多，無論采用何種加密技術或其他方面的預防措施，都只能給實施網絡犯罪增加一些困難，而不能徹底解決問題。單純從技術角度來保障信息安全，只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障網絡安全。因此，從根本上對網絡犯罪進行防范與干預，還是要依靠法律的威嚴。所以信息時代的檔案工作人員，不僅要有一定的法律知識，而且要熟悉本行業的法律法規。

3 網絡信息化時代的檔案工作人員必須具備服務與創新并舉的意識觀念

3.1 新型服務意識是信息化時代檔案工作人員必備的意識觀之一

在網絡化商業經濟模式下，流行著“服務決定成敗”這樣一句話。當然，檔案事業始終是一項社會公益性質的事業，是一項服務社會服務大眾的事業。但是，我們是否可以從現代網絡檔案事業領域中雖然經常口號式的提到“服務”，但是檔案工作人員的服務意識是非常淡薄的，僅僅是局限于“檔案需求利用者請求利用→檔案工作人員提供利用”的模式。這是一種被動的服務模式，在信息化時代，這種被動的服務方式已經相當落后。新的互動式的服務已開始出現，從單純被動的應答式服務轉化為主動的去宣傳檔案工作，主動的對檔案信息需求做充分的調查，充分的利用信息網絡化的便利，發揮資源充分共享的特長，打破過去檔案利用被認為“壁高壘深”的狀況。

3.2 讓創新意識成為支撐檔案高效運行的不竭動力

沒有創新就沒有發展，為發展現代檔案事業，作為信息化時代的檔案工作人員必須有創新的意識觀念。而創新意識又分為以下幾個方面：（1）檔案管理工作的創新。檔案工作內容的創新是指針對具體的檔案工作進行管理方法上的創新、檔案科學技術上的創新、檔案處理設備上的創新，從而達到更好的為檔案事業的發展服務的目的。（2）檔案工作收益觀念的創新。檔案工作收益觀念創新主要是指研究如何提高檔案資源在網絡互聯模式下的信息化時代社會效益與經濟效益的問題。（3）檔案服務工作的創新。服務工作的創新主要是指在傳統服務的基礎上，如何利用計算機網絡改變服務方式，提高服務效率，例如加強數字檔案館的開發與建設，建設并大力宣傳檔案網站，提供大容量的在線式的服務等。

結束語

通過以上對檔案信息保存與使用的論述，可以從中得到的結論是檔案工作人員作為整理工作的主體，應該將自己的責任進行明確，積極適應時代的發展變化，將自身的專業技術進行的更新。面對時代發展過程中帶來的新問題，要本著負責的態度開發新的方法，讓問題可以得到專業性的解決。檔案管理工作人員要與時俱進，及時對自己的工作觀念進行更新，為用戶提供更為優質的服務，讓檔案管理工作可以運轉的更為高效。

參考文獻

[1]李菁.學校電子文件歸檔工作管理的創新思考[J].中國管理信息化，2015（13）.

[2]尹英范.信息化技術在學校檔案管理工作中的應用[J].黑龍江史志，2015（10）.

[3]李劍峰.學校檔案管理的數字化網絡化創新發展[J].黑龍江史志，2015（07）.

[4]崔婷.學校檔案管理信息化建設策略[J].陜西檔案，2014（04）.