檔案室電子檔案管理中的注意事項

蔡梅玉

摘要 隨著信息技術的蓬勃發展，傳統的檔案管理工作正在開始向電子檔案管理過渡，檔案室的電子檔案管理問題已經成為該領域的一個熱點內容。本文對比傳統紙質檔案，分析了電子檔案的特點及優勢，介紹了在檔案室電子檔案管理中可能會遇到的問題，就如何加強檔案室電子檔案管理工作給出了合理化建議，以期對相關工作的開展有所啟示意義。

關鍵詞 檔案管理；電子檔案；檔案室

中圖分類號 G27 文獻標識碼 A 文章編號 2095—6363（2016）13—0051—01

1電子檔案的特點優勢分析

電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統紙質檔案數量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。

針對傳統紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢，大量節約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優勢。

當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統的紙質檔案仍更占據優勢。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對電子檔案管理的認識不足

雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業務知識儲備，導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。

3加強檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規范，建立一定的檔案管理責任制度和監督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。

3.2檔案室電子檔案管理的技術措施

3.2.1電子檔案硬件管理及保管

電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內容具有不穩定性，同時文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設置專門的保管區域，還行配備安全性較高的電腦設備，因此需要結合檔案室的實際情況，對檔案管理軟件進行科學的選擇，既要保證穩定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩定性和只讀性。保管時注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。

3.2.2做好數據備份恢復工作

數據備份恢復主要是針對電子檔案特點，利用技術手段來保障檔案信息安全的策略。在進行備份時，可以通過雙備份制來同時實現封存與借閱。考慮到網絡安全問題，需建立數據備份和恢復系統，保障檔案室的各項關鍵信息在出現意外時可以對信息進行恢復。

3.2.3加強檔案室網絡安全管理

首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網絡安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗證用戶信息等手段對網站進行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設置權限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實性和原始性；最后，做好文件的安全監控工作，在推進紙質檔案數字化的過程中，基于安全性考慮，采用“雙軌制”歸檔法，發揮電子檔案優勢的同時不忽視紙質檔案的作用。

3.3加強檔案管理人才隊伍的建設，提升檔案管理人員的綜合素質

電子檔案的管理與傳統的檔案管理存在很大差異，這是給新時期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實的檔案管理業務能力外，還要對以計算機為代表的信息技術有較為全面的掌握，能夠適應電子檔案管理所帶來的新發展、新變化，除了需要有關單位加強對管理人員的教育培訓，檔案管理人員自身也要積極主動的去學習、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業道德素養和廉潔作風外，還需結合電子檔案管理工作的特點，具備良好的責任意識，網絡安全意識，風險意識，保密意識等；最后，新時期的檔案室電子檔案管理工作發展變化飛快，這種變化一方面提升了對檔案的需求，另一方面也對傳統思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹立創新精神與創新意識，推動電子檔案管理的創新發展。

4結論

綜上所述，電子檔案管理工作是一項系統且復雜的內容，電子檔案在給傳統檔案業帶來巨大突破，也給檔案管理工作提出了新的要求，帶來了新的挑戰。在新時期的時代背景下，檔案管理工作的信息化發展是一種必然趨勢，而作為檔案室的檔案管理人員，要深入認識并積極適應電子檔案所帶來的新變化，明確電子管理管理中可能出現的新問題及注意事項，有針對性的加強管理電子檔案管理，推動檔案管理水平的發展邁向一個新高度。endprint