高校財務會計檔案管理

蔡亮

高校財務會計檔案是學校的重要組成部分，也是對學校經濟活動的記錄和反映，通過財務會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈，可以檢查學校是否遵守財經紀律，在財務會計資料中有沒有弄虛作假、違法違紀等行為，這些都是記錄和反映高校經濟業務發生情況的重要依據。本文就針對高校財務會計檔案管理的重要性為主線，進行深入分析存在的問題及應對對策，使高校財務會計檔案管理不斷優化。

一、高校財務會計檔案管理的重要性

財務會計檔案作為一種信息資源，也是高校技術和經營的真實記錄和一項基本工作，同時也是作為與高校同步發展的一項無形資產，在學校管理等各個方面都發揮著重要作用。規范化、科學化的財務會計檔案管理，是高校必須做好的一項基礎性工作，在高校發展的同時財務會計檔案管理工作不被削弱，建立一套適應高校自己的管理模式，體現高校規范化、科學管理水平的檔案體系，使檔案工作的發展不置后于高校發展速度，推動高校財務會計檔案管理的事業，以此實現學校的前進發展步伐。

二、高校財務會計檔案管理存在的問題

雖然高校財務會計檔案管理的重要性很多人都知道，但是在實踐過程中，仍然存在一定的問題，阻礙了高校的檔案管理事業的發展腳步。

（一）財務會計檔案保管不規范

在財務會計檔案管理中最重要的一個任務就是對檔案的保管工作，它是對檔案進行保存及對其數量、質量進行管理控制的活動。有些高校的財務會計檔案未按照要求歸入學校綜合檔案室進行保管，而是由財務會計個人自行保管，甚至有些高校都未成立綜合檔案室，將財務會計檔案直接裝入紙箱中，放在財務會計室的柜頂上方任意堆放，這種不良現象導致的直接后果就是，當你需要某一個數據時很難找尋到而且還會導致資料有破損，很難分析數據資料。同時，高校保管檔案的代價很大，要有檔案室和檔案管理人員，對條件較差的高校來說是很大的負擔 ，但同時也存在一定的危險，比如一所高校的改組，更換校長，更換檔案管理人員，都有可能因為檔案管理不規范，引起檔案丟失、偽造檔案等現象發生，這樣就不利于檔案管理工作的推進和順利開展。

（二）財務會計檔案立卷不規范

在財務會計檔案管理中還有一個最重要的就是立卷，它是具有參考保存價值的公文。在很多高校中存在很多立卷不規范現象。例如，會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些高校的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。財務會計檔案在移交時雙方沒有按冊清點數據資料，也沒有移交財務會計清單，更沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且在銷毀財務檔案方面，很多文件都沒有被銷毀，甚至是沒有人敢于銷毀，甚至導致檔案的泄漏及銷毀檔案也不及時，造成財務會計檔案積累過多，無處存放。學校在移交相關財務會計檔案時，一般采用的都是文書稿子，但是部分高校都沒有專門的密封紙袋，導致其文件有折痕、褶皺等現象發生。

（三）財務會計檔案管理制度不健全

目前，許多高校都不太重視財務會計檔案管理這項工作，使得檔案資料收集的內容、整理的范圍、分類的標準、移交手續、查詢登記等都沒有制定嚴格的管理制度，全憑管理人員的隨意性來完成。檔案的查詢是由相關人員負責，由于管理人員分散，管理工作集中不起來，加上設施可能跟不上需求，使高校財務檔案管理存在漏洞。雖然一些高校按照有關要求制定了適用于本學校的、較為健全的管理制度和財務會計人員的具體工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。檔案管理制度的不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值，這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

三、高校財務會計檔案管理的建議和對策

（一）加強領導管理，提高認識程度

領導對于會計檔案管理的重視，是完成這項工作的首要前提。高校內相關領導都應對此事加以重視，加強對財務會計檔案管理工作的領導。主要負責人依次對高校進行會計上知道和建議，并且對其進行督查和考核。校內的管理人員和財務處負責人應認識到財務會計檔案所提交的歷史證據，對學校的經濟發展有更好的戰略策劃，在預算和資金上沒有虛假信息。各崗位的財務人員應充分認識到其中重要程度，所有相關資料都要錄入檔案，嚴謹執行工作，以避免出現錯誤時又不能及時進行補修，很可能造成重大事故。所以在工作過程中要保持良好習慣，把重要一些的檔案標記上記號，為查詢檔案時提供便捷。

（二）完善檔案管理制度并嚴格執行

高校財務會計檔案管理需要建設完善的管理制度。同時也應該將校園文書合同、納稅申報、資金支付等進行檔案管理。要把高校財務會計檔案做到統一化，就必須制定一個想要實現的目標為前提，把責任落實到財務部門職員上，出現問題可以直接找對應的負責人。可以制作如《高校財務方案管理職員責任》的制度，規范的收集相關數據，使財務會計檔案管理實施有規律。檔案信息化的建設需要明確發展方向，是目前和未來長期發展目標。檔案管理不只是收集會計檔案、工作方面文件、歷史資料等；還需要管理人員定期進行檢查和資料的整理工作，完善檔案管理也需要對相關人員進行培訓學習，運用現代化發展管理檔案的理念，進行不斷完善改革。

嚴格按照所提出的制度進行工作，在整理文件時候按照分類進行處理，在管理人員進行移交的時候，也要做好檢查工作，確保不出現任何意外，認真仔細辦理移交之后的工作事項。銷毀檔案工作要按照制度進行，徹底進行銷毀，防止檔案資料外泄，另外負責銷毀的人員姓名要進行登記。在登記過后總管理對其進行蓋章確認，標明移交檔案的具體日期，在過后出現為難題是都可以找到相對應的責任人。

（三）增加投入，提高軟硬件環境

在對于高校財務檔案管理方面，要建立安全的檔案，保證財務檔案的安全性。在經濟條件允許的情況下，可以在檔案館中裝上攝像頭進行監控，可以進步一步保證檔案的安全度。同時對于檔案館房屋的維修也是必不可少，設備也要定期進行檢查和更換。在財務檔案管理安排上要提供充足的資金，并保證資金的下發是沒有被亂使用的，一定要用在財務檔案管理事項上，并納入重點重視范圍。任何個人、職位負責人員都不能隨意把撥款挪去使用，在撥款記錄方面也要做好記錄，保證高效檔案管理工作的發展動向。

四、結語

加強高校財務會計的檔案管理，減少資金上存在的紕漏和違法現象。領導不但可以對財務狀況有了解，還可以進行經費開銷把握。會計檔案可以為國家、單位管理提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策，以及單位制定經營決策提供參考。針對上述而言，會計檔案的管理和利用正在展現它的優勢，表示它的作用是不可以被替代，在不斷發展中進行對財務會計檔案管理的完善工作。國家檔案事業是一項艱巨且長久的任務，是我國必須要要不斷完善的工作之一，財務管理存在各個方面，其中高校的財務檔案管理最為重要，高校是國家發展的推動力，其中所有會計憑證歷史的存檔，和各種經濟上事件的保存，所以加強高校財務檔案管理很重要。綜上討論的問題和策略，希望可以給高校財務檔案管理提供有效幫助。