淺談社會保險檔案管理問題及措施

梁美美

摘 要：我國的社會保險覆蓋范圍越來越大，相應的隨著覆蓋范圍的拓寬，社會保險檔案數量也正在急劇增加。如何有效的管理、利用現有的社會保險檔案，成為了一個關鍵問題。

關鍵詞：社會保險 檔案 管理 問題 措施

隨著我國經濟建設的發展，社會保險也得到了不斷改革和發展，社會保險正在向規?；较虬l展。社會保險向規?；较虬l展是保證社會的和諧穩定的重要途徑。所以，雖然社會發展給社會保險檔案管理增加了一定的負擔，但是如何有效的改善、緩解這一問題，是當前業內人士應當關注的重要課題。

一、社會保險業務檔案管理現存問題

1.1對社會保險業務檔案管理的意識薄弱

社保檔案管理意識薄弱是檔案管理推進、發展工作中有為突出的問題。大多社會保險的經辦機構沒有對社保檔案管理的意識，所以在開展工作時只注重對社會保險工作的領導和資金投入，而沒有對社會保險業務檔案管理的工作進行推進。具體可表現為：社會保險業務檔案資料不齊、不健全；社會保險業務存檔資料不規范；社會保險業務檔案資料移交不規范等。這些情況嚴重降低了社會保險檔案管理的工作效率，但究其緣由都是從業人員對于社會保險檔案管理意識薄弱造成的后果。

1.2社會保險業務檔案管理手段和方法落后

社會保險業務檔案管理歸口不統一，而且社會保險檔案涵蓋的范圍廣泛，內容繁雜。由于這種情況，如果參保人員想要查詢自己的相關信息，就必須要訪問全部的社會保險檔案管理歸口才能完成達到基礎的查詢工作。這樣使得參保人員僅僅在查詢上就會耗去大量時間和精力。并且現存大多社保機構仍采用紙質材料檔案管理，并沒有完成檔案信息化工作，給檔案查詢訪問增加了難度，并降低了檔案管理的工作效率。

二、社會保險業務檔案管理的一些建議

2.1建立業務檔案整理原則

1）遵循文件的形成規律，保持文件的有機聯系。文件的形成不是任意的，有其自身的規律和特點，這種規律就是文件之間有機聯系的具體表現。例如：社保參保登記文件就必然跟著錄用通知書、調配單等文件，轉移單就必然跟著調出調入記錄文件等。

2）區分不同價值，辦理完畢的文件需要歸檔。歸檔時按《社會保險業務檔案管理規定》的要求，區分不同文件的價值，劃分不同的保管期限，這一點《社會保險業務檔案管理規定》已經對歸檔范圍和保管期限進行了嚴格的劃分，只要按其要求進行分類、劃分保管期限即可。

3）便于保管利用。這一條是業務文件整理的最基本的原則，也是檢驗整理方法實用性的唯一標準。在文件整理中“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值”是手段，便于保管和利用則是目的。我們所有的工作，例如保管期限劃分、組卷、編目、案卷排列等都要圍繞便于保管和利用進行。例如我們發現有些指導人員要求立卷單位按文件名稱立卷，這樣做就割斷了文件的有機聯系，查一件事要找好幾個卷，非常不利于利用。

2.2對檔案資料的收集作出明確要求

2.2.1做到辦結一件收集一件，不同的業務資料分類存放，每類資料按辦理的時間順序扣放在專用的整理箱（架）中。當文件累積到一定厚度時，按照規定的案卷厚度整理齊整后，用金屬夾分類夾起存放。

2.2.2收集過程中必須審核每份資料的構成要素（包括名稱、簽章、日期、項目）并審核檔案資料的主附件是否符合相關業務規定，確保檔案資料的真實性、完整性、有效性。

2.2.3收集過程中必須審核每份資料是否符合長期保管的質量要求。包括紙質、墨水、字跡的清晰度等是否符合存檔要求，如不符合要求需進行相應處理。

2.2.4平時注意收集具有保存價值的業務文件，避免有價值的檔案資料遺失。

2.3檔案資料的立卷

檔案資料的立卷是指各部門專、兼職檔案員將所屬單位組卷整理后的檔案資料，根據年度和內容確定其類別、保管期限、案卷封皮、案卷目錄、備考表的過程。

2.3.1確定類別。社會保險業務檔案分為十類，所有業務資料都要歸入這十類之中，要根據業務所屬環節確定檔案資料類別。

2.3.2確定歸檔年份。檔案資料應歸入檔案形成的年度，業務的辦結時間、審批時間即是檔案的形成時間。

2.3.3編制卷內目錄。卷內文件目錄是提示文件內容和成分的一覽表，按照卷內文件的排列順序編寫，放置于案卷的首頁。目錄的輸入要完整、規范、建立卷內目錄要把每一份主件都列入目錄之中，不能漏錄，合并錄入、簡化錄入，附件不錄入卷內目錄中。要充分利用案卷內檔案資料主件上所具有的信息，建立卷內目錄要以有利于查詢和準確定位為

原則。

2.4檔案案卷的交接

業務經辦人員將檔案資料移交兼職檔案員前，需按文件材料順序編制目錄，并一式兩份，與檔案案卷一并移交本部門兼職檔案員。兼職檔案員根據目錄逐件清點文件份數和頁數，檢查案卷資料整理和立卷是否符合收集整理立卷歸檔要求，經審核確認無誤后予以接收；清點每一個業務人員移交檔案資料件數并進行登記，填寫交接表一式兩份，并簽字確認，完成交接工作。

總之，加強社會保險檔案的管理工作是必行之事，在社會保險事業快速發展的今天，只有先從培養社保檔案管理意識切入，從根本上了解檔案管理的作用，配合檔案管理的專業隊伍，合理分類存儲，才能夠達到檔案管理的有效性和快速性，才能緩解快速發展對于檔案管理的壓力。