道路交通檔案數字化管理研究

趙立華

摘 要：交通檔案進行數字化管理是交通檔案管理事業發展的必然趨勢，計算機技術與網絡信息化技術的廣泛應用，使交通檔案的生成速度和成效大大地提高，各種類型交通檔案都能夠通過計算機網絡建立相應的管理，使現代化的交通檔案管理工作具備了高效性的特點，因此精細化管理工作就需要檔案管理工作人員從最基本的檔案錄入著手，以檔案整理為出發點逐漸實現交通檔案的手工管理與計算機管理的對接。文章重點就道路交通檔案數字化管理要點進行研究分析，以供參考和借鑒。

關鍵詞：道路交通；檔案管理；數字化；管理要點

引言

道路交通檔案的管理工作是道路交通系統中必不可缺的部分，在檔案管理中，要確保檔案的完整與安全，以便及時有效地使用檔案，此外還要確保檔案的真實性，保持檔案原貌，這些都是檔案管理中的基本要求。隨著計算機技術在辦公室辦公中的推廣應用，加強道路交通檔案的數字化管理工作成為檔案管理工作中一個新的工作重點。

1道路交通檔案數字化管理的必要性分析

一是道路交通檔案數字化管理有利于實現辦公自動化，辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。道路交通檔案數字化管理對于道路交通運輸管理部門實現管理現代化，辦公自動化具有十分重要的意義；二是道路交通檔案數字化管理有利于實現全國共享檔案資源，面對日益增長的道路通車里程，面對飛速增長的機動車保有量，面對不斷攀升的駕駛人員數據，如何加強道路交通運輸管理，如何快捷檢索、查詢每一輛交通運輸工具的檔案資料和每一名機動車駕駛人員的歷史檔案是一項令人頭疼的難題，做好路交通檔案數字化管理，實現網絡化檢索查詢，數據庫全國共享，對于道路交通運輸管理部門，以及路政人員道路檢查違章、違法，及時處理違法違章行為很有必要；三是便于實時更新檔案管理內容。眾所周知，現行道路交通檔案管理模式對于違法違章車輛，違法違章駕駛人員的查處基本上采取的是刑事處罰和罰款，還有就是給駕駛人員扣分，眾多違法違章案件當事人的違法違章行為基本上很難記入檔案，造成這種狀況的原因就是畫地為牢，各自為政的屬地管理模式，外地交警很難管理當地車輛和當地駕駛人員。如果實現道路交通檔案數字化管理，無論哪臺車輛，哪個駕駛人員，只要發生違法違章案件，立即記入車輛管理檔案和駕駛人員個人檔案，在全國任何一臺聯網電腦上，只要道路交通管理人員輕點鼠標就能查詢檢索到詳盡的車輛和駕駛人員檔案信息，這樣對于屢教不改者從重處罰就有了科學依據。

2道路交通檔案管理存在的弊端

一是紙質檔案耐久性差，紙質檔案保管過程中最大的問題是耐久性問題，從內因來講紙張質量，纖維含量，粘膠質量，酸堿含量，金屬離子含量等等都是影響紙質檔案耐久性的重要原因。從外因而言，檔案庫房環境，日照、通風狀況，檔案室室內溫度濕度，細菌、蟲害狀況，以及借閱、復制過程中人為損壞和機械磨損等，這就造成紙質檔案難以長期保存；二是紙質檔案保存占用空間大，紙質檔案除了必須的文件、資料以外，每一份檔案都要有一個專門的檔案袋包裝，一些重要檔案還要進行裝訂，編制目錄，編制查詢檢索文件，試想全國至少4億份道路交通運輸檔案，其中車輛2億多份，駕駛人員2億多份。每份檔案按照平均50克估算，大體上全國道路交通運輸管理檔案總質量在200億克，20萬噸。按照火車每節車廂載重60噸估算，大體需要3333節車廂才能裝得下，按照每節車廂長度23米推算大體需要766公里，可以從四平排到北京；三是紙質檔案查詢檢索難度大，我們國家有960萬平方公里土地，根據交通運輸部最新公布的數據，全國已建成通車的公路總里程達到398.4萬公里，其中高速公路通車里程已達7.4萬公里、農村公路（縣、鄉、村）通車里程達到345萬公里。如此漫長的建成通車的公路總里程，如此巨額的機動車保有量，道路交通管理部門的路檢人員如果要查清每一臺車的檔案資料和每一名機動車駕駛員檔案資料簡直比登天還難，即便當地交通運輸管理部門查詢檢索這些檔案資料也是一件很不容易的事情；四是紙質檔案無法實現全國共享，建國以來我們國家道路交通運輸檔案管理基本上按照屬地管理原則，車輛、駕駛人員檔案歸車輛所在地、駕駛人員檔案在戶籍所在地保管，查詢檢索必須取得檔案管理部門的支持和幫助，實際上除非重大交通運輸事故，基本上很少異地查詢檢索。事實上紙質檔案根本無法實現全國共享。

3道路交通檔案數字化管理要點

第一，規范交通檔案數字化軟件的操作，統一錄入標準。將交通檔案信息化管理工作文件格式形成統一錄入標準，不斷地對交通檔案信息化管理工作進行優化，同時對于剛剛開展交通檔案信息化管理工作的單位來說，做好紙質檔案與電子檔案的銜接工作，防止檔案數據的流失使任務的重點。另外，做好交通檔案的錄入統計工作，確保交通檔案信息的真實性和相關部門能夠查閱到快速性、有效性，切實落實各種規范性的信息化錄入操作，及時調整相應的制度與規章，確保檔案錄入工作的整體性和統一性；第二，加強交通檔案的信息化管理工作，建立高效的交通檔案數據庫。規范各種類型交通檔案的使用操作方法，建立高效的電子檔案信息管理系統，對于各種交通檔案按科目分類具有重要的意義，最大限度地保證道路交通信息的真實性和安全性；第三，加強相關工作管理人員的培訓工作，提高管理工作人員的素質。有關部門可以定期組織交通管理信息化錄入工作人員學習先進的道路交通檔案管理經驗，加強對相關工作人員在業務能力方面的培訓，使其盡快了解并掌握數字化管理工作，提高相應崗位人員的管理工作能力，確保交通檔案信息化的錄入工作在收集整理保管和利用過程中真實性、高效性、有效性；第四，加強交通檔案管理信息化設備硬件的投入力度。交通檔案信息化管理工作的基礎就是相應的硬件設備，例如現代化的計算機設備及網絡技術的植入，同時這些相應的計算機設備也應該配備配套的計算機管理軟件，例如交通檔案的錄入裝置及檔案的分類整理軟件，這樣才能保證交通檔案信息化管理工作正常有序地進行。另外，交通檔案信息化管理工作的設備配置應該堅持從實際出發，充分考慮當地的交通壓力、交通環境，實現各個方面找道路交通數據共享，方便查詢。

結束語

綜上所述，交通檔案信息化管理工作的基礎就是相應的硬件設備，例如現代化的計算機設備及網絡技術的植入，同時這些相應的計算機設備也應該配備配套的計算機管理軟件，如交通檔案的錄入裝置及檔案的分類整理軟件，這樣才能保證交通檔案信息化管理工作正常有序地進行，因此加強道路交通檔案信息化數字管理工作，就要從最基本的檔案錄入也分類整理方面入手，最終實現從管理從磁場的細節化。

參考文獻

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（作者單位：興隆縣交通運輸局）