談談人事檔案管理的信息化

蔣文艷

摘要：所謂人事檔案，就是對家庭情況、工作業(yè)績和個人經(jīng)歷等各方面信息的記載，可以說是一個比較完善的個人信息儲存庫，其對于企事業(yè)單位進行人才的選拔、晉級和晉升等人力資源方面的開發(fā)和管理工作有著重要作用。而面對新的時代背景以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也由傳統(tǒng)人工手工的管理方式向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變，這種高效化的人事檔案管理方式已然成為新的研究課題。人事檔案的管理工作和單位的生存與發(fā)展有著直接關(guān)系。文章通過分析當前企事業(yè)單位人事檔案的管理工作中存在的問題，指出人事檔案管理工作對于企事業(yè)單位的重要性，并就建設(shè)人事檔案管理的信息化提出了建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)信息資源；

【中圖分類號】G27【文獻標識碼】A【文章編號】2236-1879（2017）12-0296-02

1人事檔案管理工作中存在的一些問題

1.1缺乏足夠的重視：

目前來說，許多企事業(yè)單位都沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視，很多單位的領(lǐng)導還存在著“人事管理沒有效益”的錯誤觀念，因此忽略了對人事檔案管理的投入，以至于檔案管理工作的基礎(chǔ)薄弱，管理制度也不夠完善且形同虛設(shè)，而這一切都導致人事檔案管理的工作不能發(fā)揮其真正的作用。

1.2缺乏專業(yè)的人才：

當前我國多數(shù)的企事業(yè)單位中，進行人事檔案管理工作的人員都存在著年齡較大的問題，而且有些工作人員還是照顧性調(diào)進，這些專業(yè)素質(zhì)低下、未受過專業(yè)培訓的工作人員給正常的人事檔案管理工作帶來許多阻礙。管理人員的思想陳舊，進行檔案管理還是守著老一套，不利用新技術(shù)，而懂得利用新技術(shù)的年輕工作人員卻缺少管理人事檔案的基礎(chǔ)原則、知識和流程。專業(yè)人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來了很大難度。

1.3缺乏先進的手段：

面對當前信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢，我國很多企事業(yè)單位在進行人事檔案的管理工作還依然墨守成規(guī)、故步自封，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建立和保管的方式，即使部門配備了電腦，卻無法充分利用，沒有建立電子檔案、進行網(wǎng)絡(luò)查詢與檢索的意識，白白浪費了大好資源，也使得人事檔案管理的工作效率極低。

1.4缺乏完善的制度：

如同人事檔案管理的工作手段一樣，很多企業(yè)單位同樣缺乏完善的人事檔案管理制度，面對信息化的發(fā)展還是依靠過往陳舊的制度，跟不上時代的步伐。就是因為不能根據(jù)信息化發(fā)展的要求以及自身工作實際而制定出完善合理的人事檔案管理制度，以至于很多企事業(yè)的人事檔案管理工作存在著許多問題，甚至阻礙自身單位的發(fā)展。

2新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

2.1有助于提高人事檔案管理的工作效率：

當前社會是一個信息化高速發(fā)展的社會，信息成了這個時代最有價值的東西，將各種信息挖掘出來并轉(zhuǎn)變成資源價值就是目前的時代要求。因此對企業(yè)的人事檔案管理進行信息化的建設(shè)是促進其向著現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要推動力，只有這樣，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用網(wǎng)絡(luò)來提高其工作的效率。

2.2有助于共享人事檔案管理的信息資源：

信息化時代的背景之下，信息資源已然成為現(xiàn)代市場經(jīng)濟的條件下的一種重要的戰(zhàn)略資源，加強信息化的關(guān)聯(lián)效應，利用不同信息交叉管理的應用，能夠創(chuàng)造出各種商機，因此對人事檔案的管理進行信息化的建設(shè)也是促進企事業(yè)發(fā)展的一個重要途徑，加密人事信息，推動人才的建設(shè)發(fā)展，不僅能夠發(fā)揮出人才的最大價值，而且通過信息資源的共享也能更好地服務現(xiàn)代化建設(shè)。

2.3有助于查閱人事檔案管理的相關(guān)信息：

傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案在查閱時通常要花費很多時間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計算機對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進行檢索，信息能在最快時間內(nèi)被查閱出來，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價值。

3新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1強化認識：

目前很多企事業(yè)單位不能發(fā)揮出人事檔案管理最大效益的一個重要問題就是沒有足夠的認識，因此想要成功開展檔案管理的信息化建設(shè)，就必須強化單位的認識。只有單位領(lǐng)導意識到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，才能跟上時代的步伐，依靠信息化技術(shù)來提高人事檔案管理的工作效率，促進單位管理的高效化。

3.2配備設(shè)備：

想要成功開展人事檔案管理的信息化建設(shè)，除了要有足夠的重視，還需要實際的“物質(zhì)條件”，所以企事業(yè)必須要加大對人事檔案管理的投入，引進各種先進技術(shù)設(shè)備，同時也需要建立一套完善的網(wǎng)絡(luò)信息的管理系統(tǒng)，這是檔案進行信息化管理的一個重要的硬件設(shè)備和物質(zhì)基礎(chǔ)，同時也是主要的信息傳輸與共享的方式。

3.3確保安全：

總而言之，想要實現(xiàn)人事檔案的信息資源共享，就必須要保證信息的安全，這二者是共存、相互統(tǒng)一的。只有加強了檔案信息的安全，才可以保證檔案信息不會泄露。所以各級的檔案管理部門必須要加大對檔案信息的安全保護，同時加強建設(shè)網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限，一旦有信息泄露的情況發(fā)生，必須要進行嚴懲，以保證網(wǎng)絡(luò)的安全。另外，也要加強對檔案管理人員的教育培訓，以確保不會發(fā)生人員泄露信息的情況。

3.4加強培訓：

在新形勢下，想要做好人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，還有一個重點就是要加強對檔案管理工作人員的培訓，企事業(yè)只有建立起具有管理型人才、復合型人才和高科技人才的管理工作隊伍，才能保證信息化建設(shè)能順利進行。同時，還要對新職以及現(xiàn)職人員都進行專業(yè)的培訓，同時開展各種技術(shù)交流，以確保檔案管理的工作人員不會對檔案工作造成阻礙。

3.5建立制度：

制度的保障對于人事檔案管理信息化的建設(shè)有著非常重要的作用，正是由于相關(guān)管理制度的缺失，才導致現(xiàn)階段人事檔案管理工作中存在著許多問題。所以企事業(yè)單位必須要結(jié)合當前信息化時代的背景特點以及自身單位檔案管理工作的實際來制定出一套科學合理的規(guī)章制度，以保證工作人員在進行檔案管理工作時能有據(jù)可依、有章可循，從而促進檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，最終發(fā)揮出檔案管理的真正效益。

綜上所述，在當前信息化的時代背景之下，企業(yè)的人事檔案管理工作也必須與時代相結(jié)合，促進其信息化的建設(shè)，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮其真正作用，最終促進企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義。