職業院校學籍檔案管理對策的分析

劉可

摘 要：學籍檔案作為職業院校學生管理工作的重要組成部分，記錄著學生在校期間智育、德育、體育方面的表現，是對學生在學校期間表現的真實記錄，為學生評優工作的開展提供了有力的參考依據。做好學籍檔案的科學和優化管理，對確保學籍檔案的安全性及完整性具有重要作用，提升了文憑的權威性，避免文憑出現造假現象。

關鍵詞：學籍檔案；問題；對策

學籍檔案作為職業院校檔案管理的重要組成部分，是對職業院校學生在校期間表現的記錄。隨著高職院校的發展，學籍檔案管理中出現了較多的問題，與現階段學籍檔案的管理要求相比，存在明顯的滯后現象，無法適應當前教育改革的發展需要，從實際工作出發，做好學籍檔案管理整改，成為當前學籍檔案管理工作中的一項重要內容。

1 職業院校學籍檔案管理中存在的問題

1.1 學籍檔案管理手段落后

當前教育逐漸向網絡化和信息化方向發展，職業院校為了能夠順應當前教育的發展趨勢，紛紛進行改革。但是大多數職業院校卻忽視了學籍檔案管理，依賴于傳統的學籍檔案管理方式，導致教學管理水平下降。主要表現為，學籍檔案管理還停留在初級手工錄入階段，管理手段的落后，導致學籍檔案材料不完整及不齊全現象嚴重，無法確切的反映出學籍檔案的真實性及完整性。在學籍檔案記錄方面存在字跡模糊不清、材料內容不全面，對學生的鑒定及評估不合理等情況，有的院校學籍檔案甚至出現丟失現象，檔案的真實性及完整性受到嚴重的影響[1]。

1.2 學籍檔案編排方式不合理

職業院校的學籍檔案在編排中沒有嚴格按照高校檔案管理制度中的編排要求開展，檔案作為記錄學生的一手資料，卻存在管理復雜，操作水平不高等情況，導致一些有價值的檔案材料長期處于沒人整理的狀態，檔案容易遭受到損毀及遺失。例如，由于檔案以紙質為主，常會出現泛黃、發潮及霉菌情況。案卷的編排方式不合理，年度互相穿插現象嚴重，影響著學籍檔案編排的工作效率。

1.3 學籍檔案共享性不強

近年來，職業院校不斷發展擴大，學生的數量呈現出逐漸增加的發展趨勢，與學生相關的信息量增長，學籍檔案管理面臨著嚴峻的任務。學籍檔案的安全性及完整性問題日益加劇，嚴重影響了學籍檔案管理的工作效率。目前，職業院校的檔案部門存在業務交流不夠、檔案服務平行開展等現象，導致檔案部門之間存在嚴重的封閉及分離現象，檔案共享性較差，檔案開發利用受封閉思想觀念影響較大，構建完善的信息網絡，擴大社會服務能力，有助于解決學籍檔案共享性不強問題[2]。

2 職業院校學籍檔案管理對策

2.1 創新學籍檔案管理手段

在新形勢下，完善學籍檔案管理制度，強化檔案部門的行政監督，增強職業院校學籍檔案管理意識，對提高檔案室服務能力，加強檔案資源建設，推動檔案管理工作的高效開展具有重要作用。需要將學籍檔案管理作為職業院校管理工作的重要組成部分，將創新學籍檔案管理手段作為一項重要的工作任務，強化檔案管理意識，及時對檔案中的數據進行合理的判斷及分析，提升檔案收集及管理效果、建立學籍檔案管理網絡，崗位人員要明確自身的工作職責，確保檔案材料的完整性及準確性。構建學籍檔案管理制度，職能部門之間針對學籍檔案管理問題及時進行溝通和交流，提升學籍檔案的完整性。

2.2 合理設置學籍檔案編排方式

加強學籍檔案的安全性及完整性成為當前學籍檔案管理中的一項重要工作內容，要合理設置學籍檔案編排方式，保證學籍檔案數量上的齊全，避免學籍檔案發生丟失及損失情況。學籍檔案管理人員要明確檔案管理原則，確保檔案管理的規范化及標準化，做好檔案的收集和整理，以確保檔案材料的完整性，提升學籍檔案的管理水平。在新生入學后，要對已經取得學籍資格的學生及時建立檔案，對學生在校期間的表現記錄到檔案中，注重對原始資料的記錄，掌握學籍檔案的變動，確保檔案記錄的及時性、公正性、無誤性，為學生日后的離校及升學提供完成的檔案材料[3]。

2.3 提升學籍檔案的共享性

近年來，隨著教育體制改革的不斷深入，傳統的學籍檔案管理方式已經無法滿足當前高職院校學籍管理工作的要求。為了能夠順應當前時代的發展需要，要加大對計算機網絡技術的應用力度，構建一套完整的學籍檔案信息資料，為查詢、統計及檢索學生信息提供依據，能夠及時了解學生的動態。為了提高學籍檔案的共享性，首先，要不斷加強學籍檔案的現代化建設，提升學籍檔案管理水平，為高校的教育教學提供服務，計算機能夠實現對學生信息的自動檢索、自動統計，提高學籍檔案的管理質量及工作效率。其次，將電子檔案與傳統的紙質檔案相結合，即雙軌制，能夠迅速的查詢到原始文件中的內容，提升了學籍檔案的檢索速度。最后，逐漸改變紙質檔案多現象，加大對多媒體技術的應用力度，完成對現代化技術的應用力度，構建完善的學籍檔案文件載體形式，有助于確保學籍檔案內容及形式的豐富性，提升學籍檔案的共享性[4]。

3 結論

加強學籍檔案管理成為現階段職業院校學籍檔案管理工作中的重要組成部分，也是學籍檔案管理發展的必然選擇。受學籍檔案管理手段落后、編排方式不合理、共享性不強等問題影響，導致職業院校的學籍檔案管理存在明顯的缺陷，影響著學籍檔案的管理成效。針對學籍檔案管理中存在的問題，要及時采取有針對性的改進策略，創新學籍檔案管理手段、合理設置學籍檔案編排方式、提升學籍檔案的共享性，確保學籍檔案管理工作逐漸向科學化和規范化方向發展。

參考文獻

[1]石紅霞.體育院校本科生運動員學籍檔案管理現狀與對策研究[J].南京體育學院學報（自然科學版），2013，01：158-160.

[2]李志敏.高職院校學籍管理工作中若干問題的探討——基于三明職業技術學院學籍檔案管理現狀的思考[J].太原城市職業技術學院學報，2013，09：23-24.

[3]孫磊，朱桂平.探究分析高職院校學生學籍檔案管理的問題和策略[J].價值工程，2014，28：273-274.

[4]鄭玉梅.淺析技工院校學籍檔案管理存在的問題及其對策[J].經營管理者，2012，10：224.