辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高

楊寶明

摘要：本文分析了辦公室行政管理的職能，闡述了辦公室行政管理工作的關(guān)鍵要素，在此基礎(chǔ)上提出了提升辦公室行政管理工作效率的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：辦公室行政管理管理工作；角色；效率

一、辦公室行政管理職能闡述

第一，助手角色。在企業(yè)日常辦公之中，辦公室管理?yè)?dān)任著助手的角色和職能，這種角色在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和決策層需要制定新的方案和決策時(shí)顯得尤為重要，此時(shí)需要辦公室銳意創(chuàng)新、錦上添花。辦公室就如同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的左右手，一方面需要在企業(yè)重大決策的過(guò)程中發(fā)揮輔助作用、扮演信息提供者的角色，另一方面則需要經(jīng)常性地幫助單位領(lǐng)導(dǎo)提出一些具有創(chuàng)新性和可行性的意見和建議，真正地發(fā)揮助手作用，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的得力輔助?？偟膩?lái)說(shuō)，辦公室就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的智囊團(tuán)。此外，辦公室工作人員要準(zhǔn)確進(jìn)行自身職責(zé)定位，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地收集信息并進(jìn)行有效地整理挖掘，使得信息能夠突出主題要求、圍繞特點(diǎn)問(wèn)題，能夠在領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中發(fā)揮重要價(jià)值。

第二，參謀角色。日常辦公中辦公室在擔(dān)任助手角色之余，還要主動(dòng)地承擔(dān)起參謀的職責(zé)。企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)計(jì)劃出臺(tái)相關(guān)政策的時(shí)候，辦公室需要緊跟步伐，進(jìn)行信息調(diào)研和實(shí)地考察，給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供決策的支持證據(jù)。一個(gè)正確決策的提出單憑領(lǐng)導(dǎo)的力量是難以有效完成的，更需要辦公室主動(dòng)搜集信息、綜合整合和挖掘信息，并在領(lǐng)導(dǎo)決策的過(guò)程中出謀劃策，從而制定出最適合、最恰當(dāng)?shù)臎Q策和制度。

第三，執(zhí)行角色。辦公室在行政管理中還要承擔(dān)執(zhí)行職責(zé)，需要及時(shí)地將領(lǐng)導(dǎo)做出的決策通知下去，使得上級(jí)部署的工作方針、工作流程完整、詳盡地傳遞到下層中去，同時(shí)還要負(fù)責(zé)監(jiān)督政策的落實(shí)情況，并進(jìn)行檢查和合適，辦公室在完成這些工作的過(guò)程中起到了組織和執(zhí)行的作用。事實(shí)上辦公室執(zhí)行能力的強(qiáng)弱直接關(guān)系到企業(yè)新政策能否順利實(shí)施和落實(shí)。

二、提升辦公室行政管理工作效果的關(guān)鍵因素

第一，要有奉獻(xiàn)的精神。辦公室工作事無(wú)巨細(xì)、繁瑣零碎，但是不論事情大小，辦公室工作都要秉承一絲不茍的工作精神，認(rèn)真對(duì)待每一件工作事務(wù)。在處理辦公室行政管理工作時(shí)要有犧牲小我的精神，以筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，無(wú)論在辦公室工作中擔(dān)任什么職務(wù)和職責(zé)，都需要有無(wú)私奉獻(xiàn)的精神和品質(zhì)。

第二，要有精益求精的品質(zhì)。有人認(rèn)為只要態(tài)度認(rèn)真，那么沒(méi)有人會(huì)做不好辦公室行政管理工作。實(shí)則不然，辦公室工作需要細(xì)致入微的工作品質(zhì)和深入觀察、洞悉的工作能力，日常工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則非?，嵥椋枰哔|(zhì)量、高效率地完成各項(xiàng)工作并協(xié)助好各個(gè)部門。辦公室行政管理工作的開展需要一套完善的工作制度和流程，保證辦會(huì)、辦事、辦文工作都有章可依。

第三，要有量化處理的能力。辦公室行政管理工作兼顧原則性和靈活性，在執(zhí)行政策的過(guò)程中要做到堅(jiān)守原則，但是面臨具體實(shí)施過(guò)程中的一些情況還有靈活和機(jī)動(dòng)，否則決策執(zhí)行可能達(dá)不到應(yīng)有的效果，最后導(dǎo)致事倍功半的效果。因此，辦公室量化管理應(yīng)該以制度依據(jù)為依托，根據(jù)不同部門、不同崗位的人要采取不同的管理辦法。

