淺析電子檔案在檔案管理中的應用和安全維護

齊俠

隨著信息化時代的飛速發展和信息技術在檔案工作中的發展和運用，電子檔案的應用已成為檔案管理的重要組成部分。電子檔案改變了沿襲多年的以書面表格逐級上報的形式；管理模式由原來手工作形式向現代檔案的信息管理模式的轉變。本文通過分析電子檔案的特點和優勢，對應用過程中安全管理存在的隱患和措施進行談論，以期推進檔案現代化管理水平。

一、電子檔案的特點和優勢

1、電子檔案生動形象的再現了生產社會實踐。比如衛生計生系統的電子檔案和紙質檔案一樣，同樣具有原始記錄性、有效性、階段性、完整性特點。優勢是電子檔案比紙質檔案更生動形象的再想了生產社會的實踐過程，更有利于檔案信息資源的整合和傳遞，因為衛生計生檔案是在某個特殊時段記錄的數據，能為國家和各級政府掌握人口發展趨勢、人口流動狀況以及衛生計生動態提供真實生動的原始資料，利用價值較高。

2、電子檔案有利于工作效率的提高。檔案工作從傳統的手工操作、查詢、保管到目前計算機輸入、查詢、傳輸、下載、智能監控保管等，把檔案管理人員從繁瑣枯燥的操作中解放出來，減少了人為的損壞，延長了檔案使用壽命。不僅為檔案歸檔提供了自動化和系統化的管理手段，而且還簡化了流程，有利于正確無誤的做出各種數據分析，快速提供有價值的參考數據，免除了檔案管理人員立卷歸檔和檢索查詢等困難，縮短了查閱時間，減輕了勞動強度，提高了工作效率。

3、電子檔案有利于文件的補漏增缺。傳統的紙質檔案在文書立卷歸檔以后，如遇到資料收集不齊或漏交文件歸檔時，需要重新拆卷來補漏增缺。在拆卷過程中有可能損壞到部分原始檔案。而電子檔案實行微機化管理，直接用電腦軟件，即刻就可以補漏增缺，既省時又省力，還節省存儲空間，文檔也不易積存丟失，管理起來更加靈活廣泛，大大提高了檔案管理人員工作效率。

4、電子檔案便于異地備份規避災害隱患

四川汶川地震自然災害發生后，造成的檔案損失引起了國家各部門的重視。2010年5月，“全國檔案安全體系建設工作會議”要求“無論是檔案室還是檔案館，所有歸檔保存的電子文檔應至少有一套異地備份”。電子檔案異地備份，是適應新形勢發展而強調的新要求，同時基于其便于存儲和傳遞的特點，是紙質檔案難以做到的，紙質檔案一旦遇到自然災害洪水或大火，損壞后就很難再恢復，因此把部分紙質檔案做成電子檔，是刻不容緩的重要工作。

5、電子檔案的應用有利于提高檔案管理質量。比如我們衛計系統，由省市統一開發應用的《江蘇省已婚育齡婦女綜合信息平臺》可方便、快捷的查詢到育齡婦女的信息。這樣做至少有以下優點：統計速度快。數據上報只需要幾秒鐘時間；數據準確。排除了在抄錄數據過程中由于人為因素而出現的差錯；只需點擊鼠標，利用現代化計算機網絡，十分方便地進行數據傳遞；不用手工統計計算，大大地減輕了檔案工作人員的勞動強度，可以把精力用在檔案編研和二次信息開發應用上，有利于提高檔案管理工作質量和利用效率。

二、電子檔案在管理應用和安全維護方面存在的隱患。

1、網絡風險性的存在。隨著科技的飛速發現，電子檔案可以通過網絡進行遠距離調用，可能存在信息被修改、被盜用等風險。還可能因為微機存儲系統方式多樣，在各種方式轉換過程中容易造成檔案信息的缺失，如更新不及時，也可能造成檔案信息的丟失。

2、檔案管理人員意識淡薄。個別單位和工作人員對電子檔案的認識停留在較低層次，安全保密意識淡薄，認為只要按照檔案管理規定進行管理就行，放松了對電子檔案安全隱患的警惕，沒有意識到檔案信息網絡安全的重要性與緊迫性，造成檔案信息的泄密，造成不可嚴重的不良反應。目前我縣衛計系統檔案管理人員年齡偏大，知識結構單一，多是兼職，只求過得去，不求過的硬，缺少動力和活力，沒有創性精神、進取精神，不能滿足于當前檔案信息化建設的需要。

