淺談基層檔案管理現代化和專業技術人員素質的提高

劉影

摘 要：傳統的檔案管理方式已經成為制約基層檔案管理工作效率的重要問題，只有不斷提高檔案管理人員素質，實施有效的檔案管理策略，才能提高檔案管理工作效能。

關鍵詞：基層；檔案管理；人才素質；工作策略

本文主要研究基層檔案管理工作存在的問題，以及檔案管理現代化的有效措施，提高檔案管理人員素質的主要做法，從而有效應對當代檔案管理工作需要。

1 基層檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作重視不足

基層單位對檔案管理工作認識不到位，沒能樹立起先進的檔案管理工作意識，存在著檔案管理理念落后，檔案管理方式陳舊，檔案管理工作不符合形勢發展需要的問題。首先，基層檔案管理與其它工作不匹配，沒能發揮出檔案的服務作用和支撐作用，無法有效的給各項工作提供數據信息支援。其次，檔案管理工作普遍停留在數據信息的機械性收集方面，檔案管理關注紙制檔案較多，對數據信息和辦公自動化系統的電子文檔收集效率不高，檔案管理往往也只起到檔案保管的作用。第三，還有的些單位把檔案管理工作長期放置于次要的工作地位，不僅領導不重視檔案管理工作，而且也沒能配備必要的檔案管理人員與設施設備。

1.2 檔案管理制度不健全

制度化的檔案管理是保證檔案管理標準化與規范化的前提，有些單位檔案管理工作不注重制度建設，沒能設計出符合檔案管理工作實際要求的工作制度，導致檔案管理工作混亂，檔案管理效率較低，而且檔案管理質量低問題。首先，隨著檔案管理自動化與信息化時代到來，現有檔案管理制度已經嚴重不適應時代的發展需要，基層單位檔案管理制度已經嚴重落后與現實工作需要。其次，基層單位現有檔案管理制度執行不嚴格，檔案管理制度措施形同虛設，基層單位人員不按照檔案管理制度執行，導致檔案數據丟失，檔案數據被篡改等嚴重的問題。第三，檔案管理制度對檔案管理人員和相關人員缺乏必要的約束力，沒能起到督促和指導檔案管理人員的作用，檔案管理人員不重視檔案管理制度。第四，針對性的制度建設不足，例如，信息時代的檔案管理制度與收集信息制度都必須與單位的實際情況掛鉤，但是現有的檔案管理制度在制度針對性方面較低，沒能體現出單位檔案管理的特色。

1.3 檔案管理現代化水平不足

檔案管理是項與時俱進的工作，必須站在時代的前沿，才能全面準確的收集各種數據信息，保證檔案管理工作能夠全面反映和記錄單位工作的全貌，做到為歷史負責，為未來提供發展依據。但是，有些單位的檔案管理工作現代化不夠，沒能實現檔案管理與單位發展的緊密結合。首先，有些單位辦公自動化已經實現，但是檔案管理自動化與信息化發展速度較慢，還沒有配備必要的信息化設施設備，存在著檔案管理工具落后的問題。其次，檔案管理日益依賴網絡化的檔案管理軟件系統，但是基層單位檔案管理軟件系統往往只安裝了上級要求的基本軟件系統，沒能實現行業性的檔案管理軟件系統開發，導致檔案管理軟件建設效率低。第三，在檔案數據日益多樣化，檔案文件類型多樣化的今天，檔案管理急需出臺有效的檔案管理標準，但是檔案管理標準化建設長期落后，現有標準已經不滿足現代化檔案管理工作的實際需要。

1.4 檔案管理人員素質較低

信息化時代的到來，意味著檔案管理的專業化，只有配備專業的檔案管理人才，才能做好基層單位的檔案管理工作，保證實現檔案管理再上新臺階。首先，有些單位檔案管理人員素質較低，缺乏專業的檔案管理工作能力，檔案管理人員多為兼職，從事日益繁重的檔案管理工作壓力較大。其次，基層單位檔案管理工作培訓體系發展的速度較慢，但是現有檔案管理人員不能接受系統的培訓，導致檔案管理人員的專業發展欠缺，影響了檔案管理工作的效率。第三，當前缺乏必要的檔案管理人員約束激勵機制，不僅無法調動檔案管理人員的積極性，而且無法提高檔案管理人員的責任意識，導致檔案管理工作效率長期較低。

