檔案統計在檔案管理中的作用

王天珍+張清貴

摘要：檔案館中的檔案統計指的是采用統計技術和方法管理相應檔案的工作，并對其過程展開分析，以此對檔案館現階段真實的檔案工作情況了解、掌握。在檔案管理中，檔案統計有著不可忽視的作用，檔案管理領域中統計方法的應用能進一步提高檔案管理工作的效率、秩序。對此，本文從檔案統計在檔案管理中的作用入手，在與社會發展實際相結合的情況下探討如何將檔案館檔案管理中檔案統計的作用充分發揮，并提出針對性的改進建議、措施。

關鍵詞：檔案館；檔案統計；檔案管理；作用

檔案館所開展的檔案管理工作服務對象為社會中的各個事業單位、部門，該工作具有較強的管理性質。在現代檔案管理工作中，檔案統計的應用極為廣泛，相對于傳統檔案管理工作而言，檔案統計能使檔案管理工作的效率有效提升，并且還能使該工作有理有序。對此，我們不難發現在檔案管理工作中檔案統計的重要性。而如何將檔案統計的重要性充分發揮，使其能為檔案管理提供更好的服務是目前絕大部分檔案管理人員都在不斷研究的內容。

1檔案統計在檔案管理中的重要作用

檔案收集、整理、歸納、保管、編目和檢索以及統計等是檔案管理工作的主要內容，而檔案統計是檔案管理工作得以做好的有機組成部分，該內容指的是應用相應的統計方法以數字與表層的形式具體化檔案工作中產生的各類現象、趨勢和工作流程，能使檔案管理工作人員將檔案工作總體情況更及時、更全面的掌握。檔案統計工作的目的相同，而該工作通?？煞譃榫C合性檔案調查統計工作和臨時性檔案統計工作。每種統計方法都有獨特的優勢、劣勢，兩者相結合能將有效的工作情況數字化反饋給統計工作，使其能夠更順利的開展。

1.1為檔案管理提供一個分析數據的藍本

檔案統計工作所能產生的作用中最重要的一點便是能將重要的材料提供給領導階層使其順利完成檔案工作的指導，發揮了類似于“參謀”的作用。同時，也能幫助領導進一步了解、發展整個工作情況。檔案統計工作需要簡單的了解各個部門所制定的工作計劃、各個部門工作人員的數量和編制以及行政單位或整個企業的規章制度、規定條文等，同時也要統計好設備的數量。充分了解這些內容能夠進一步推動檔案統計工作，這也對檔案統計工作人員提出了不斷實踐、積累經驗并總結的要求、檔案統計工作人員在完成這些工作后能為各個工作的發展提供參考，也能協助領導完成本單位工作大局的指導工作。領導借助統計工作中所提供的統計結構能進一步了解行政單位或整個企業的具體發展情況，并以此展開分析。

1.2檔案統計有助于合理規劃檔案管理工作

部分檔案信息在管理過程中需要檔案管理人員進行編輯才能完成保管，而在管理這些數量龐大的檔案信息時又帶給了檔案管理人員巨大的挑戰[1]。如何才能將這些復雜的檔案管理工作變得簡單、有條不絮且能使檔案管理在檔案建設過程中發現與本單位相符合的發展道路，這些都需要檔案管理中合理地進行檔案管理事業的規劃布局。檔案統計能將現階段檔案信息的數量、結構和使用狀況全面且詳細地反映。通過這些信息能進一步提高檔案管理中對檔案管理事業重要性的認識程度，并以檔案管理現狀為根據對檔案管理工作進行合理規劃，確保檔案管理工作能夠得到健康、合理的發展。在檔案管理中，統計方法的應用不但能將其存在的問題有效解決，使檔案管理工作效率進一步提高，同時還能在檔案管理工作合理規劃的過程中提供參考依據。故而，在檔案管理工作中進一步發揮檔案統計的作用是未來檔案管理工作發展的首要內容。