3、管理設施落后，管理軟件不匹配。很多單位只注重引進技術，忽略了對技術所運行的網絡環境進行分析，沒有對設備隱患進行安全防護改造。對電子信息與網絡安全保護能力較弱，保密技術防范設施落后，比如殺毒軟件和防火墻等方面存在漏洞，致使電腦感染病毒和黑客的入侵，造成信息泄露、丟失或者電腦硬件的損壞。比如衛生計生檔案中人事管理檔案、醫療統計數據等文件，由于其軟件的專用性而無法與檔案軟件兼容，導致歸檔的電子軟件在脫離其軟件支持環境后不能在本部門計算機上打開查閱，從而影響了檔案的使用和利用。

4、檔案管理制度不健全。我們國家雖然頒布了一些涉及信息安全的標準和規定，但是這些標準和規定部分還處于探索階段，其中直接與檔案工作者信息安全素質要求相關的內容很少，幾乎沒有，從源頭上無法改變我國檔案工作者信息安全素質的現狀。

三、對電子檔案在管理應用和安全維護工作的幾點措施。

1、加強網絡技術的安全監管。積極利用防火墻等網絡前端技術，屏蔽內網與外網的連接，阻止非法信息的入侵，最大限度的保護檔案信息不被非法更改、破壞和拷貝；采用人侵檢測等主動信息安全防護技術，對防火墻技術進行有效修補；采用實時檢測可疑的連接，監控非法訪問，檢測外部入侵行為的同時還能檢測內部非法活動。

2、增強檔案管理人員的信息安全素質。

信息安全素質是檔案管理人員的必備素質，是提高檔案管理水平，確保檔案管理安全的重要素質之一。檔案管理人員必須掌握計算機、英語、和網絡知識等，只有掌握了這些基本的知識，才能更快、更好地為開發現代化的檔案管理奠定基礎。首先，應加強檔案管理者對工作的敏銳感，責任感，深化安全意識，轉變管理觀念，確保安全管理制度落實到位。其次，應加強檔案管理人員的信息安全管理技能的培養，提高管理人員掌握信息技術的能力，以便有效的應對各種影響信息安全的隱患。最后，要加強檔案人員的培訓，使其了解掌握電子文件的相關知識，提高運用和處理現代化信息的能力，能擔負起對電子文檔監督管理作用。

3、做好硬件設施上的準備。最底層是“硬件集成平臺，他是實現集成管理的基礎性平臺?！笔紫葢皶r添置計算機交換器，路由器，存儲器和服務器等，同時還需要配置相應的網絡安全設備，及時做好軟件及硬件的更新換代。定期進行維護和調試網絡，確保電子檔案管理軟件，正常運轉，充分發揮效能，確保軟件系統安全運行。其次，加大防殺毒技術的應用，在主機上采用防病毒芯片及設置網絡目錄和文件訪問權限等各種手段，改變被動防御的不利局面，以主動防御為主。最后，應建立網絡監控平臺，對所有機器進行定時查毒功能，對客戶進行掃描，檢查病毒情況，使用網絡管理平臺在線報警功能，使檔案管理人員，能及時應對病毒入侵。

4、完善檔案信息管理制度。為有效應對電子檔案信息的安全問題，除在技術上采取防范措施以外，應建立科學合理的管理制度。通過對電子檔案信息的全程管理，確保各個環節安全。首先，明確劃定電子檔案文件制作責任人，問題道人，責任到人，做到及時積累電子檔案文件，避免因管理松散而導致的信息被改動。其次，建立科學的歸檔制度，嚴格予以執行，并完善電子檔案文件的管理制度，避免在轉換過程中出現信息丟失或者失真現象。最后，還應強化電子檔案的使用管理，嚴格按照檔案信息管理制度進行檔案的調閱和復印，避免在使用過程中發生泄密或者信息受損等情況。

（作者單位：江蘇省豐縣衛生和計劃生育委員會）