第四，要有良好的心態(tài)。不論做什么工作，心態(tài)都是最重要的，辦公室行政管理工作也是如此。由于辦公室工作瑣碎繁雜，并且和各個(gè)部門都有關(guān)聯(lián)，在日常工作開展中難免會(huì)有矛盾和摩擦，此時(shí)辦公室人員就需要以健康的心態(tài)進(jìn)行調(diào)整，以超強(qiáng)的服務(wù)精神應(yīng)對(duì)工作中的萬(wàn)變。不論遇到什么情況，都要以平和、寬容和從大局出發(fā)的心態(tài)進(jìn)行調(diào)節(jié)，并找到針對(duì)性的接解決策略，為決策執(zhí)行達(dá)到應(yīng)有的效果而努力，用樂(lè)觀積極的工作態(tài)度去感染基層和群眾。

三、提升辦公室行政管理工作效果的對(duì)策

（一）抓住工作中心

以本職工作為切入點(diǎn)是辦公室行政管理工作開展的中心。一些辦公室工作人員受到本部門工作協(xié)調(diào)特征明顯的影響，一味地通過(guò)協(xié)助他人工作要展現(xiàn)自己的工作態(tài)度和工作意見，但是卻喪失了辦公室行政管理工作的中心，這是一種本末倒置的行為。只有做好本職工作，才能在此基礎(chǔ)上力所能及幫助他人。辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)緊緊把握本職工作，將自身細(xì)致和繁瑣的工作做好，然后再去協(xié)調(diào)其他部門和工作人員的工作開展。在本職工作開展的過(guò)程中，要循序漸進(jìn)，不可強(qiáng)求一蹴而就，從繁雜的工作體系中找到一個(gè)突破口，這樣再進(jìn)行工作開展就會(huì)輕而易舉。

（二）突出工作重點(diǎn)

辦公室行政管理工作內(nèi)容非常多，在工作中一定要把握工作，切忌盲目開展，否則會(huì)使得辦公室工作陷入低效的怪圈。抓住工作重點(diǎn)能夠在很大程度上提升工作效率，使得工作開展達(dá)到事半功倍的效果。管理工作最為突出的特色就是每天都要和人打交道，辦公室管理工作的工作對(duì)象自然也是企業(yè)上下所有員工。因此，為了將工作做好，就必須堅(jiān)持以人為本的工作理念，將每一個(gè)員工的工作積極性調(diào)動(dòng)起來(lái)，使得工作開展更為順利。

（三）把握工作難點(diǎn)

任何一項(xiàng)工作的開展都不會(huì)順風(fēng)順?biāo)?，辦公室行政管理工作更是如此，在工作中必然會(huì)遇到一些難點(diǎn)，研究發(fā)現(xiàn)辦公室工作中的最大的難點(diǎn)就是提升服務(wù)。辦公室工作所有的要求體現(xiàn)在對(duì)辦公人員的要求都可以歸結(jié)為點(diǎn)：工作人員要有專業(yè)的工作素養(yǎng)和較強(qiáng)的工作能力。辦公室工作看起來(lái)平凡，但是對(duì)企業(yè)的發(fā)展卻是不可忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，要在平凡的工作崗位上發(fā)揮重要的作用并非易事。

（四）重視團(tuán)隊(duì)打造

辦公室行政管理工作總結(jié)來(lái)說(shuō)就是“事無(wú)巨細(xì)皆為大事”，雖然彼此之間有職責(zé)上的分工，但是辦公室從總體上來(lái)說(shuō)是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，需要將團(tuán)隊(duì)的作用充分地挖掘出來(lái)，辦公室行政管理工作開展中要注重團(tuán)隊(duì)力量的挖掘，加強(qiáng)人和人之間的合作，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，通過(guò)和諧的工作氛圍來(lái)幫助學(xué)生開放思路、匯聚創(chuàng)意，最終達(dá)到提升工作效果的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]朱中杰.做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的思考[J].科學(xué)咨詢，2010（25）：69.

（作者單位：武漢大學(xué)后勤集團(tuán)）