淺談水利檔案管理工作的難點及對策

羅媛

【摘要】檔案是記錄單位人員及工作或活動內容的重要資料，是整個單位協調、有序、高效運行的有效保證。隨著我國水利事業的不斷發展，水利檔案的管理顯得更為重要。本文分析了當前水利部門檔案管理的難點，并提出了相應的解決對策。

【關鍵詞】水利；檔案管理；難點；對策

1、水利部門檔案管理工作的難點

目前水利部門的檔案管理問題不同程度地影響著單位的發展，影響著經濟和社會服務功能的發揮。

1.1 檔案工作的宣傳力度不夠。就本單位而言，單位部分職工對檔案管理的概念模糊，認為檔案工作就是保管資料，這就造成在水利檔案形成初期，部分職工的檔案收集意識薄弱。其實一個完整的水利項目檔案應該包含初期的項目來源，項目實施過程，項目驗收提交過程等一系列完整的過程中形成的有價值的各類材料，不僅僅是項目最后的成果，檔案的利用也不僅僅是你來找資料，我給你提供成果這么簡單的過程，如果真的是這樣，那就不叫管理，只是簡單的保管而已。所以在檔案的宣傳上，各個水利部門由于業務繁忙，或多或少都存在這樣的問題。

1.2 歷史遺留檔案分類繁多，不利于利用。很多水利部門的檔案都有相當長的歷史，形成了完整的一系列的有價值的歷史數據，但是查找使用起來卻并非易事。究其原因，一是因為之前的檔案管理是物理性的，手工記錄，翻起來麻煩，而且年代久遠，加上人員退休，查找起來更麻煩；二是當時水利檔案分類太過繁雜，并且分類過程沒有年代標示，以本單位測繪資料來講，僅僅是丹庫一類的河道資料，就有A到G七類，每一類下面還有從1開始的各種阿拉伯數字，其中某一小類檔案可能就只有一兩份，這就導致很多新入職的檔案管理人員難以分清類別，加上這些資料使用頻率不高，突然需要使用這些資料的時候就很難快速提供，給檔案管理人員帶來困擾。

1.3 檔案人員業務素質相對薄弱。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。很多水利部門雖然配備了專門的檔案管理人員，但這些人員大都是從各個部門調過來的，屬于門外漢。而且單位內部的檔案管理大都是傳幫帶模式，師傅帶徒弟一樣的，很多新入職的工作人員根本搞不清為什么要這樣分類，為什么要這樣操作，只知道前輩是這樣說的，我也這樣做。這樣就造成很多分類方法，實際操作不規范。等到前輩退休或者離崗一段時間，檔案提供出現困難。

2、針對水利部門檔案管理工作難題的幾點建議和對策

2.1 加強檔案宣傳工作。建立健全檔案工作規章制度，是規范檔案工作行為的一項基礎建設。在建立健全過程中，要根據水利事業單位的工作特點，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性，每隔一段時間在單位內部組織專職人員和兼職人員進行檔案工作的交流和溝通，相互學習借鑒。現如今，各種通訊工具十分方便，有工作群，有內網……充分利用這些載體，在全局范圍內加強檔案規范化的宣傳，從外業的資料收集到項目的最終驗收，逐步規范單位的檔案管理工作。

2.2 加快推進水利檔案信息化。根據水利檔案種類繁多，利用不便的特點，應該加快實現水利檔案管理現代化，這是水利檔案服務于事業單位改革與發展的需要，也是適應社會對水利檔案信息需求日漸增強的客觀需求。為了使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。之前那些老舊、繁瑣的水利檔案都應該詳細分類，錄入管理系統，這樣更方便日后調取使用。目前，我局網絡版檔案管理專用軟件的平臺建設已基本成熟，為檔案信息化工作的開展奠定了基礎，日后應上下聯動，逐步實現檔案資源數字化、檔案信息利用和服務網絡化、檔案管理技術現代化、檔案信息工作法制化，除此之外，應建立完善的信息數據備份和容災機制，保障操作安全、接入安全和應用服務安全，實現傳統檔案向數字檔案管理的轉變。

2.3 組織培訓，提升檔案管理人員水平。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。由于種種原因，基層水利事業單位檔案管理人員一般都不是專業檔案管理專業出身，檔案管理一般都是傳幫帶模式，缺乏基本的理論支撐。根據這樣的特點，上級檔案主管部門應該加大對檔案管理人員的業務培訓和指導力度，采取多種方式加強檔案知識培訓學習，加強業務學習，提高業務技能。隨著社會的發展，很多東西都在不斷更替，檔案管理人員自身也要不斷“充電”，加強學習彌補自己檔案管理的不足，提高綜合素質。除此之外，還要加強自己的職業道德修養，樹立正確的職業道德觀念，提高自己的業務水平，讓沉睡的檔案活起來，為單位的各項建設發揮不可取代的作用。

3、結語

如今，水利檔案的管理方式日新月異，在改革的大潮中，水利檔案管理應借著改革的浪潮向著現代化之路行進，擺脫檔案保管的枷鎖，勇于探索管理新模式。首先，水利事業單位要重視檔案利用工作，充分利用檔案資源，有效加強檔案、資料、信息的一體化服務，從單純的檔案保管轉向檔案管理，使檔案利用工作常態化，對室藏檔案進行數字化加工，實現檔案資源數據共享、網上查詢等利用服務工作，促進檔案管理逐步從“保管型”向“參與決策型”轉變，由“單一型”向“綜合型”方向發展，真正發揮出多年水利水文資料的作用，為單位的各項建設發揮作用。其次，加強水利檔案的安全管理。安全是水利事業單位檔案管理工作的第一要素。水利檔案一般年份持續，且年代久遠，水利檔案的安全不光是檔案自身的安全，更包括網絡信息的安全。如果網絡安全存在隱患，那么這些水利檔案就很難發揮效用。所以，水利事業單位在推進信息化建設的同時必須要強化信息安全保護意識，保證水利檔案在安全的條件下發揮效用。

參考文獻：

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