淺談信息化下的現(xiàn)代檔案管理發(fā)展趨勢

李航

摘要：近年來，隨著科學技術的迅猛發(fā)展，檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)。本文介紹了在數(shù)字信息化平臺下檔案管理體系的發(fā)展概況以及未來發(fā)展趨勢。

關鍵詞：檔案；管理；信息化；發(fā)展；趨勢

檔案是對信息進行整理歸納以及分類之后的形態(tài)的一種稱呼，是一個企業(yè)、公司或者是團體活動發(fā)展的記錄，也是信息的儲存。近年來，信息技術得到了廣泛的應用和發(fā)展，使得其在檔案管理方面發(fā)揮著巨大的作用。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應當今世界計算機網絡信息化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢。

一、檔案信息電子化

檔案管理信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網絡化，經系統(tǒng)加工和網絡傳輸后，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。隨著信息化的普及，政府、企事業(yè)單位都有自己的辦公自動化系統(tǒng)，為檔案的收集、保管以及使用提供了方便。管理人員也達到了人手一臺計算機的配置，這就為實現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件基礎。同時也為檔案管理向信息化發(fā)展提供了充足的、完善的條件。在數(shù)字化信息化的大趨勢的推動下，檔案管理工作勢必受到重要影響，傳統(tǒng)檔案管理手段將逐漸被業(yè)界摒棄，取而代之的是全程數(shù)字化管理模式。

二、檔案管理方法科學化

檔案管理工作方法科學化，就是根據(jù)信息社會的特點和檔案工作的客觀規(guī)律，進行合理的組織計劃和控制。科技的飛速發(fā)展，不斷給檔案管理工作提供新理論、新方法和新要求。檔案管理辦法勢必打破傳

統(tǒng)一枝獨秀的局面，呈現(xiàn)百花齊放的態(tài)勢，這種良好的局面將不斷循環(huán)演變下去，預示著我國檔案管理水平走向成熟.管理方法的科學化是新形勢下檔案管理信息化現(xiàn)代化的核心。

三、管理人員素質現(xiàn)代化

文件檔案管理需要耐心細致的工作，要需要具備敬業(yè)精神和專業(yè)素質。因此，必須建立科學的引進人才制度，培養(yǎng)一批高素質的檔案專業(yè)人才，同時還要對這些人員進行科學合理的培訓，使得這些人員對檔案的業(yè)務很了解，使這些人的才能發(fā)揮好，在檔案管理方面進行高度的創(chuàng)新，保證檔案的信息安全。

四、檔案管理制度規(guī)范化

統(tǒng)一的管理標準是檔案管理信息化的保證。標準規(guī)范化也是檔案信息化建設的重要基礎之一檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。檔案管理制度的規(guī)范和完整，能夠為檔案管理工作提供可靠的業(yè)務支撐，縱觀我國目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數(shù)字管理平臺的籠罩下，還需要對檔案管理制度進行更深層次的規(guī)范和調整，使其適應數(shù)字信息的發(fā)展需求，特別是加強對電子文檔的保存數(shù)據(jù)、交換技術、鑒定資源共享等眾多業(yè)務的規(guī)范，這些均是未來檔案管理制度發(fā)展過程中亟待解決的問題。

五、檔案管理滿足社會需求化

采用數(shù)字化管理模式對檔案管理體系進行優(yōu)化改革，歸根到底是為完善社會服務體系。隨著社會的高速發(fā)展，檔案管理也面臨了巨大的挑戰(zhàn)，為了更好的為人民和社會服務，我們首先要更好的利用信息與數(shù)字化這個平臺，對檔案資源進行有效積累分配，實現(xiàn)人盡其用，人盡其才。其次，我們將對檔案管理信息更加充分的開發(fā)與利用。在全國范圍內形成高速的資源共享，從而形成面向全社會和人民的服務宗旨。

六、檔案管理的信息網絡化

由于網絡覆蓋規(guī)模逐漸擴大，為了滿足檔案管理的應用需求，檔案管理在發(fā)展中也不斷重視網絡資源的開放性 。網絡資源的開放性依賴于網絡設備和網絡拓撲。隨著網絡信息的不斷進步，檔案管理的網絡性能也會不斷的完善，引進新設備，新技術是必然的。同時也是保證信息的容和及合理利用的前提。隨之檔案管理網絡的安全也會受到威脅。這就需要我們注重網絡技術的成熟安全與可靠性能，為檔案資料建立全套備份系統(tǒng)和災難恢復系統(tǒng)，制定一系列應急預案，采用更先進技術對檔案訪問人員身份進行識別，加強對電子檔案自身的加密措施，確保檔案的唯一性和真實性，使網絡共享和數(shù)據(jù)交換在更為安全的環(huán)境中進行。

檔案管理的信息化是當今檔案工作的需要，也是適應現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求，針對檔案管理體系的建設仍任重道遠，始終不可懈怠，這要求每一位檔案管理工作者肩負起時代交付的重任，把握每一次機遇與挑戰(zhàn)，與時俱進，力圖將我國的檔案管理事業(yè)推上更高層次的發(fā)展平臺。