新時期下企業檔案管理以及利用開展分析

姚麗

摘要：社會在不斷地發展變化之中，為了適應社會發展的實際需要，任何企業都要更新發展模式，而在企業的發展過程中，檔案管理發揮著十分重要的作用。因此，企業應該重視對檔案的管理，只有這樣才能減少企業在發展的過程中遇到的風險，讓企業不斷地發展壯大。企業檔案管理工作是企業工作的重要組成部分，是基層基礎建設的重要內容之一，管好、用好企業檔案是每個企業必須履行的重要職責。

關鍵詞：企業檔案；現狀；管理與利用；對策

引言

企業中檔案管理工作對于企業而言非常重要，對于企業的發展有著舉足輕重的作用。通過檔案管理可以幫助企業對每一個時期的工作進行記錄，而且還可以對工作內容和工作經驗進行總結，在一定程度上能夠促進企業經濟的發展。自從我們國家加入世界貿易組織之后，企業的信息安全問題以及檔案管理問題就顯得更加重要。企業在進軍全球化經濟中會遇到一些問題，這時需要采取比較好的管理方法對檔案進行管理，增強檔案管理工作的高效性，對各種企業資源進行合理的整合，幫助企業獲得更好的發展趨勢。

一、企業檔案管理存在的現狀

1、管理思想陳舊

企業在對檔案管理工作進行審查的時候，對檔案部門工作有一個全面的認識，一些管理人員思想陳舊，缺乏創新思想，把對檔案的管理工作僅僅當成是對相關的資料進行整理，不需要花費太多的時間和精力，不能有效地推動企業的發展，使企業的檔案不能得到很好的管理。

2、硬件管理能力不足

站在企業整體的角度，由于信息技術的不斷發展和電子文件的出現，對檔案管理部門也提出了更高的要求，而目前很多的電子文檔在整理過程中出現丟失的現象，阻礙了企業內部文件的溝通，使企業內部關系出現矛盾。在對檔案的管理過程中，相應的管理部門大都將時間花費在對檔案進行收集、核對、整理、保存等這些環節上，把對檔案的保存記錄放在了重要的位置上，卻沒有重視企業的實際工作情況。

3、檔案管理力量還較為薄弱

企業檔案管理人員大多數屬兼職人員，人員素質、工作責任心、業務管理能力參差不齊。主要表現在：一是隊伍不穩定；二是對檔案管理工作者對檔案工作重要性認識不夠，造成企業檔案資料管理不完備、不規范；三是對檔案的重要性認識不足。平時不注重各種文字資料的收集、整理和歸檔工作，到年終才搞突擊，不利于檔案管理工作的順利開展。使檔案的利用價值顯現不出來，致使檔案管理質量一直上不去；四是業務素質不高。對檔案管理人員應具備的理論水平和業務知識學習不夠，不能高質量地完成檔案管理工作任務，實際工作中往往出現檔案材料收集不全，顛倒文件先后順序，案卷標題擬寫不準確，計算機網絡使用不熟練等現象，難于適應新時期檔案管理工作需要。

4、企業的檔案管理信息化建設滯后

企業檔案信息化建設是企業競爭和社會發展的必然要求，然兒企業基層單位大多數沒有啟用檔案信息化管理系統，依然是依靠手工操作，效率低下，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。企業的檔案信息化工作大多數不具備相應的硬件設施和技術標準，人力、物力、財力投入不足，檔案信息化和數據庫建設處于起步初期。

二、新時期下企業檔案管理以及利用對策

1、建立科學的、規范的集團檔案管理體系

根據檔案法和地方檔案法律法規的相關規定，依法管理本企業檔案。集團及各成員企業應遵循“統一領導、分級管理”的原則，由集團總部檔案部門是企業集團內檔案工作的主管部門，統一領導全集團的檔案管理工作，依法進行監督、檢查和業務指導。各成員企業必須接受集團總部檔案部門的領導，負責本企業的檔案管理。明確檔案管理的部門和人員及相應職責，制定相應的檔案管理制度和標準，采用合適的手段、加大集團總部對各成員企業的檔案工作的統一領導、管理、監督、協調的力度。統籌制定企業集團的檔案工作發展目標及工作計劃，協調處理好集團總部與成員企業、成員企業與成員企業的管理接口。采用有效手段，確保企業集團檔案資源利用和安全，發揮檔案作用。充分發揮集團內檔案專業人員的作用，開展培訓，提高檔案工作人員的素質，保證企業集團檔案工作統一、協調、高效發展。

2、加強檔案收集、整理、錄入等工作全過程的信息化

企業需將檔案管理相關人員的業務能力培訓、考核等納入到管理體系中，注意將管理的數字化建設與技術資料網絡性區別開來，加強信息化建設，實現檔案的統一性領導和分級化管理。對企業內部文件資料根據不同類別做好組盤，并分盤儲存，方便后期查詢。在組盤完成后應當將數據庫進行規范性命題，建立盤內的資料目錄，將紙質文件掃描成為影像文件并傳輸至資料庫中，企業公文審批、傳輸等皆在系統中完成。然后由業務部門根據文件的重要程度來確定加密等級，并歸檔操作，加上信息的類別號、加密登記、檔號、訪問權限的設置等。針對企業賬簿數據的相關操作則由會計進行操作，其儲存多由光盤的形式進行，光盤歸檔的時候需做好交接表格的填寫，將部門全程、編號、賬簿全部信息、會計與審核人等信息表明，增強其真實性與憑證性作用。

3、切實加強檔案交接工作

企業要把檔案交接納入工作程序和規章制度之中，要把檔案交接列入有關人員的崗位職責之中。在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位。檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作，機構負責人應認真做好檔案監交工作。

4、加快檔案數字化進程，提高檔案管理的信息化水平

企業檔案管理部門要建立電子檔案和全息數據庫，實現檔案管理模式由原來實體保管向電子檔案信息化的轉變，增加檔案儲存量；要運用計算機軟件，建立檔案電子管理系統，實現對檔案信息資源進行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢；要建立檔案網站平臺和信息服務中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網絡支持，為檔案信息服務社會創造條件。構建從數據錄入—數據管理—數據處理—數據輸出完善的應用鏈條。利用計算機實現檔案資源的自動化管理，提升檔案材料的利用效率，為企業發展提供準確到位、穩定快捷的服務。

5、自覺提高業務技能，適應新形勢下檔案工作的新要求

努力提高自身專業知識和業務能力，認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度，這是新形勢下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。作為檔案管理專業人員，就是要把理論知識應用到實踐中去。如何能學以致用，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。通過不斷培訓學習和日常工作的實踐總結，加強扎扎實實的業務功底和較強的管理能力與服務意識。一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是要勤總結，勤改進，不斷創新。

結語

綜上所述，可以總結出隨著新時期的到來，企業的檔案管理工作越來越重要，企業需要建立更加科學完善的檔案管理制度對檔案進行管理，發現檔案管理過程中存在的問題，采取有效的方法對這些問題進行解決，幫助企業更好發展。

參考文獻

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