談?wù)勅耸聶n案管理的信息化

蔣文艷

摘要：所謂人事檔案，就是對家庭情況、工作業(yè)績和個(gè)人經(jīng)歷等各方面信息的記載，可以說是一個(gè)比較完善的個(gè)人信息儲存庫，其對于企事業(yè)單位進(jìn)行人才的選拔、晉級和晉升等人力資源方面的開發(fā)和管理工作有著重要作用。而面對新的時(shí)代背景以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也由傳統(tǒng)人工手工的管理方式向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變，這種高效化的人事檔案管理方式已然成為新的研究課題。人事檔案的管理工作和單位的生存與發(fā)展有著直接關(guān)系。文章通過分析當(dāng)前企事業(yè)單位人事檔案的管理工作中存在的問題，指出人事檔案管理工作對于企事業(yè)單位的重要性，并就建設(shè)人事檔案管理的信息化提出了建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)信息資源；

【中圖分類號】G27【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】2236-1879（2017）12-0296-02

1人事檔案管理工作中存在的一些問題

1.1缺乏足夠的重視：

目前來說，許多企事業(yè)單位都沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)還存在著“人事管理沒有效益”的錯(cuò)誤觀念，因此忽略了對人事檔案管理的投入，以至于檔案管理工作的基礎(chǔ)薄弱，管理制度也不夠完善且形同虛設(shè)，而這一切都導(dǎo)致人事檔案管理的工作不能發(fā)揮其真正的作用。

1.2缺乏專業(yè)的人才：

當(dāng)前我國多數(shù)的企事業(yè)單位中，進(jìn)行人事檔案管理工作的人員都存在著年齡較大的問題，而且有些工作人員還是照顧性調(diào)進(jìn)，這些專業(yè)素質(zhì)低下、未受過專業(yè)培訓(xùn)的工作人員給正常的人事檔案管理工作帶來許多阻礙。管理人員的思想陳舊，進(jìn)行檔案管理還是守著老一套，不利用新技術(shù)，而懂得利用新技術(shù)的年輕工作人員卻缺少管理人事檔案的基礎(chǔ)原則、知識和流程。專業(yè)人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來了很大難度。

1.3缺乏先進(jìn)的手段：

面對當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢，我國很多企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案的管理工作還依然墨守成規(guī)、故步自封，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建立和保管的方式，即使部門配備了電腦，卻無法充分利用，沒有建立電子檔案、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢與檢索的意識，白白浪費(fèi)了大好資源，也使得人事檔案管理的工作效率極低。

1.4缺乏完善的制度：

如同人事檔案管理的工作手段一樣，很多企業(yè)單位同樣缺乏完善的人事檔案管理制度，面對信息化的發(fā)展還是依靠過往陳舊的制度，跟不上時(shí)代的步伐。就是因?yàn)椴荒芨鶕?jù)信息化發(fā)展的要求以及自身工作實(shí)際而制定出完善合理的人事檔案管理制度，以至于很多企事業(yè)的人事檔案管理工作存在著許多問題，甚至阻礙自身單位的發(fā)展。

2新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

2.1有助于提高人事檔案管理的工作效率：

當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)信息化高速發(fā)展的社會(huì)，信息成了這個(gè)時(shí)代最有價(jià)值的東西，將各種信息挖掘出來并轉(zhuǎn)變成資源價(jià)值就是目前的時(shí)代要求。因此對企業(yè)的人事檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)是促進(jìn)其向著現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要推動(dòng)力，只有這樣，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用網(wǎng)絡(luò)來提高其工作的效率。

2.2有助于共享人事檔案管理的信息資源：

信息化時(shí)代的背景之下，信息資源已然成為現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的條件下的一種重要的戰(zhàn)略資源，加強(qiáng)信息化的關(guān)聯(lián)效應(yīng)，利用不同信息交叉管理的應(yīng)用，能夠創(chuàng)造出各種商機(jī)，因此對人事檔案的管理進(jìn)行信息化的建設(shè)也是促進(jìn)企事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要途徑，加密人事信息，推動(dòng)人才的建設(shè)發(fā)展，不僅能夠發(fā)揮出人才的最大價(jià)值，而且通過信息資源的共享也能更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)。

2.3有助于查閱人事檔案管理的相關(guān)信息：

傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案在查閱時(shí)通常要花費(fèi)很多時(shí)間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計(jì)算機(jī)對各種信息進(jìn)行集成處理，能夠簡化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進(jìn)行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索，信息能在最快時(shí)間內(nèi)被查閱出來，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價(jià)值。

3新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1強(qiáng)化認(rèn)識：

目前很多企事業(yè)單位不能發(fā)揮出人事檔案管理最大效益的一個(gè)重要問題就是沒有足夠的認(rèn)識，因此想要成功開展檔案管理的信息化建設(shè)，就必須強(qiáng)化單位的認(rèn)識。只有單位領(lǐng)導(dǎo)意識到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，才能跟上時(shí)代的步伐，依靠信息化技術(shù)來提高人事檔案管理的工作效率，促進(jìn)單位管理的高效化。

3.2配備設(shè)備：

想要成功開展人事檔案管理的信息化建設(shè)，除了要有足夠的重視，還需要實(shí)際的“物質(zhì)條件”，所以企事業(yè)必須要加大對人事檔案管理的投入，引進(jìn)各種先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，同時(shí)也需要建立一套完善的網(wǎng)絡(luò)信息的管理系統(tǒng)，這是檔案進(jìn)行信息化管理的一個(gè)重要的硬件設(shè)備和物質(zhì)基礎(chǔ)，同時(shí)也是主要的信息傳輸與共享的方式。

3.3確保安全：

總而言之，想要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息資源共享，就必須要保證信息的安全，這二者是共存、相互統(tǒng)一的。只有加強(qiáng)了檔案信息的安全，才可以保證檔案信息不會(huì)泄露。所以各級的檔案管理部門必須要加大對檔案信息的安全保護(hù)，同時(shí)加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限，一旦有信息泄露的情況發(fā)生，必須要進(jìn)行嚴(yán)懲，以保證網(wǎng)絡(luò)的安全。另外，也要加強(qiáng)對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，以確保不會(huì)發(fā)生人員泄露信息的情況。

3.4加強(qiáng)培訓(xùn)：

在新形勢下，想要做好人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，還有一個(gè)重點(diǎn)就是要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，企事業(yè)只有建立起具有管理型人才、復(fù)合型人才和高科技人才的管理工作隊(duì)伍，才能保證信息化建設(shè)能順利進(jìn)行。同時(shí)，還要對新職以及現(xiàn)職人員都進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，同時(shí)開展各種技術(shù)交流，以確保檔案管理的工作人員不會(huì)對檔案工作造成阻礙。

3.5建立制度：

制度的保障對于人事檔案管理信息化的建設(shè)有著非常重要的作用，正是由于相關(guān)管理制度的缺失，才導(dǎo)致現(xiàn)階段人事檔案管理工作中存在著許多問題。所以企事業(yè)單位必須要結(jié)合當(dāng)前信息化時(shí)代的背景特點(diǎn)以及自身單位檔案管理工作的實(shí)際來制定出一套科學(xué)合理的規(guī)章制度，以保證工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能有據(jù)可依、有章可循，從而促進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，最終發(fā)揮出檔案管理的真正效益。

綜上所述，在當(dāng)前信息化的時(shí)代背景之下，企業(yè)的人事檔案管理工作也必須與時(shí)代相結(jié)合，促進(jìn)其信息化的建設(shè)，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮其真正作用，最終促進(jìn)企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義。