淺談國有企業檔案管理過程中的保密問題

胡靜

摘要 做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義，尤其對于國有企業檔案管理而言，保密工作尤為重要，在我們檔案工作中起到了非常重要的作用。

關鍵詞 國有企業 檔案管理 保密問題

一、認識企業檔案保密重要性，增強企業檔案保密意識

企業檔案是企業在黨政、生產、建設、經營、財務、人力資源、科研等各方面的管理工作中形成的真實、準確的，對企業具有查考和憑證作用，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。企業檔案作為企業發展的歷史見證，作為企業生產維護的察考憑證，以及企業經濟穩定運營的依據，是企業的寶貴財富，對企業具有重要意義。對于檔案管理工作，我們首先要不斷增強檔案保密意識，重點是認真貫徹檔案管理的有關文件精神，使檔案管理工作有切實可行的依據，并且明確項目各參與單位在檔案管理工作中所負的責任，規范項目各階段檔案及各類檔案的接收和整理工作。為了確保檔案管理工作與項目建設同步進行，我們及時參加項目的單位工程劃分和各類專業會議，在項目建設前，對施工單位提出文件資料歸檔的要求；在工程質量驗收階段，對預交檔案的立卷工作進行監督、指導和檢查，使檔案管理工作貫穿整個項目實施過程。

二、結合企業檔案特點，抓好企業檔案保密流程理順

開發檔案保密功能，是對檔案保密信息和其他各類信息進行加工、提取和輸出的過程，是對檔案資源的有效保護。要做好企業檔案保密功能開發，一是要加強企業檔案收集工作，最大限度豐富企業檔案庫藏，確保企業檔案的完整性、真實性和系統性，同時結合本企業特點、特色和檔案收集的側重內容，重點做好企業重要檔案的收集工作，完善企業檔案實體建設。二是加強企業檔案編研工作。首先明確立卷歸檔材料的重點，并按短期、長期、永久三大保管期限準確把握立卷歸檔的時效性，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。我們及時收集項目建設各個階段的形成材料，對資料的立卷整理進行監督和指導，對資料的質量嚴格把關，認真進行核查驗證，剔除不真實、不規范的材料；同時根據檔案歸檔要求及時督促有關單位在規定的時間內形成完整、規范的材料，杜絕偽造現象的發生。

三、建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規范化開展

檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作規范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員；二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全；三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。而要將檔案管理工作納入企業管理程序，納入企業各部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。

四、圍繞檔案保密目標，推動規范化、科學化檔案管理

現今已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產更為重要的戰略資源。檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產業的組成部分，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。同時，要切實增強做好檔案保密工作的自覺性，積極拓展檔案信息資源，尤其是要進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，做到按時間、按類別及時進行檔案整理。通過對遷建檔案進行整理、目錄錄入，我充分認識到，要將檔案管理工作做細做實，首先要制定一個工作計劃安排收集資料、歸檔工作具體時間，定時向各科室各部門收集相關文件，盡可能齊全完整，并要做到隨收隨歸，方便平時查找，提高工作效率和檔案資料的質量。此外，還要著力完善檔案類目的編排和存放工作，從細處做起，保護好檔案和便于今后利用檔案，為解決企業發展所需各項問題發揮余力。

五、自覺提高業務技能，適應新形勢下檔案保密工作的新要求

努力提高自身專業知識和業務能力，認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度，這是新形勢下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎；二是要勤總結，勤改進，不斷創新。三是為把檔案文化建設滲透到檔案收、管、用的各個工作環節，應重點加大對檔案工作人員的培養力度，定期組織檔案工作人員進行參觀、學習、交流，促使其不斷更新知識，提高主動服務意識，讓檔案工作人員素質適應崗位需要，努力實現檔案工作為企業現實服務價值最大化。endprint