論新時期檔案工作中存在的問題以及對策

陳志慧

【摘要】檔案是社會政治、經濟、文化等各方面活動的真實記錄，是社會各界察往知來的原始憑證，是國家信息資源的重要組成部分。文章指出了目前檔案管理工中存在的現象，并提出了應對的想法。

【關鍵詞】檔案；管理；信息；宣傳

檔案的重要性無須贅述，但由于一些單位對個人檔案的要求不嚴格或根本沒有，使得人們對檔案的重要性更是觀念淡薄，認為檔案有沒有都可以，對自己的工作、生活沒有影響。其實不然，檔案不僅是我們個人信息的重要記錄，更是與我們生活息息相關。

一、檔案管理工作不嚴謹

檔案與國家建設、城市規劃、單位管理、個人信息都有著緊密聯系，如何搜集管理好檔案，顯得尤為重要。就個人信息檔案而言，一些單位內部雖然設有檔案管理室，但由于平時使用頻率低，長期以來，忽略了檔案的存在價值，在檔案管理人員配備上也不做過多的考慮，經常更換檔案工作人員，沒有對工作人員進行崗位培訓，沒有制定相關的檔案管理制度和細則，缺乏統一管理，不重視日常工作的記錄，認為檔案管理工作只是一種形式，沒有必要花費很多人力與物力進行管理，使檔案管理工作變得混亂。在對檔案的使用過程中，也存在借閱使用不嚴格的現象，收集、歸檔工作不主動、不及時，對新調入檔案或已存入檔案沒有及時梳理、更新、補漏，致使個人檔案信息存在內容不全、丟失、管理混亂等問題。

二、檔案管理工作滯后

長期以來，我國對檔案管理工作主要采用的是以檔案實體管理的模式，很多檔案的管理工作依然以手工進行檔案的收集、整編、管理和提供利用，計算機的配合使用范圍是有限的、輔助的，這種傳統落后的檔案管理模式已經影響了檔案的存儲速度和檔案信息的全面化，在查找利用檔案時并沒有完全改變人工查閱速度慢、工作量大、效率低的問題。限制了查閱檔案的效率和單位工作的進程。

三、做好檔案工作的一些想法

隨著現代化科學技術的飛速發展，檔案載體呈現出多樣化，促使檔案管理工作不斷提高，否則無法有效地保管好檔案這一不能再生的信息資源，為使檔案信息工作能更好地發揮作用，為社會、單位、個人提供更優質、高效的服務，有以下幾點建議：

（一）忠于職守，愛崗敬業。作為一名合格的檔案工作者，首要的任務是維護檔案文件的完整性，維護歷史的真實面貌，自覺養成良好的職業保密習慣，在實際工作中必須客觀公正地履行自已的專業職責，同時，也要努力學習現代化信息技術，系統地、持續不斷地更新知識，更好地使檔案工作適應社會高速發展的要求。

（二）博學求進，提高素質。提高檔案工作者的知識水平、工作能力和專業水平等方面的基本素質，是從事檔案工作的必要條件。因此，檔案管理部門應該加大對內部檔案管理人員的素質提升與培訓，幫助現有管理人員提升管理技能水平，加強檔案管理工作人員解決實際問題的能力，拓寬檔案管理人員的視野，轉變管理思維與理念，提高管理能力，從而積極主動地學習相關管理知識，加深理解，以利于更好地適應新型管理工作的要求。

檔案內容涉及廣泛，這就要求檔案工作者不僅要有專業業務知識，而且還要豐富自身知識的儲備能力，盡可能地提供檔案信息，最大限度地發揮檔案的社會文化作用和利用價值。

（三）重視檔案管理信息化建設。檔案管理信息化已經成為了未來的趨勢，因此檔案管理相關部門及人員應該加強對于檔案信息化建設的重視程度。基礎設施建設就成為了檔案信息化建設的基礎和重要保障。在基礎設施建設方面，既要從整個行業領域去規范檔案信息化的相關標準和內容，同時還應該具體到檔案管理信息化的每一個環節中。檔案管理人員應該圍繞自身檔案管理工作的實際情況，綜合考慮檔案的數量、信息化管理的要求等內容，努力開發特色管理功能，體現自身管理的高質量、高水平。同時，檔案管理還應努力建立統一的、完善的信息化資源體系，努力實現檔案信息的全民共享，可以通過建立專業的檔案管理網站來整合相關的檔案信息資源，并充分運用信息化技術推進相關工作的順利開展。

（四）科學規范化管理。一是在整理檔案時，要充分考慮檔案保管和利用的方便。因此，對于不同種類的檔案、記錄方式、載體材料、機密程度、保管價值等顯然不同的文件，根據情況分別整理，恰當組合。二是在檔案分類時，要有正確的思想為指導，應根據檔案實際內容和相關因素，如檔案的屬性特點、檔案數量狀況及社會利用需要等方面，合理地組織類別體系和設置類目。三是在開展檔案工作制度建設時，要依據相關檔案法律、法規、規章的規定，以及國家和地方有關行政規范性文件的要求，并結合本單位具體工作實際情況，既要注重科學性，又要體現可操作性，要嚴肅認真，實事求是，切忌空泛，難以落實。

四、結束語

隨著時間的推移，檔案利用服務工作會更加受到重視，檔案的社會作用也日益重要和明顯，借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握未來，預見未來。檔案工作是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業，作為一名檔案工作者任重而道遠。

【參考資料】

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