淺析中職院校評估檔案材料的收集與整理

【摘要】迎評工作的主要環節就是對評估檔材料的收集與整理，評估檔案材料直觀反映了學校的辦學指導思想、教學條件、師資隊伍、教學改革、教學效果以及教學管理，是評估專家對學校人才培養工作水平的主要參考。本文在闡述中職院校評估檔案材料收集范圍的基礎上，進一步提出了中職院校評估檔案材料的整理路徑，旨在為我國中職院校評估檔案材料的收集與整理提供理論上的參考。

【關鍵詞】中職院校；評估檔案材料；收集；整理

中職院校評估檔案是在學校正常運營過程中形成的，一份完整的評估檔案可以清晰地反映出學校的發展歷史以及教學現狀。作為評估專家正確評價學校人才培養工作水平的主要依據，評估檔案材料質量的高低直接影響著學校教學質量、管理水平的情況能不能真實體現。高質量的評估檔案主要取決于對原始檔案材料的收集與整理，如何準確無誤地將評估檔案收集起來，并采取科學規范地方法對評估檔案材料進行整理，就顯得尤為重要。

一、中職院校評估檔案材料的收集范圍

（一）中職院校辦學指導思想的反映材料

反映中職院校辦學指導思想的檔案材料主要包括學校的各項規劃，如發展規劃、基礎建設規劃、年度工作規劃等等；另外還包括學校教育思想活動的記載資料，如相關文件、媒體報道、活動記錄等等；此外，國外先進辦學指導理念借鑒資料、學校指導委員會名單還包含其中。

（二）中職院校師資隊伍的反映材料

中職院校師資隊伍的反映材料主要包括：學校教師名單，教師學歷、學位，教師科研水平，教師工作記錄，師資經費，教師職稱，科研經費回報率，師生比等等材料。

（三）中職院校教學條件的反映材料

中職院校教學條件的反映材料主要包括：學校總面積及建筑平面圖，教學儀器數量、價值以及使用情況，圖書館書目、流量表以及開放時間，體育器材數目、價值以及使用情況，職業技能鑒定證明，中職學生證書獲取情況等等。

（四）中職院校教學改革的反映材料

中職院校教學改革的反映材料主要包括：中職院校現有專業的設置，各專業的具體介紹，試點專業教學改革規劃、執行以及結果，教學改革成果驗收情況，多媒體教學投入情況，職業技能測試情況匯總，素質教育實施情況，心理健康教育實施情況，社會實踐教育實施情況，職業技能教育改革與實施情況等等。

（五）中職院校教學管理的反映材料

中職院校教學管理的反映材料主要包括：教學管理人員名單，教學管理工作記錄，學校教學管理制度，師生獎勵及懲罰情況，教學各環節的監督情況，師生評教記錄，學校聽課、評課、月活動情況記錄，教學管理系統介紹及使用情況，教學計劃及變更情況等等。

（六）中職院校教學效果的反映材料

中職院校教學效果的反映材料主要包括：學校各專業、各科目的考試成績情況，畢業設計成績，計算機、英語考試通過率、專業技能考核鑒定情況，畢業生就業率及跟蹤調查報告情況等等。

二、中職院校評估檔案材料的整理

一般來講，中職院校評估檔案材料的整理主要采用邊收集邊整理的方法，這也是現行最通用的整理方法，以“件”為單位，對學校的評估檔案材料進行整理。針對評估檔案材料的自身特點，整理的途徑主要有以下幾個方面。

（一）采用單一的分類方法

中職院校在整理評估檔案材料時，應嚴格執行按照年度、內容分類的方法。采用單一分類方法的優點是節省時間，評估專家平均一天的時間內需要閱覽上萬份評估檔案資料，按照年度分類的話有利于提高檔案調閱效率。因此，相關工作人員在整理評估檔案時，首先，要按照內容區分檔案材料，其次，按年度對這些評估檔案材料進行分類。

（二）采用多元化的保管期限

評估檔案材料的最終目的就是服務于評估，這就要求中職院校相關工作人員必須要在最短的時間內提交評估人員所需要的材料，而要保證這份材料的完整性，就必須要有一定的時間期限，該時間可能是一年、兩年，也可能是十年、二十年之久。因此，必須要采用多元化的保管期限，最大限度地保證材料的真實性、連續性與完整性。

（三）以“多軌制”方法編訂目錄

中職院校評估檔案材料的整理主要采用先分級再集中的管理方式。各處室分散的評估檔案材料由本處室的人負責整理，并為這些評估檔案材料編一個臨時的編號，這個編號在材料的外包裝上必須用鉛筆來填寫，方便后續整理工作的展開。在教育督導評估工作即將展開時，由各個科室將整理好的評估檔案材料提交給閱覽室，由閱覽室集中對各處室的檔案材料進行整理，并采用三級目錄的方法，對評估檔案材料編訂目錄，一級目錄為黑體三號字，二級目錄為黑體四號字，三級目錄為黑體五號字，材料目錄格式必須要統一。

三、結語

中職院校評估檔案材料的收集與整理工作是對學校日常運營情況的審視，通過對辦學指導思想、教學條件、師資隊伍、教學改革、教學效果以及教學管理的評估，了解到學校的優勢與弱項，為學校提供了一個良好的發展契機，有利于中職院校未來的運營。

參考文獻

[1]韓曉華.人事檔案材料的收集與整理[J].檔案天地，2012（08）.

[2]謝麗霞.淺談醫院人事檔案材料的收集與整理[J]. 泰州職業技術學院學報，2013（01）.

作者簡介：袁欣（1972.08—），女，漢族，山東青島人，山東省青島市城陽區職業教育中心學校，館員，中學一級。