行政事業(yè)單位內部控制信息化建設探索

劉文

摘 要：隨著信息時代的到來，信息化已經(jīng)遍及我們的生活，對社會經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生了巨大影響。在行政事業(yè)單位內部，由于人員眾多、賬目復雜、工作繁多等問題，導致從前的人工管理逐漸暴露出了它的許多弊端，所以在行政事業(yè)單位采用信息化管理是非常有必要的。本文將從行政事業(yè)單位面臨的風險、行政事業(yè)單位內控信息化管理基本框架、行政事業(yè)單位應如何加強內控信息化管理等方面來探討行政事業(yè)單位內控信息化建設。

關鍵詞：行政事業(yè)單位；信息化建設；內部控制

信息化管理對一個行政事業(yè)單位來說，不僅可以提高人員的工作效率，而且可以有效降低經(jīng)濟風險。行政事業(yè)單位在日常運行中面臨著極大的經(jīng)濟風險，所以科學、合理地將信息化引入行政事業(yè)單位，對其財務安全有很大幫助。

一、目前行政事業(yè)單位面臨的風險

美國管理會計師協(xié)會在《企業(yè)風險管理：有效實施的工具與技術》報告中，將企業(yè)風險分為財務風險、災害風險、戰(zhàn)略風險和經(jīng)營風險四部分，又在《基于全球視角的財務報告內部控制評估研究》中將風險從客戶、員工、法律、經(jīng)營業(yè)務等十六個方面詳細進行了細分說明。從這些報告中我們可以看到，企業(yè)的運營實際上面臨著非常大的風險，對于行政事業(yè)單位來說，從事經(jīng)濟活動也面臨這些類似的風險，筆者認為，行政事業(yè)單位面臨著下面幾種風險：

（1）人員流動性低，對市場了解程度低，意識型風險較大。行政事業(yè)單位由于其自身的特點，人員建制流動性很低，這樣就造成管理人員由于觀念意識的陳舊而與市場脫軌，但是這些管理人員往往還不自知，總是憑借自己的經(jīng)驗來進行管理，這肯定會造成很大麻煩和差錯，這就是意識型風險。這就要求我們的行政事業(yè)單位工作人員不要總是憑借自己過去的經(jīng)驗來進行管理，而要及時利用信息化技術與市場接軌，了解市場的情況。

（2）制度問題導致的決策風險。我國《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范》明確規(guī)定單位應當建立健全集體研究、專家論證和技術咨詢相結合的議事決策機制。重大經(jīng)濟事項的內部決策，應當由單位領導班子集體研究決定。但是在實際工作中，由于制度和各種其他的問題，導致有些單位極容易出現(xiàn)“一言堂”的問題。這些沒經(jīng)過科學研究制定的決策肯定會嚴重擾亂市場秩序，造成麻煩，這就是決策風險。這要求各行政事業(yè)單位領導要積極使用信息化技術進行管理，使每項決策都有法可依，真正做到維護市場秩序。

（3）經(jīng)濟活動復雜導致的監(jiān)管風險。我國行政事業(yè)單位由于特殊國情的原因不僅僅承擔著監(jiān)管的責任，有時還承擔著社會服務職能，參與市場經(jīng)濟活動。經(jīng)濟活動的多樣性會導致單位內部賬目復雜，不同分管人員不了解其他業(yè)務的性質，財務人員又不直接參與經(jīng)濟活動只單純進行會計核算，很難了解經(jīng)濟活動的性質和意義以及金額是否準確，這就給行政事業(yè)單位的財務監(jiān)管造成一定的困難。而通過數(shù)字化管理就能有效避免這些困境，通過數(shù)字化管理，操作人員可將款項的詳細狀況記錄在案，后期查賬人員隨時可查到這筆款項的來龍去脈，對行政事業(yè)單位提高工作效率和降低差錯率是很有幫助的。

（4）財務核算方法的陳舊導致的財務風險。目前我國行政事業(yè)單位財務工作與企業(yè)財務工作相比發(fā)展較慢，缺乏創(chuàng)新。許多行政事業(yè)單位財務人員不太樂于接受新事物，仍使用舊的會計核算手段，簡單認為會計電算化就是財務信息化。現(xiàn)實中，隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，會計信息化已經(jīng)到了IERP發(fā)展階段，這就要求我們廣大財務人員要積極利用數(shù)字化技術來更新自己的記賬水平。

