檔案管理現代化實現路徑探討

王洋

摘 要：檔案管理現代化是檔案事業的發展趨勢，是檔案科學理論成果的具體落實，只有從檔案管理的現代化理論出發，克服傳統檔案管理的中問題，才能實現檔案管理現代化。

關鍵詞：檔案管理；現代化；路徑探析

本文在分析國家當前對檔案管理檔案現代化建設的基本要求的基礎上，總結我國檔案管理現代化建設中存在的問題，并且提出有效的發展路徑。

1 檔案管理現代化的具體要求

1.1 檔案管理的數字化

檔案管理現代的主要求是檔案信息的數字化，要求檔案管理工作面向現代信息化環境，著力解決檔案海量存儲和電子化傳遞使用的需求。首先，電子信息技術的快速發展，為檔案數字化應用提供了必要的空間，使用數碼技術可以有效的進行檔案的電子信息采集，為現代檔案管理提供了基礎。其次，原來紙制檔案的電子化，不僅節約了檔案存儲的空間，而且可以提高檔案的使用效率，解決了傳統檔案存儲管理錯誤率高，檔案使用困難和紙制檔案易損壞的問題，使檔案信息的質量更高。第三，在信息化環境下可以實現電子檔案數據的高效使用，特別是在統一數據格式的存儲下，電子化的檔案可以用于大數據分析，可以在現有檔案資料的基礎上發現有價值的新信息，進而對其它工作起到輔助作用，檔案的數字化已經成為時代發展趨勢，也是檔案現代化的必然要求。

1.2 檔案管理的虛擬化

現代存儲介質日益多樣，檔案的使用和管理形式也不斷豐富，實現檔案數據資源的虛擬化，開發出檔案存儲管理系統，不僅可以實現檔案的無紙化，有效的節約資源，而且可以方便的進行檔案數據信息的調取，對檔案事業發展有重要意義。首先，檔案虛擬化可以充分的結合當前的云存儲技術，實現對檔案數據的全面高效存儲，同時有利于借助互聯網技術，實現網絡化的管理，這樣更有利于提高電子檔案的安全性，同時發揮出檔案的實用價值。其次，檔案的虛擬化更有利于檔案隨時查閱，使用檔案的人員可以隨時隨地的調動檔案，檔案管理也實現了依據權限進行的自動化管理，這樣不僅提高了管理工作的效率，而且有效的降低了檔案管理的成本，實現了快捷檔案管理的現實需要。

1.3 檔案管理的社會化

檔案是全社會共同的財富，除了國家的涉密檔案和企業的私人檔案以外，凡是涉及到社會公共事務或者與社會發展有關的公益性檔案應當向社會公布，這樣不僅有助于促進社會事業發展，而且可以挖掘出檔案的財富資源價值，使死檔案變成真正的活歷史，全面提高檔案信息的真實價值。首先，檔案應當進行社會化管理，應當在行政職能部門的主持下，實現現代社會的檔案流通機制，使社會機構和個人可以隨時互聯網渠道下查詢到有用的檔案信息。其次，檔案管理的社會化是現代社會發展的必然要求，是社會進步的重要條件，只有借助各種檔案歷史資料，才能把握社會建設方向，著力實現未來與過往的有效連接。第三，檔案管理的社會化，有助于全面提高全社會對檔案的保護意識，有助于完善檔案管理的機制，最大限度實現檔案開發，解決檔案管理存在的實際問題，形成社會檔案管理的合力，促進檔案管理事業的快速發展。

2 檔案管理現代化存在的問題

2.1 缺乏有現代意識的工作人員

檔案管理工作是專業性極強的工作，現有檔案管理人員的素質還有待全面提高，不少檔案管理人員缺乏現代化意識，沒能認識到檔案管理現代的重要作用。首先，檔案管理人員的操作能力水平與現代檔案管理工作的要求不符，不少人員不具備信息化條件的檔案管理操作能力，不熟悉各種現代電子設備的使用方式，嚴重的影響了檔案信息化和現代化的進程。其次，還有的檔案管理人員缺乏檔案管理現代化的基本理論，不能圍繞著檔案管理的現代化創新性的開展工作，導致檔案管理現代的發展效率低，檔案管理現代化的進程緩慢，嚴重阻礙了檔案事業的發展。

2.2 檔案管理現代化設施不足

實現檔案管理的現代化目標，必須有必要的現代化設施設備和硬件條件作為支撐，但是現有檔案管理工作的設備還不足以支撐單位開展全面的檔案管理現代化改革工作。首先，檔案管理現代化必須配備必要的信息化設施設備，必須有必要的檔案存儲、安全保護、數據檢索設備等硬件條件，但是有些單位相關設備配置層次低，信息化設備不符合檔案管理的實際需求。其次，沒能結合實際情況開發出專業化的檔案管理軟件系統，雖然進行了檔案的現貨化管理，但是現代化的檔案應用率較低，檔案沒能在現代化的環境發揮出指導實踐，提供必要的決策參考等作用，因此影響了檔案的現代化價值，實質上不利于檔案管理現代化的長遠發展。

3 檔案管理現代化的主要路徑

3.1 完善檔案管理系統建設

為了提高基層單位的檔案管理現代化效率，著力解決檔案管理現代化工作中的問題，必須開發出完整的檔案管理信息系統，注重運用系統軟件來全面收集和管理檔案信息。首先，應當根據檔案的使用需求，設置不同級別的管理權限，在由專業人咒負責檔案管理現代化建設，在此基礎上制訂科學的檔案管理體系，使所有的檔案數據都納入到相應的檔案管理體系當中。其次，注重完善檔案數據存儲與管理功能，檔案管理應當支持不同的類型的文化數據進行有效轉化，可以實現借助互聯網渠道的安全傳遞，而且能夠方便不同部門在同一體系下進行必要的數據檢索工作。第三，檔案管理系統還要進行檔案使用的權限設置，加強對檔案數據的安全監管，有效防止因為各人操作錯誤給檔案管理帶來的實際問題。

3.2 形成現代化檔案運行機制

檔案管理的現代化應當實現對檔案數據的全過程管理，要從檔案數據的收集、檔案的制作、傳遞、使用等各環節進行管理。首先，應當加強相關的軟硬件設施的投入，不斷提高檔案管理的設施質量，解檔案管理的硬件不足問題。其次，形成科學的現代化檔案管理的建設標準，全面提高檔案的質量，注重實現檔案信息的有效收集存儲，解決檔案質量不高問題。第三，提高檔案的利用率，注重在分類管理的基礎上，實現數據信息的綜合服務功能，加強對檔案的編輯和主動提高供服務項目，不斷提高檔案數據的利用率。

4 結論

實現檔案管理的現代化，必須注重樹立檔案管理的現代化理解，解決檔案管理中存在的現代化設備不足，人員素質不高，檔案管理缺乏前瞻性，檔案管理手段落后等問題，在滿足使用需求的基礎上加強檔案現代化建設。

參考文獻

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