數字檔案館績效測評流程及關鍵事項的處理

顏丙通　王奕　蔣君毅

[摘要]數字檔案館績效測評包括明確價值取向、確定戰略目標、選取測評方法、制定測評方案、劃分績效等級、實施績效監控、績效反饋與應用等流程。在測評工作中，應對測評主體、對象、過程、及結果反饋等關鍵事項進行技術處理。

[關鍵詞]數字檔案館；績效測評；流程；處理

[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）20-0089-02

流程運行得是否順暢、合理關系到測評結果的科學性，因此，構建規范化、系統化、易于執行的測評流程是做好數字檔案館績效測評的必要環節和重要保證。

一、數字檔案館績效測評流程

（一）明確價值取向

明確價值取向是績效測評的首要環節。嚴格說來，無論是國家綜合性檔案館、專門檔案館、部門檔案館還是事業單位檔案館，數字檔案館績效測評都屬于政府的公共職能（或公共職能拓展）范疇。在哲學層面，價值取向是政府“理性層面的行為取向”，包括“增長、公平、民主、秩序”。增長與民主是價值取向的前提和目標，而公平與秩序是實現價值取向的內在約束。從某種意義上說，價值取向是意識形態領域數字檔案館績效測評的理念認同與頂層設計。

（二）確定戰略目標

測評主體對組織愿景的描述與總體戰略規劃是確定績效戰略的落腳點。與價值取向相對應，績效戰略的確定是將測評工作落實到業務戰略層面，使數字檔案館績效測評具備可執行的基礎。

組織愿景的描述和戰略規劃的實施主要有以下節點：（1）建立組織網絡。包括組建績效考核團隊，成立工作小組，明確相關人員的崗位職責。（2）開展前期調研。即了解并掌握組織內各測評要素的基本情況。（3）編制工作計劃。主要明確各測評對象的責任分工。（4）宣傳與培訓。通過宣傳與培訓，將組織戰略傳遞至各測評參與方，取得理念上的價值認同并成為最高指導原則。（5）制度保障。包括制定行為準則、獎懲措施等。

（三）選取測評方法

測評方法的選擇是績效管理工作的重要一環。績效測評的方法種類多樣，比較常見的有目標管理法、關鍵指標法、標桿管理法、全視角考核法、平衡計分卡等。這些方法本身不存在優劣之分，只有當針對某一特定組織戰略的測評時，因戰略描述的側重點差異，才會在具體測評中體現各自的優勢與不足，既能充分體現測評目標的準確度、精細度、可操作性強，又能圓滿實現組織戰略目標的方法才是最優方案。

就數字檔案館來說，可以通過對方法的內涵、特征以及優劣的分析對比，結合數字檔案館績效目標的內在邏輯和內容特點，最終選擇合適的績效測評方法。我們認為，平衡計分卡是數字檔案館績效測評的優先選擇。

（四）制定測評方案

測評方案既是操作指南，也是直接載體。其中，設計一套科學完善的測評指標框架體系是重中之重，也是數字檔案館績效測評的核心工作。

測評方案可以概括為“圖、卡、表”，即：（1）開發戰略地圖。通過對數字檔案館戰略目標的描述與分析，開發組織戰略地圖、職能戰略地圖和業務戰略地圖。（2）設計平衡計分卡。根據戰略地圖進行分解，設計平衡計分卡指標框架體系。（3）設計績效考核表。在平衡計分卡的基礎上，設計組織績效考核表和員工績效考核表。

（五）劃分績效等級

績效等級的劃定是測評結果的直觀呈現。在數字檔案館績效測評中，這一結果的形成至關重要，起到承上啟下的紐帶作用，它不僅為當前組織績效的檢驗、判斷提供清晰的依據，同時還為后期的績效反饋、創新提升提供參考樣本。

績效等級劃分的內容有：對照測評指標框架體系，根據測評對象的實際表現進行績效等級劃分，公布測評結果。

（六）實施績效監控

數字檔案館績效監控是監控主體對“績效的進展和效果進行持續的監測和控制，及時發現并糾正績效目標實現過程中的各種偏差”。績效監控可分為內部監控和外部監控。內部監控主要包括檔案行政主管單位、上級檔案業務主管部門、本組織內設相關部門；外部監控主要包括社會公眾、第三方非營利組織、大眾媒體等。內部監控是績效測評方案得以有效執行的基礎，外部監控是實現績效測評結果透明的重要保障。

