電力企業檔案信息化建設的問題

毛金鳳

摘 要：隨著經濟的快速發展和科技水平的不斷提高，信息技術廣泛應用于社會各個領域。檔案信息化建設已經受到檔案業界的廣泛重視，并成為近年探討的熱點課題。而電力企業的飛速發展使檔案基礎資料的收集整理和管理應用也越來越復雜化、精細化，文章將從分析現狀入手，就推進電力企業檔案信息化、數字化進程，更好的發揮其在生產建設中的作用進行探討。

關鍵詞：檔案 ；信息化； 企業管理

1 當前電力企業檔案管理模式及存在問題

1.1 檔案管理模式

隨著公司的發展，原有OA版本已不能適應檔案工作需求，其引發的問題還有可能導致嚴重的后果。現在使用的軟件都沒有實現全文檢索、在線OCR、web查詢等功能，且0A軟件在科檔管理方面存在重大缺陷：在安裝過程中，不同平臺的數據導入時出現丟失；在日常管理中，時常出現數據（案卷或文件）丟失現象；數據庫無法備份，數據安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時存在時，檔案的分類出現沖突現象，致使檔案號紊亂等。

1.2 檔案存儲模式

當前檔案業界還是支持以紙張為主要的存儲介質。集團不僅需要解決部分紙質材料的數字化轉換和處理，還需要解決企業日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數字化轉換和處理。

1.3 檔案查詢模式

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調卷，辦理相關手續。紙質文件給檢索調閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準率低，容易出現文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業務檔案資源向公司各級部門提供良好的服務。

由于OA系統并非專業的檔案管理系統，所以其查詢功能簡單，檢索信息的查全率和查準率都較低，無法迅速快捷地找到所需要的信息，給檔案管理工作帶來了極大的不便。作為大型的集團企業，所屬企業眾多而且檔案管理都是相對獨立，橫向縱向各不互通，所以未能實現資源的共享和整合，不能更好地發揮檔案的效益。

2.電力企業檔案信息化管理中存在的問題及原因分析

就電力企業整體來講，目前檔案的信息管理與企業的經濟發展相比是滯后狀態，主要表現在：

2.1目前檔案管理的模式主要是采用電子和手工并行的管理模式，在保存電子檔案的同時，按照國家的有關規定同時手工整理實體檔案歸檔。在大部分電力企業中當前的文書檔案管理系統主要使用OA系統（Lotus），基本做到了檔案的電子化；在科技檔案管理方面除了使用OA，還需要兼用其他軟件。隨著企業經營的發展，原有OA版本已不能適應檔案工作需求，其引發的問題還有可能導致嚴重的后果，比如出現數據（案卷或文件）丟失現象、數據庫無法備份、數據安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時存在時，檔案的分類出現沖突現象，致使檔案號紊亂等。

2.2當前大部分電力企業還是以紙張為主要的存儲介質。不僅需要解決部分紙質材料的數字化轉換和處理，還需要解決企業日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數字化轉換和處理。

2.3在當前手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索的一般流程為：查閱案卷目錄——文件目錄——根據文件目錄記錄的檔案檔號信息查找檔案在庫房的存放地址——通知檔案室調卷——辦理相關借閱手續。傳統的檔案資料給檢索調閱帶來了很大的困難，并且在整個查閱過程中，很多情況下查詢的途徑不夠全、查全率、查準率不高，容易出現文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業務檔案資源為企業提供良好的服務。

造成電力企業檔案管理信息化與經營發展不相適應的原因，主要是因為企業檔案信息化是近幾年才逐步提出和開展的，在大多數電力企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。但是由于其信息僅限于在檔案室內使用，不能實現整個企業信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發和利用。同時電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，也在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。

3.電力企業檔案管理信息化的主要措施

3.1更新觀念，提升對檔案管理信息化建設的重視程度

電力企業的領導層和決策者要站在推進企業長遠發展的高度，對檔案管理信息化建設給予高度重視。電力企業領導和決策層要以改革創新的思維、高瞻遠矚的眼力、敢為人先的魄力積極加快檔案管理信息化建設步伐，促進企業內部基礎管理工作上水平、標準化、科學化，從而促進企業經濟的持續快速發展。

3.2加大投入力度，建立健全一套現代化的檔案信息管理制度體系。檔案信息化的前提是加大對檔案管理工作的軟硬件建設投入，電力企業要在硬件上舍得投入、敢于投入，對于原來使用的計算機、數據集成系統進行更新、更換。對于設備的使用、管理要建立一整套規范運行管理制度，制定出統一的、標準的規范體系。要按照國家規定的信息化管理的標準，根據電力企業自身發展的需求和特點來制訂內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。

3.3加強檔案管理人才隊伍素質建設。在電子信息技術高速發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是電力企業的當務之急。一方面，要大膽通過引入和退出機制，多渠道招錄和引進綜合素質高、思想品德好、業務能力和責任心強專業的技術和管理人員；同時將原來一些實在不適合現任檔案管理的、年齡偏大、學歷偏低、沒有相應專業技術的人員通過采取分流、轉崗等方式調離檔案管理部門。著力打造一支既懂計算機技術、通訊技術，又精通檔案業務的復合型檔案管理人才隊伍。另一方面，要通過內部挖掘潛力，采取靈活多樣的方式，對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。總之，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

3.4進一步做好企業信息檔案的安全防護工作。檔案信息化建設依托電子網絡平臺，安全風險防范必須放在重要的位置，要給予高度重視。要切實加強電力企業檔案管理現代信息化安全保障機制建設，提高檔案人員的警惕性，通過設置信息系統登陸使用權限和密碼、安裝防火墻及防病毒軟件并及時更新、普通計算機不被用來存儲涉密資料、電子檔案出入庫是要加強檢驗鑒定等手段進行防范。要從根本上鏟除黑客、病毒以及其他因素對檔案管理信息系統的威脅。

綜上所述，在現代信息技術發展的大前提下，新型載體檔案取代傳統形式的紙質檔案是未來檔案管理工作發展的趨勢。在此形勢下，電力企業紙質檔案的功能將逐漸轉化為資料的存檔，強調其歷史性與原始性。而電子檔案則具有更強的實用性功能，可以很好的聯系電力企業各個部門之間的關系，并以此提高工作效率。同時，電力企業檔案管理部門需要進一步建立完善的管理體系與制度，平衡兩者關系，以加快電力企業檔案管理工作的前進步伐。

參考文獻：

[1]陶碧云 論檔案信息化內涵及其相互關系[J]. 《檔案學通訊》 2002.6

[2]國家檔案局. 紙質檔案數字化技術規范[S]. 2005endprint