全面實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理的可行性分析

田梅

摘 要：隨著辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)軟件的普及，基于互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)能夠整合各種信息系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化管理的協(xié)同工作平臺逐漸走入人們的視野，并成為企事業(yè)單位信息化建設(shè)的主流，也給綜合檔案數(shù)字化管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：綜合檔案；數(shù)字化管理；可行性

1綜合檔案數(shù)字化管理存在的問題

綜合檔案數(shù)字化管理狀況受經(jīng)濟實力、人的意識、時代發(fā)展等各種因素影響，概括起來目前有以下幾種情況：一是利用 excel 表建立文件目錄體系。使用單位為中小公司、經(jīng)濟不發(fā)達地區(qū)的機關(guān)單位。二是單機版綜合檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)用戶只是實現(xiàn)文件級目錄數(shù)字化管理，僅利用系統(tǒng)進行文件檢索。使用單位為檔案管理意識不是很強的機關(guān)單位。三是網(wǎng)絡(luò)版綜合檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件級目錄數(shù)字化管理；重點文件（重要、利用率高、保管期限長）全文數(shù)字化管理；部分檔案業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)數(shù)字化管理，主要是利用審批和利用統(tǒng)計。使用單位為發(fā)達地區(qū)機關(guān)單位、大型公司。這種現(xiàn)狀的弊端有以下兩點：一是檔案生成、保存、利用手段落后，數(shù)據(jù)無法共享，檔案利用率低。歸檔后掃描、著錄、上傳的傳統(tǒng)檔案數(shù)字化手段需要大量人力、財力的支撐，在某種程度上制約綜合檔案數(shù)字化深度、廣度、速度，使檔案數(shù)據(jù)難以遠程共享。二是單位各信息系統(tǒng)間沒有對接，信息無法共享。因為單位各信息系統(tǒng)間沒有對接，各信息系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)不能直接歸入檔案系統(tǒng)使用，歸檔后的掃描、著錄、上傳，造成信息、人力、財力資源的浪費。

2綜合檔案數(shù)字化管理的可行性分析

2.1對網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)進行分析

實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理需要借助互聯(lián)網(wǎng)對檔案原始資料進行整理、保護和有效利用，因此完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)數(shù)字化管理的必備前提。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)包括檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)、局域網(wǎng)的建設(shè)等，通過保證高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)運行來確保數(shù)字化進程的有效推進。

2.2對軟硬件設(shè)備進行分析

檔案的數(shù)字化管理必須要具備性能優(yōu)越的硬件設(shè)備和方便快捷的軟件系統(tǒng)，前者包括計算機、掃描儀、打印機等，后者包括信息管理系統(tǒng)等專業(yè)性的檔案管理軟件。良好的軟硬件設(shè)備可以簡化檔案工作人員的辦公流程，實現(xiàn)對檔案資源的及時處理。

2.3對管理制度進行分析

設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)是保證管理工作穩(wěn)定開展的客觀基礎(chǔ)，而人的因素才是決定管理工作能否順暢、高效運行的關(guān)鍵所在，這就需要健全的科學管理體系和規(guī)范化的管理制度來對檔案管理人員的工作過程進行約束。一般應(yīng)包括明確劃分的崗位職責和具體落實的工作內(nèi)容，用完備的規(guī)章制度對數(shù)字化發(fā)展做好保障。

2.4對技術(shù)條件進行分析

綜合檔案的數(shù)字化管理要求檔案管理人員掌握很強的技術(shù)手段，包括：基礎(chǔ)的計算機操作技術(shù)、完整的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、良好的多媒體技術(shù)和優(yōu)秀的信息采集技術(shù)等，利用這些先進的技術(shù)來確保數(shù)字化管理工作有序、安全地執(zhí)行。

2.5對資金和人才條件的分析

檔案的數(shù)字化管理少不了大量的資金投入以用于設(shè)備的更新、科技的更替和人力成本的付出，檔案管理部門必須保證資金來源的充足，并且結(jié)合自身的發(fā)展需求來實現(xiàn)數(shù)字化管理。同時，檔案的數(shù)字化管理需要管理人員具備優(yōu)秀的高科技素質(zhì)和良好的職業(yè)素養(yǎng)，使整個檔案管理工作緊跟時代潮流并不斷前進發(fā)展。

3全面實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理的有效措施

3.1加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

綜合檔案的數(shù)字化管理必須依賴功能完善的基礎(chǔ)設(shè)施，一般來說可從這幾方面入手進行強化：首先，對軟硬件設(shè)備進行更新?lián)Q代，使其滿足檔案管理工作的正常運行。其次，對基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施進行檢查維護，確保其不受干擾地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的流通性。再其次，重點保障檔案室的設(shè)備安全，以防被人為破壞或者因操作不當造成檔案資源受損。最后，普及基礎(chǔ)設(shè)施的使用規(guī)范，使檔案管理人員科學、安全地使用各種設(shè)備來開展相關(guān)的管理工作。

