檔案管理信息化探究

張曉春

【摘 要】隨著當前信息化、網絡化發展的不斷加速，檔案管理的模式逐漸的更新，并且各種新型檔案管理技術逐漸的深入，我國的傳統的檔案管理已經不能適應當前對檔案管理的要求。在日常的辦公室檔案管理中，傳統檔案管理的效率很低，并且對檔案的利用程度很低，導致實際的工作人員的工作的態度不積極，不能為企業創造應有的價值。在這種形勢下，檔案的信息化是必然。

【關鍵詞】檔案；管理；信息化

一、檔案管理信息化及其內容

檔案管理信息化的終極目標是實現信息資源的社會共享。《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：先制定好檔案信息化管理的相關標準、研發出信息化管理的軟件；加強對檔案的電子文件的管理，做好在電子文件管理、利用、保管等中完善的網絡體系建設，實現全國檔案的信息共享。檔案的信息化管理的主要內容有：

（一）基礎設施建設

建設基礎的信息化檔案設施，以開發和利用信息檔案資源和信息化科學技術為基礎，建設信息化檔案網絡體系。

（二）信息資源建設

檔案的信息化建設的過程中，其作為社會經濟發展的重要的戰略資源，其使用價值和開發價值很高。當前對其的開發和利用也是檔案信息化開展的核心任務之一。

（三）標準規范建設

建設標準化的檔案信息化管理系統是當前檔案信息化開展的首要任務。在電子檔案興起的現在，應重視檔案的信息化管理，實現檔案信息資源的重點的標識，實現對當前信息化資源的重點的描述、存儲、交換、管理等。建設規范化的體系。

（四）應用體系建設

隨著當前檔案化信息的開展，完善檔案的應用體系建設是其建設信息化網絡的技術保障。

（五）人才隊伍建設

人才隊伍建設是檔案細信息化建設的根本。其對檔案信息化管理的各個方面都有著重要的影響。

二、辦公室檔案管理信息化現狀

（一）辦公室人員對檔案管理信息化重要性認識不足，檔案管理仍存有“為保管而保管，重保管輕利用”的思想

（二）檔案管理的標準化水平低

當前在企業中檔案信息化建設的標準沒有形成統一標準，只是在某一個行業或者是系統中有著一項規定或者是標準，不能全面在檔案的信息化管理的過程中進行實施。

（三）檔案管理的硬件條件薄弱

當前在辦公室不同的部門檔案信息管理中，其所使用的內存和軟件的大小不同，各種硬盤的使用量和擁有量也不同，這就表明了在檔案管理的不同辦公室各種硬件配備的程度不同，有的檔案管理部門硬件，沒有達到數據交換的機讀目錄檔案系統。

（四）檔案管理人員信息化專業水平低

在當前的信息化發展的過程中，各種信息化辦公室檔案管理人員的計算機實際的操作水平比較低，并且辦公室人員不能正確的使用相關的計算機的命令和技巧，這些就會導致在后續的紙質管理方面電子化、檔案化信息化管理更加的需要專業型人才。

三、檔案管理信息化的必要性

辦公室檔案的信息化建設在公司的管理中起到了很重要的作用。在一個企業中，檔案管理是對館藏文檔的重點的保護，避免因為人為的操作失誤或者是自然的侵害導致檔案資料的損壞。檔案管理使其處在一個安全穩定的狀態，這和公司、企業發展有著很重要的影響，這是企業發展的歷史，將作為企業歷史記錄的第一手材料。在企業的管理中有著很重要的作用。促進了企業的有效的管理，并且辦公室檔案在企業內部的規范化的建設方便企業的良好的發展，促進了企業建設的有序開展。

四、檔案信息化管理的對策

（一）提高對檔案信息化管理的認識

在當前檔案建設和管理的過程中，應該建立辦公室檔案的信息化管理模式，提高檔案信息的時效性，節省整理檔案的時間。改變當前檔案管理在投入、產出的比。改變的檔案管理經費不足的現象。

（二）提高檔案管理標準化水平

在當前檔案管理的過程中，應該保證檔案信息的真實性和完整性。必須在電子文件的形成、流轉、處置、歸檔等各個環節，實行標準化、規范化、制度化管理。在此基礎上，嚴格控制電子檔案管理的各個環節，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統一、保管安全、使用有序。

（三）提高安全意識和防范意識

檔案的安全關系到每一個人，在進行辦公室檔案管理的時候，應該將檔案安全作為一項重要的內容進行保護，做好對檔案的防火墻、數據備份方面的管理，同時提高檔案管理人員的安全意識，做好檔案保護工作，在檔案的管理過程中，防止因為人為造成的檔案的丟失或者是損壞。對檔案設置電子口令，防止被其他人盜用。定期對計算機進行殺毒，防止電腦病毒對檔案造成破壞。對一些可以永久性保存的檔案設置為只讀文件，這樣就可以防止一些不期而遇破壞對其造成損失。

（四）加大檔案資源開發力度

辦公室檔案建設的信息化是檔案建設的核心，這也是在進行數字化管理的過程中，應該重視對檔案信息的整合、加工，實現檔案信息的二次利用。

（五）提高檔案管理人員的素質

重視對檔案管理人員的綜合素質的提升。檔案管理人員對檔案的實際的管理的技術和管理的水平影響到檔案信息的有效利用，對檔案的基礎知識、專業知識的掌握會影響到檔案的后期的管理的安全和效率，這樣就會影響到檔案信息功效的發揮。所以，應該加強對檔案管理的復合型人才的培訓，就檔案管理、信息化知識等內容進行現代化的培養。

辦公室檔案實際涉及的范圍也非常廣，信息量很大，所以事業單位在辦公室檔案方面的管理工作具有很強的專業性，應該強化宣傳工作，從而促使辦公室在檔案管理方面的工作朝著科學化以及規范化的方向進步，為整個事業單位提供更好的、更優質的服務。

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