如何做好會議籌備組織管理工作

潘愛東

摘要：召開會議的目的是作出決策，解決問題，布置工作。會議籌備組織工作就是緊緊圍繞并很好的服從服務于這一目的和宗旨，把保證會議的順利，保證完成會議預定目標，保證會議質量和提高會議效率作為工作的指導原則。牢固樹立服務意識、創新意識、精品意識，做到嚴謹細致、高效優質、安全保密，確保會議開得圓滿成功。

關鍵詞：會議管理；流程優化；環節控制；總結提升

會議的組織籌備管理工作主要由各單位辦公室來承擔。總體要求是：牢固樹立服務意識、創新意識、精品意識，做到嚴謹細致、高效優質、安全保密。在具體的籌備組織管理工作中應注意把握好以下幾個環節。

一、認真細致地做好會前籌備工作

擬定籌備工作方案。方案主要包括會議名稱、起止時間、地點、會議議題、參加會議人員范圍、人數、會議日程、分組安排和召集人名單、會議材料目錄和準備單位、會議工作機構設置、負責人和工作方式、會標、會場布置和主席臺安排意見、文娛活動、會議報道、經費預算等。如會議有選舉、頒獎、參觀、合影等活動，也將安排意見一并列入。

起草會議通知。根據批準的會議籌備方案，起草會議通知。會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點、與會人員、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、聯系人和聯系電話等要素。落實與會人員名單。會議通知發出后，按要求認真做好與會人員報名登記工作，及時落實與會人員名單。對請假的與會人員，按程序報有關領導批準。對有關單位的要求和問題，及時請示分管領導，按領導意見答復。

確定會議步驟。會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日做出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導的批準，切不可隨意變動。

會前檢查。會議召開前一天，檢查會議文件材料的準備情況，與會人員報名、分組情況、會議室安排、會場布置及安全保衛工作等。同時，按程序報批《會議須知》，于會議報到前印出。

組織報到。會議工作人員提前進駐會議駐地，組織簽到，發放會議材料、證件及預備會議通知等。布置會場。提前布置會場，擺放座簽，檢查會標、音響等。

二、嚴謹周到地做好會中落實工作

每次會議開始前，提前半小時到會場，分發會議材料，落實領導講話和主持詞等材料，檢查主席臺座次安排和會場的燈光、音響、錄音錄像設備及休息室、茶水等準備情況。落實領導和與會人員的到會情況，向會議主持人報告。落實新聞記者、播音員及發言人到會情況。組織落實有關人員認真做好會議錄音或記錄。大會有發言時，提前通知發言人做好準備，準時到會。提前落實印制會議文件材料，會前發放。做好會議值班工作。會議期間，會議值班室聽會值班，隨時處理各種問題。組織安排好會議期間領導的活動。對需要回收的文件，在會議結束前及時如數收回。注意送行，善始善終。會議結束后，應安排好領導車輛，做好送車工作。

三、及時全面地做好會后總結管理工作

會議結束后，及時總結經驗，查找不足，以利改進。及時將全部會議材料收集整理，交由關檔案管理部門存檔。要建立健全會議管理制度，確保管理嚴格規范，充分發揮會議管理效能。應當遵循精簡、高效、務實、節約的原則，嚴格控制會議次數和規模。會前應當做好充分準備，提高會議質量和效率，杜絕召開沒有明確議題、沒有準備、無實質意義、單獨溝通可解決問題的會議。出席會議的領導和參會人員根據會議需要安排，原則上按照領導工作分工安排參加，杜絕陪會現象，無關人員不安排參會。 做好會議、活動報道。嚴格控制會議經費。對需要經費的會議，應按規定編制會議經費預算，經批準后嚴格執行。會場布置力求節儉實用。會議決定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員應當按照職責分工傳達、貫徹、落實。創新會議形式，提倡利用公司電視電話會議系統召開電視電話會議，切實減少各級領導干部集中開會次數；做好視頻會議系統軟件的開發利用，不斷提高會議效率，降低會議成本。會議通知、簽到單、報告單、會議記錄及相關會議材料由會議組織單位建檔、保存、備查。

總之，會務工作的時效性非常強，它要求參與組織和服務會議的工作人員在一定的時間內必須完成一定的任務，否則就會影響整個會議的進程，嚴重的還會造成惡劣的影響。因此，會前應該準備的工作，必須按時、保質保量的完成，會間的各項服務工作也要講究效率，確保會議質量。會議的善后工作雖然在會議結束以后進行，但并不意味著可以無限拖延，如果效率不高，時間過長，也會影響到會議精神的傳達、貫徹和落實，同樣影響會議的效果。因此，會議籌備組織管理工作是整個會議工作的重要環節，直接關系到會議的效果，會務工作人員必須嚴格地按照會議主辦者或者會議主持人的要求，一絲不茍地做好每一項工作，確保會議開得圓滿成功。

（作者單位：山東鋼鐵股份有限公司萊蕪分公司黨委辦公室/公司辦公室）