淺析信息時代高職院校檔案管理策略思考

李賀龍

[摘 要] 近年來，隨著經濟水平的不斷提升，科學技術水平也得到相應的提高。特別是進入21世紀以來，信息化水平的不斷提高對各領域的工作產生了很大影響。可以說經濟的發展促進了信息化的發展，信息化的發展推動了經濟水平的提高。近年來，很多高職院校信息化建設得到了很大提高，這也使高職院校學生檔案管理工作更加快捷、便利、準確、高效。

[關 鍵 詞] 信息時代；高職院校；檔案管理

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）13-0094-01

在信息時代這個大背景下，信息化水平的不斷提高使很多高職院校的檔案管理工作水平有了很大的提高。而且在信息時代下，很多的行業都在追求符合當今潮流發展的策略，而高職院校的檔案管理工作也一樣。因為這些高職院校的檔案管理工作只有順應時代的發展，不斷改革，更多地使用一些新的科技成果，才能使檔案的管理工作更加高效。本文將對信息時代高職院校檔案管理工作的一些創新策略進行簡要的探討研究。

一、信息時代高職院校檔案管理工作改革創新的必要性

（一）時代發展的需要

隨著時代的發展，很多新的科技成果會不斷地取代以往不夠成熟或者是不夠完美的東西，包括高職院校檔案管理工作在內的很多行業工作都必須跟上時代的發展，不斷進行改革創新。只有這樣才能不斷地提高自身的工作效率。信息化對高校的檔案管理工作有很多好處，因為信息化可以節省很多人力資源，而且信息化的工作相比人力來說更加高效、更加準確。所以說信息化可以在減少人力的同時使工作更加精準，這也是當今社會中最需要的。

（二）更加的環保

在信息化技術發展不成熟的時候，很多高校的檔案管理工作都是由人工使用紙張來進行記錄，既耗費大量的人力，而且也極大地浪費紙張，而且不利于一些資料數據的保存。而現在有了信息化的技術，這些問題都迎刃而解了。它不再需要使用大量的紙張，這樣有利于對環境的保護，而且對數據的保存更加有保障，也符合我國可持續發展的戰略。

二、信息化時代高職院校檔案管理工作措施

（一）更新以往的管理觀念

21世紀的信息化時代比以往有了一個非常大的飛躍。這其中包括經濟水平的飛躍，科技水平的飛躍。所以，對高職院校的檔案管理工作來說，非常有必要更新以往的管理觀念，因為如果依舊延續以往的陳舊的管理觀念，會很難適應信息時代的發展，最終可能導致工作難以開展，這就要求管理層盡快更新管理觀念，順應潮流。

（二）提高工作人員的綜合素質

信息化時代的到來，對當今很多工作人員提出了更高的要求。信息化可以說是一個非常新的科技產物，在之前的社會中我們并沒有很多了解與接觸，這方面的人才也非常少。所以說我們要想在高職院校的檔案管理工作中很好地運用信息化技術就必須培養有這方面才能的工作人員，提高工作人員的綜合素質，并且定期對他們進行計算機方面的相關知識培訓。專職檔案管理工作人員的計算機應用能力是提升高校檔案管理信息化工作的基礎，只有提高了相關工作人員的綜合能力，我們才能真正地提高高校檔案管理工作的整體水平。

（三）加大相關設施的投入

為了提高檔案信息化管理水平，我們要提高工作人員的綜合能力，但是在提高工作人員的綜合能力以后，還需要在相關的設備方面加大投入。這其中包括計算機、打印機等高職院校檔案管理工作的必備設備。同時，我們需要開發和應用在工作中要使用的軟件。這樣，我們在培養了工作人員的綜合能力，完善了相關的設備后，才能夠使高職院校檔案管理工作高效運行。

（四）規范信息化的管理標準

在信息化的時代下依舊使用傳統的高職院校檔案管理方法是無法適應信息化的管理模式的。所以我們要更新管理方式，同時，我們也需要健全相應的制度，要求整個的工作過程更加規范。這樣才有助于信息化在高職院校檔案管理工作中的運用，才能夠使整個高校的檔案管理工作更加高效、準確。

信息化時代的到來給我們的生活與工作帶來了非常多的好處，并且越來越多的行業也在逐步使用信息化技術的成果。但是在使用信息化技術的同時我們要做的還有很多，因為信息化與之前的一些生產方式有著非常大的差別。對高職院校的檔案管理工作我們還有很多需要改進的地方，只有逐步完善檔案管理工作，才能夠真正讓信息化技術對我們的工作產生積極的影響，才能夠真正走入信息化時代。

參考文獻：

[1]牛函娟.信息時代高校辦公室檔案管理工作的創新[J].科技創新與應用，2015（6）.

[2]米軍.高校檔案管理工作的創新和信息化[J].中國管理信息化，2015（1）.