3.2健全檔案管理制度

檔案的數(shù)字化管理需要明確的規(guī)章制度進行嚴格約束，以提高檔案管理人員的工作效率并減少人為失誤。完善的檔案管理制度應(yīng)包括：明確生產(chǎn)、錄入、審核環(huán)節(jié)的負責人員和歸檔要求；規(guī)范檔案信息的整理流程，在保證紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔的前提下，對各類型檔案的整合與管理措施進行制度化約束，使整個管理工作涉及的數(shù)據(jù)信息真實可靠；對檔案借閱審批過程進行嚴格規(guī)范，包括借閱要求、使用范圍和歸還時間等，并加大對輸入到系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)質(zhì)量的審核力度。

3.3加大安全保管力度

檔案資源的安全性是檔案管理工作的核心，一般可從以下幾方面入手進行強化：首先，從制度上進行嚴格規(guī)范，加強對檔案使用過程、檔案信息的存儲、網(wǎng)絡(luò)傳輸狀態(tài)、數(shù)據(jù)信息異常等的監(jiān)督和審查，以防因管理上的漏洞導(dǎo)致檔案資源損毀或泄密。其次，加強對數(shù)據(jù)信息的備份和重點資料的安全保護，從技術(shù)上保證檔案資源的安全，從人力上保證安全理念的貫徹落實。

3.4從數(shù)字化角度對檔案進行深度開發(fā)和拓展應(yīng)用

數(shù)字化管理使檔案資源的具體使用過程有跡可循，并且可以根據(jù)不同需求進行實時修改，加大了二次利用的可能性，通過動態(tài)信息監(jiān)督機制來對檔案資源的收錄、借出過程以及破損、過時等現(xiàn)象進行及時處理，拓寬了檔案資源的應(yīng)用方向和使用局限性，以便進行深度的開發(fā)以挖掘檔案資源的最大價值。

3.5提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

綜合檔案的數(shù)字化管理呈現(xiàn)出涉及面廣和技術(shù)含量高的特征，因此檔案管理人員也應(yīng)具備優(yōu)秀的專業(yè)能力和良好的個人素養(yǎng)。為了更好地推行數(shù)字化管理，可以通過以下方法來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)：定期組織專業(yè)培訓以加強檔案管理人員的專業(yè)技能；開展互動交流活動來促進各部門人員之間互相學習；以規(guī)范化的管理模式來端正檔案管理人員的工作態(tài)度；利用考核機制來評價檔案管理人員的工作績效；舉辦行業(yè)發(fā)展講座來幫助檔案管理人員提高職業(yè)道德水平，并且對檔案數(shù)字化管理工作有清晰完整的認識以及對未來發(fā)展前景有一定的預(yù)判能力。

3.6檔案業(yè)務(wù)管理流程數(shù)字化管理

檔案收集、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)數(shù)字化管理。收集：在網(wǎng)上接收（系統(tǒng)對接點擊歸入、在線上傳）數(shù)字檔案并辦理移接交手續(xù)；利用：檔案借閱、查閱等在網(wǎng)上申請、審批、利用、歸還（原件）；鑒定、銷毀：在網(wǎng)上對檔案進行鑒定，在網(wǎng)上進行檔案鑒定銷毀的申請、審批、登記等。

3.7紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工

突出重點、有計劃、分步驟實施紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工。側(cè)重于形成時間早、影響范圍廣、典型性強、使用價值大、利用頻率高、保管期限長的檔案。有條件的單位，逐步全面實現(xiàn)紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工。各系統(tǒng)的無縫對接實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，在線歸檔、前端控制，檔案利用更加便捷高效；檔案管理業(yè)務(wù)流程的在線管理，促進了檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化，提高了工作效率；紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工，為全面數(shù)據(jù)共享提供保障?；ヂ?lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)為全面實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支撐和保障。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，全面實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的大勢所趨，且必將實現(xiàn)。

結(jié)論

對綜合檔案進行數(shù)字化管理是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的正確反應(yīng)，借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)背景的影響，對檔案管理工作進行深入分析并做出改進，從基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件、管理制度、技術(shù)條件和人才培養(yǎng)等方面采取措施，有效地推動綜合檔案的數(shù)字化管理進程，從而體現(xiàn)出檔案資源的價值最大化。

參考文獻

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[2] 金廷英.淺談檔案數(shù)字化管理應(yīng)用現(xiàn)狀及對策 [J].辦公室業(yè)務(wù).2015（6）.

（作者單位：中新天津生態(tài)城人力資源服務(wù)中心）