2 基層檔案管理現代化的途徑

2.1 引進先進的檔案管理技術

為了實現檔案管理的現代化，滿足當代檔案管理工作的需求，必須注重引進先進的檔案管理技術，依靠強有力的技術保障推動檔案管理工作再上新臺階。首先，相關部門必須重視檔案管理工作，保證檔案管理工作的人力物力支持，提高檔案管理工作的設施設備水平，大力引進現代信息化和現代化的檔案管理設施設備，配備良好的檔案管理工作辦公環境，滿足檔案管理現代化的基本條件。其次，開發先進的而且符合行業需要的檔案管理軟件系統，實現檔案管理軟件系統與辦公自動化系統的對接，這樣可以對基層往來的數據信息進行全面的收集，而且可以提高檔案管理的質量，實現檔案數據的有效傳遞，滿足檔案使用的實際需求不，例如，根據檔案管理需要，開發自動編程和自動檢索目錄系統。第三，全面提高檔案管理人員的信息化與現代化水平，加強檔案管理的信息化與現代化培訓，使檔案管理走向良性發展軌道。

2.2 建立現代檔案安全管理模式

為了實現檔案管理的現代化，必須保證檔案資源的安全，有效應對新形勢下檔案管理出現的安全問題，著力在信息媒介環境下保證檔案數據資源的安全性。首先，圍繞著檔案管理現代化要求，改進傳統的檔案管理安全模式，圍繞檔案管理信息系統開發檔案管理的安全保護體系，形成依靠防火墻，內部網絡運行、殺毒軟件為綜合體系的檔案管理防護系統，切實保證檔案數據的運行使用安全。其次，加強對檔案數據信息的備份工作，保證信息化環境下的檔案數據資源的存儲可靠安全，保證原始數據的安全性。第三，實現紙制檔案管理與現代化檔案管理方式相結合，這樣才能滿足傳統向現代的過渡需要，符合基層檔案管理發展趨勢。

3 檔案管理人員素質提高策略

3.1 豐富檔案管理人員學習途徑

為了全面提高檔案管理人員的素質，使檔案管理人員可以有效的提高自身能力素質，必須使用多種途徑來提高檔案管理人員的能力水平。首先，形成完善的檔案管理人員的培訓體系，注重制度科學的檔案管理人員培訓計劃，實現長期培訓與短期針對性培訓相結合，有計劃的全面提高培養檔案管理人員素質。其次，注重使用網絡慕課教學環境，為檔案管理人員訂購知名大學的檔案管理專業慕課資源，引導檔案管理員運用零散時間自覺。第三，實現課題式檔案管理技能技巧的研究工作，在課題帶動下促進檔案管理人員圍繞基層檔案管理業務需要深入研究業務知識。

3.2 加強檔案管理人員的管理

為了做好基層單位的檔案管理工作，有效防止檔案管理人員出現工作疏忽大意問題，必須全面提高檔案管理人員責任意識，使檔案管理人員深入做好本質工作。首先，培養檔案管理人員的責任意識和安全意識，使檔案管理人員具備高度的責任感。其次，注重結合檔案管理工作的正反面經驗，加強對檔案管理人員的績效考核，使檔案管理人員的工作業績得到及時反饋，這樣可以促進檔案管理人員更主動的完成具體工作。第三，加強引進專業人才的力度，實現檔案管理崗位的輪換制度，給檔案管理人員提供必要的發展空間，全面提高檔案管理人員的積極性。

4 結論

基層檔案管理現代化必須從基層檔案管理工作的實際情況出發，按照現代化的檔案管理事業工作原則，依靠先進的檔案管理人才，全面提高檔案管理效率，解決檔案管理工作中的問題，實現檔案管理的高效性目標。

參考文獻

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