基于信息資源共享的企業檔案管理模式探討

翟艷

摘要：大數據時代的到來，檔案管理部門應當意識到檔案數據信息資源管理的大數據特征，通過不斷改進目前的檔案管理方式以應對大數據對檔案數據信息資源共享到來的機遇與挑戰。本文將通過使用SWOT方法探究大數據背景下檔案館數據信息資源整合與共享所面臨的優勢、劣勢、機遇與挑戰，以求能夠為檔案館的相關工作做出有益的探索。

關鍵詞：信息資源共享；企業檔案；管理模式

引言

大數據是由規模較大、結構復雜以及類型眾多的數據構成，利用云計算對數據處理及分析的巨大優勢，對數據信息資源進行整合與共享，不斷形成一種智力資源，提升知識服務能力。2015年，我國提出《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，為進一步加快檔案數據信息資源的整合與共享，不斷發揮檔案管理部門的巨大作用，實現以信息化為核心的檔案管理提供了遵循。

一、企業檔案信息資源共享的必要性

1、企業發展的內在需求

企業發展的內在需求主要體現在三個方面，一是企業的長遠發展戰略，二是企業內部管理的需求，三是企業廉政建設的需要。無論從哪一個方面來看，信息資源的共享都為企業的管理需求提供了便利的條件。首先，對企業的發展戰略來說，信息資源如果掌握不到位，很容易對企業的經營管理和長遠發展造成影響；其次，對企業內部管理來說，由于企業在經營管理中很容產生大量的文件檔案，尤其是在當今時代信息技術高度發達的年代，企業已經逐漸依賴于信息技術的應用。因此，目前企業的信息處理難題，在于海量的電子文件的堆積對企業內部管控的影響，對許多需要以檔案信息為依據的內部管控工作造成了嚴重的影響。最后，對廉政建設來說，檔案資源保留了企業發展歷程中的所有原始資料，有利于與企業日后的查詢與管理，有助于廉潔風險評定準則的準確執行，防止企業內部管理人員出現弄虛作假的現象。

2、企業外在形象樹立的需求

企業檔案信息資源共享對企業的外在形象樹立具有重要的作用，尤其是對一些民生工程來說，由于民生工程是一種取之于民、用之于民的工程項目，因此，公眾是具有知情權的。因此，民生工程在建設過程中，有義務向公眾公開完整的建設信息，保持民生項目的高度透明，讓公眾對企業產生信賴，同時也樹立了企業公平、公開、公正的企業形象，有利于企業在民眾之間產生良好的信譽，提高品牌價值。

二、共享視角下檔案信息資源共享存在的問題

1、檔案信息資源開發重視程度不夠

很多基層檔案管理部門對檔案信息資源開發重視程度不夠，很多檔案管理部門領導在思想上還停留在檔案管理更應該注重保護管理的傳統觀念上，認為檔案就是簡單的資料存放，并不需要進行深入的信息資源開發利用，在項目申請、信息化建設、人力物力投入等方面都缺乏積極性和主動性，直接導致檔案信息資源開發進展緩慢。

2、檔案信息資源開發有限

檔案信息資源開發利用是一項系統工程，特別是在開發過程中需要投入大量基礎設施、信息化辦公設備、資金支持、人力投入等等，但由于很多單位的檔案管理部門資金和人力投入有限，信息管理系統建設落后，在信息資料整理完善和系統開發層面存在明顯缺陷，檔案信息資源開發利用有限。

3、信息技術運用深度不夠

雖然近幾年檔案部門大力推進信息化建設，但從實際投入看還與當前檔案信息化建設實際需求存在很大差距，特別是當前信息技術更新換代速度過快，很多設備和技術需要不斷更新，這對檔案部門信息化建設提出了很高要求，很多檔案部門很難保證信息技術更新換代及時有效。這就直接導致很多新的信息技術不能在檔案信息資源開發過程中得到有效運用，很多檔案管理部門在檔案信息開發過程依然沿用傳統方式方法，信息技術運用深度不夠。

三、基于信息資源共享的企業檔案管理模式

1、建設互聯網平臺

隨著公眾對信息公開需求的日益增長，檔案館的數字化建設也成為檔案管理的一項重要內容。檔案館的數字化建設是借助計算機、網絡、多媒體等工具，以檔案信息資源為核心，對其進行數字化處理，以實現檔案信息的資源共享與利用。檔案數字化可實現檔案的查詢、在線預約等，方便使用的同時對檔案進行集約管理，還能實現檔案的數據交換與共享，提供較大的數據庫滿足使用者的需求。但由于部分檔案的保密性，檔案館的網絡平臺就需要兩條數據線路，一條直接接入互聯網，用戶可以通過該網絡查詢完全可公開的信息內容；另一條要搭建內網平臺，將保密內容按照其保密等級進行分類后供用戶查詢。內網線路要對數據進行進一步的加密，做好安全措施，同時在其登錄接口應該增添身份認證等措施，防止信息被不法分子利用，給社會造成危害。

2、統一標準和操作

標準化是構建檔案網絡平臺的前提。貴溪冶煉廠檔案館召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡平臺使用過程中共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。貴溪冶煉廠檔案館選用《清華紫光企業檔案管理系統TH-AMS標準版》的高質量應用軟件，在實現檔案工作通用需求的同時，最大限度滿足了用戶個性化需求，以信息資源管理為發展方向，構建企業信息資源管理平臺。清華紫光企業檔案管理系統實現了傳統實體檔案管理上的檔案信息數字化管理，通過密鑰文件、圖形圖像處理、在線收集、字段權限控制、規則權限控制、批量掛接、全能瀏覽器、通用報表生成器、OCR漢字識別等多種信息處理技術，實現了從文件處理到自動組卷、檔案整理、打印編目、借閱查詢等檔案工作全過程的標準化、智能化信息管理系統。

3、增強檔案信息開發服務能力和服務范圍

檔案信息開發的最終目的還是要回歸到服務社會和公眾這一核心命題上來，因此在檔案信息資源開發和利用過程中要不斷提升服務能力，不斷擴大檔案信息開發服務能力，廣泛征求政府各個組織和廣大人民群眾意見，結合檔案信息資源開發實際，從服務質量提升入手，將檔案信息資源開發利用作為政府服務社會和公眾的重要途徑，提升檔案信息服務在群眾中的作用。

4、重視檔案的利用

我國市場經濟不斷發展，增強了企業人員的流動率，嚴重影響到檔案信息的資源開發。創新管理模式，取代我國傳統的封閉式管理模式，了解社會和經濟的需求，針對人事關系和檔案工作將服務進行調整，建立的管理制度具備公開性和透明性。

此外應該杜絕出現自帶檔案的情況。企業在發展過程中不夠重視人事檔案，工作人員在錄用之后，他們自己手中還保存著自己的檔案，企業無法實現有效的統一管理，很容易就會出現檔案丟失的情況，這會對于企業檔案管理質量的提高是不利的。工作人員辦理保險業務的時候缺乏檔案依據，企業需要發揮出檔案社會化管理的作用，避免產生不利影響，那么員工就不能自帶檔案，這樣才可以使檔案管理效果得到有效的提升。

結語

總之，要做好企業檔案資源共享工作，就必須從企業的實際需求和時代發展方向兩方面進行綜合的考慮，充分分析目前企業檔案共享模式中的優劣，選擇最適合企業發展的資源共享模式，為企業的檔案管理做出正確抉擇，充分提高企業的管理效率和可持續發展能力。

參考文獻：

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