信息化管理模式在中職學(xué)校檔案管理的應(yīng)用情況

栗華

【摘要】現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理是學(xué)校從事管理方面的一項(xiàng)重要內(nèi)容，有利于將學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)科研工作和教學(xué)評(píng)估資料有條理地進(jìn)行保存，因此，這對(duì)推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)工作的開展具備重要的作用，我們必須要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案的有效利用，從而提高學(xué)校教學(xué)和管理的水平。本文主要探索信息化管理模式在中職學(xué)校檔案管理的應(yīng)用情況，致力于在一定程度上給中職檔案管理帶來一定的參考和借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校 檔案管理 規(guī)范 創(chuàng)新 信息化 建設(shè)

【中圖分類號(hào)】G717 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）33-0226-02

現(xiàn)階段，中職學(xué)校檔案管理情況相對(duì)來講比較復(fù)雜，而且檔案管理任務(wù)較為艱巨，中職學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)這，只有這樣才能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，滿足學(xué)校信息化建設(shè)工作，我們需要對(duì)中職院校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行梳理，從而提出相關(guān)的對(duì)策，與大家一起討論。

一、中職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

很多中職院校在對(duì)檔案管理工作方面意識(shí)不夠強(qiáng)烈，檔案工作在學(xué)校建設(shè)中所占據(jù)的地位不能引起足夠的重視，中職院校檔案管理工作存在著較多不完善的地方，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：

第一，檔案管理制度并不完善，隨意性較強(qiáng)。這主要是指中職學(xué)校部門機(jī)構(gòu)很多，但是教學(xué)管理工作相對(duì)來講較為繁重，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔和檔案錯(cuò)放現(xiàn)象，檔案管理制度并不完善，隨意性較強(qiáng)的問題較為嚴(yán)重。

第二，管理力量相對(duì)薄弱，方式比較落后。目前中職學(xué)校并不能夠設(shè)置專職的檔案管理崗位，檔案管理人員常常由教師或者是校辦的工作人員來進(jìn)行兼職，因此檔案管理過程中會(huì)出現(xiàn)一些專業(yè)性的差錯(cuò)。檔案材料的收集、整理、裝訂和歸檔任務(wù)不能深入了解，投入檔案管理的精力明顯不足，因此，我們必須要準(zhǔn)確完整的進(jìn)行對(duì)待。由于采用的手工方式較為落后，造成檔案管理的工作效率低下。

第三，檔案交接手續(xù)并不嚴(yán)格，導(dǎo)致部分檔案不經(jīng)意間遺失。很多情況下，由于管理人員工作不嚴(yán)謹(jǐn)，專業(yè)性較弱，使得檔案管理工作進(jìn)行交接過程中，由于人員調(diào)動(dòng)，從而使得交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)，沒有按照嚴(yán)格程序進(jìn)行，最后導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)交過程中出現(xiàn)遺失的狀況，而且責(zé)任人將對(duì)來講不明確。

第四，檔案管理工作缺乏創(chuàng)新精神。目前，中職院校檔案管理工作并不能提高效率，也不能夠立足于創(chuàng)新改變傳統(tǒng)的模式，從而使得歸檔信息出現(xiàn)滯后的狀態(tài)，降低了整個(gè)檔案工作服務(wù)。

二、中職院校檔案管理工作信息化建設(shè)途徑

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，目前信息技術(shù)成功運(yùn)用到生活和工作的各個(gè)領(lǐng)域中。為了跟隨時(shí)代的發(fā)展，中職院校檔案管理工作必須具備創(chuàng)新意識(shí)，從而保證檔案管理信息化的完整度。中職院校檔案管理工作信息化建設(shè)途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

第一，我們必須要建立檔案館或檔案室，開展相關(guān)的網(wǎng)上服務(wù)工作。目前建立檔案館或者檔案室內(nèi)局域網(wǎng)是非常重要的一項(xiàng)工作，檔案部門通過利用信息資源能夠制作屬于學(xué)校內(nèi)部的網(wǎng)站，從而整合各種檔案數(shù)據(jù)和信息，使其更加具備條理性，完善對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)資料的檢索，給用戶帶來更多便利的服務(wù)。

第二，我們必須建立電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心。中職院校信息管理部門必須要在互相合作的基礎(chǔ)前提下，通過檔案室來建立相關(guān)的電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心，通過數(shù)據(jù)庫管理中心的檔案建立，一方面能夠?qū)χ新氃盒Ｏ嚓P(guān)的信息電子信息進(jìn)行歸檔，從而加強(qiáng)檔案的保密程度，另一方面也能夠?yàn)閱T工工作人員提供電子資源查詢服務(wù)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)資源共享。

第三，我們必須做好電子文件的收集工作。目前在電子檔案整理的過程中，電子檔案管理工作也是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，我們必須要對(duì)各種電子文件進(jìn)行科學(xué)的歸類和收集，保證電子收集工作和紙質(zhì)檔案書籍之間的完全程度。另一方面，如果紙質(zhì)文件進(jìn)行信息檢索的時(shí)候比較繁瑣，那么我們就必須要加強(qiáng)輔助文件，從而保證及時(shí)整理和收集建立起相關(guān)的標(biāo)識(shí)關(guān)系，保證系統(tǒng)發(fā)生意外或者是電子信息丟失等各個(gè)方面的情況。

第四，我們必須對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔和整理。在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的過程中，我們必須要確定電子文件自身的屬性問題，從而進(jìn)行歸檔交電子文件從網(wǎng)絡(luò)出曾經(jīng)進(jìn)行拷貝或刻錄，這樣既能夠使得文件長期保存，另一方面也能夠使得電子文件，從而依靠一定的載體進(jìn)行傳遞。在電子文件進(jìn)行歸檔的過程中，我們必須對(duì)電子文件運(yùn)行的狀態(tài)隨時(shí)進(jìn)行檢查，保證電子文件的安全性。

第五，我們必須提高電子檔案的在線服務(wù)。通過檔案開展在線服務(wù)，有利于為中職院校全體師生提供在線使用服務(wù)的途徑，能夠方便快捷的獲得更多的信息，提高整體服務(wù)水平，加強(qiáng)與在校師生的滿意程度。

綜上所述，中職院校檔案管理工作是目前非常重要的一項(xiàng)任務(wù)，學(xué)校必須引起足夠的重視，立足檔案信息管理的點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范，逐步創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)，而中職院校必須要積極跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，創(chuàng)造各種有利的條件與步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式根本性變革。

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