（七）績效反饋與應用

績效反饋與應用是組織績效改善的關鍵，其本質是組織績效的“增長”。它一方面使優勢項目（測評點）得到充分鞏固并持續強化；另一方面對劣勢項目進行專項整改，彌補以致最終消除與績效目標的差距。它不僅是數字檔案館績效測評具體目標不斷修正、適應并深化的客觀要求，也是其總體戰略逐步改善、創新和提升的過程。

績效反饋與應用是指測評主體根據等級劃分的結果進行分析、總結，形成績效分析報告和改進方案，并在最短的周期內將其及時反饋至測評對象，督促其應用至各項具體目標和行動計劃，最終實現組織績效提升的過程。

二、若干關鍵事項的技術處理

為保證數字檔案館績效測評實施的效果，還應處理好以下關鍵事項：

（一）測評主體客觀權威

1.避免主觀認知。數字檔案館建設是一個循序漸進、螺旋發展的過程，其運行成效沒有永恒的優勢或劣勢，更沒有絕對的先進或落后。實踐表明，測評主體主觀臆斷的現象仍然存在，如有些領導往往憑經驗判斷，認為檔案數字化建設好的單位其組織績效就一定比其他單位好，在測評時就避免不了會有先入為主的意見，甚至是人為干預搞暗箱操作，出現“渾水摸魚”，測評結果的權威性可想而知，顯然這與數字檔案館績效測評的組織戰略背道而馳。在實踐中，測評主體應回避自身的主觀認知，以完善的測評指標體系為基準，根據測評對象的真實狀況作出評價，保證測評結果的客觀性和權威性。

2.確保對事不對人。測評主體的主觀傾向性還表現為對人不對事，上級對下級的印象一定程度上左右了測評結果。善于揣摩領導喜好，精于逢迎的下級，即使業務水平一般也能得到上級肯定；不善言辭，但踏實做事，業務出色的下級反而得不到一視同仁。由領導好惡決定的績效測評，一方面“一人得道，雞犬升天”，另一方面“城門失火，殃及池魚”，微觀上會挫傷測評對象的工作積極性，宏觀上阻礙了組織目標的實現。工作中測評主體應摒棄個人好惡，確保對事不對人。

（二）測評對象的差異化與區分度

1.測評對象的橫向差異。從橫向上看，根據地區、行業、部門的不同，數字檔案館績效測評的對象呈現明顯的差異化特征。在測評方案的制訂與實施過程中，應按地區發展水平、行業推進程度，以及部門工作的具體特點，因材施教，以績效測評的基本框架為準則，將相關的若干測評指標作適度調整，盡可能保證績效測評方案的科學性與適用性。

2.測評對象的縱向區分。從縱向上看，根據隸屬關系的層級劃分，數字檔案館績效測評的對象既有綜合館，也有專業館；既有部門館，也有事業館；他們提供服務的內容、對象、范圍、方式等大都存在差別。因此，相關的測評指標還應根據測評對象的特點作適度的區分與調整。

（三）測評過程公正透明

1.測評程序公平公正。評價行為的公平公正，最一般意義上首先是評價程序符合法定，具備法律保障的程序才具有公平正義的根本特征。歸根結底，程序公平（或稱“正義”）“是一種法律理念，即任何法律決定必須經過正當的程序，而這種程序的正當性體現為特定的主體根據法律規定和法律授權所作出的與程序有關的行為”。就數字檔案館績效測評而言，保障測評程序的公平，須做到：（1）程序的制定經過公開意見的征集、公示；（2）程序的執行嚴格遵守測評指標框架；（3）程序的監督要有一套嚴密的組織保障體系；（4）非正義程序執行后救濟途徑的有效實施。

2.測評標準嚴謹適用。測評標準的嚴謹性是指在數字檔案館績效測評框架體系的構建中，將組織的戰略愿景、關鍵領域、衡量指標、指標權重、行動計劃進行規范化、科學化、可操作的設定，強調測評框架體系的相對穩定性。測評標準的適用性是指在針對某一特定數字檔案館績效測評工作中，具體測評指標調整的可伸縮性與靈活度，強調測評指標的適用性。

（四）測評結果得到及時反饋

1.注重結果反饋。結果導向是績效管理理論的核心思想之一。組織目標的實現程度，不是通過目標實施中員工的參與度衡量，而是通過員工的行為結果來認定，以結果反饋作為檢驗當前工作和指導下一階段組織目標的基本尺度。因此，在開展數字檔案館績效測評時，要對測評結果進行及時反饋。

2.實施成效的持續改善。在測評結果及時反饋的基礎上，以下一階段組織目標的達成為核心，對測評目標的預測分析、方案設定、過程控制、結果反饋和事后評估，為新一輪績效測評方案的優化與實施打好基礎，持續改善績效。

（責任編輯：章樊）