（5）信息沒有科學公開導致的信息風險。在我國行政事業(yè)單位公開信息要遵守我國有關法律法規(guī)，以防泄密，但是一味地講究保密也會導致一系列的問題，比如監(jiān)管無法展開或無法進行徹底監(jiān)管等，這些都容易導致貪污腐敗等問題的出現(xiàn)，這就要求我們的行政事業(yè)單位利用數(shù)字化技術，設立一定的程序，將保密文件進行加密，該公開的信息要依法公開，這樣才能維護我國社會的穩(wěn)定，才能保證行政事業(yè)單位內部的財務信息安全。

二、行政事業(yè)單位內控信息化管理基本框架

目前我國大多數(shù)行政事業(yè)單位內部已經(jīng)使用了一部分信息化管理技術，但是這還遠遠不夠，行政事業(yè)單位應當搭建內部控制信息化管理基本框架，具體內容如下：

（1）要使用信息化手段進行經(jīng)濟業(yè)務的確認。經(jīng)濟業(yè)務單通過信息化手段來確認是非常能節(jié)省內部系統(tǒng)的工作時間的，對于提高整個系統(tǒng)的工作效率來說是很重要的，并且能保證每份業(yè)務單的交易額、交易量都做到備份，同時工作要求能夠快而精確的傳達到每位工作人員手中，這樣就增加了工作人員的有效工作時間，并且在執(zhí)行過程中隨時可按照單位上層的指令來修改甚至中止工作，這對于高效率的完成工作是很有必要的。

（2）要利用信息化手段進行財務報表的公開透明。定期的財務報表是人們了解一個單位財務狀況的主要途徑，每份財務報表的編制都應該嚴格按照相關法律法規(guī)和規(guī)定來執(zhí)行，但是由于過去人工操作的不嚴謹性，報表容易出現(xiàn)差錯。而信息化生成財務報表可規(guī)避差錯，且短時間內可完成大量人工無法完成的工作，這極大地節(jié)約了單位內部的人力物力，也優(yōu)化了行政事業(yè)單位決策層及時了解單位狀況的途徑，使了解單位狀況變得極為便捷。

（3）增強信息交流。要利用信息化手段來實現(xiàn)管理層與執(zhí)行人員之間以及行政事業(yè)單位與外部單位的信息交流。通過信息化來進行各個人員的交流能夠有效提高信息傳遞的速度和反饋速度，能夠及時知道對接人員的完成情況，對于行政事業(yè)單位有效估計單位內外部狀況有著不可替代的作用，并且能及時對不合適的方案進行修改或終止，以防止行政事業(yè)單位的工作出現(xiàn)差錯。

三、行政事業(yè)單位應如何加強內控信息化管理

（1）加大單位內部的信息化建設。信息化建設要有相應的硬件及軟件支撐，否則一切都無從談起。行政事業(yè)單位首先要建立財務核算信息化系統(tǒng)，每筆賬要通過系統(tǒng)核算并記錄，這樣能便于財務報表的制作。其次，要建立各環(huán)節(jié)關鍵節(jié)點的信息化控制，以防止各個環(huán)節(jié)脫離控制，影響單位的運行。最后，要建立總部與各分部的信息化聯(lián)系，以保證總部的各項規(guī)章制度能夠迅速傳達至各分部，并被各分部迅速理解執(zhí)行。

（2）加大對單位內部成員的培訓。在建立了完整的信息化管理系統(tǒng)之后，要及時對員工進行培訓，這可以增強他們的信息化管理意識，掌握相關知識，知道哪些工作要在信息化系統(tǒng)中做，如何使用信息化系統(tǒng)等。另外，工作人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題要及時提出，以便于系統(tǒng)的及時維護和更新。

四、結束語

在行政事業(yè)單位中使用信息化管理能夠有效提升單位內部工作人員的協(xié)作意識及遵紀守法意識，極大地提高單位內部的工作效率，也能有效防止各種工作差錯、舞弊事件出現(xiàn)。當大多數(shù)行政事業(yè)單位都使用信息化系統(tǒng)來進行內部管理時，相信行政事業(yè)單位內部控制水平會有很大的提高。

參考文獻

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3.嚴勵，王涓.風險理念下的財務信息化——對當前行政事業(yè)單位財務信息化建設的定位與思考.會計之友，2009（32）. （責任編輯：何萌）