1.3檔案統計工作有利于提高檔案管理工作效率

將檔案統計制度應用到檔案管理工作中，能夠將檔案管理工作的工作效率進一步提升，還能使檔案整理工作、編排工作和數據分析工作更完善。檔案工作人員在收集、整理和分析以及編排與分類檔案信息數據的過程中應用檔案統計工作，借助檔案統計制度解決不同時期不同階段具體的發展情況。另外，對于不同類型的工作也應進行不同檔案統計制度的制定，檔案統計工作人員在對數據進行全面分析時不能單靠小部分人，不能“怕麻煩”，要統籌全局，要在充分了解大局的情況下對數據進行整理、分析。對于通過統計得到的數據和分析結果要對其進行反復檢查，將其中存在的問題、弊端等找出，而在數據統計的進行過程中要加大對統計人員的監督、管理力度，以此為數據統計結果的準確性提供有力保障，確保整個檔案具備真實性，也使整個檔案管理工作能夠發揮真實、有效的作用?？偟膩碚f，在檔案管理工作中應用檔案統計制度，不但能使整個檔案管理工作的工作效率進一步提升[2]，同時還能將檔案管理過程中存在的誤差等減小，使整個檔案更具真實性，也使其所發揮的作用更真實、更可靠。

2充分發揮檔案統計在檔案管理中重要作用的措施

2.1健全檔案統計制度，提高檔案管理水平

我館現有的檔案統計制度仍有一定缺陷存在，檔案信息混亂或錯誤的情況頻頻出現，嚴重影響了整個檔案管理工作。檔案信息的準確性是無法被替代的，確保檔案信息收集整理過程中不會出現錯誤是檔案管理最為基本的工作。如果在統計檔案信息時有錯誤發生，該工作也就不再擁有應有的意義。檔案統計和新聞工作都有時效性的要求，檔案統計工作必須要將統計的檔案信息及時上交才不會使其使用價值受影響，才不會對其他部門的工作效率造成影響。要想確保工作得以順利開展，就必須確保檔案統計具備時效性。故而，對檔案統計制度建立并健全極其重要。檔案管理人員在統計制度的制約下能給予檔案統計信息時效性、準確性足夠的重視。同時，建立健全檔案統計制度還能使檔案管理水平、工作人員工作積極性進一步提升。

2.2加強檔案統計工作人員自身的素質

要想將檔案統計工作做好，就需要檔案人員有效地整理、管理檔案信息，可以這樣說，檔案管理工作人員自身的素質與檔案管理工作質量有著緊密聯系。故而，檔案統計人員應具備高素質、專業統計知識和職業道德精神。專業指的是統計工作人員能從容面對、準確處理日常工作過程中的問題，職業道德精神指的是工作人員擁有極高的敬業精神，且能為檔案信息的真實與完整性提供安全保障。我們不難發現，一名優秀的統計工作人員能在一定程度上推動檔案管理的健康發展。在檔案館檔案管理工作開展時[3]，應與自身實際情況相結合，積極引進優秀的管理人才，同時還要對現有的檔案統計工作人員開展相關培訓，以此提升他們各方面的素質，也能讓他們對檔案統計所能發揮的重要從思想上得到正確認識，進而從根本上提高檔案管理工作的質量、效率。

2.3合理規劃檔案統計工作，促進檔案管理事業的發展

在檔案管理中，檔案統計有著不可取代的地位，而檔案統計的發展與檔案管理事業的發展也無法脫離，合理的規劃能明確檔案統計的發展方向。檔案統計的發展要求檔案管理人員合理的規劃檔案統計工作，將存在于檔案統計中的問題逐一解決，并以檔案統計發展現狀為根據進行相應發展計劃的制定。檔案館的發展應以檔案統計的數據和具體情況為根據進行全面分析，統籌檔案管理工作的全局，制定出有利于檔案館健康發展的長遠目標。以此推動檔案館檔案管理水平的進一步提升，將檔案館提升到全新的平臺上。

3結語

總而言之，在對檔案信息進行整理、存檔等工作時檔案統計的應用能夠產生不可忽視的作用，能將檔案管理過程中的大量問題、難題解決，從而進一步推動檔案館的發展。對于檔案管理工作人員而言，要想保證檔案管理工作能夠有效開展，就必須豐富自己的知識，充分認識檔案統計對于檔案信息、工作效率、檔案發展等方面的積極作用，并在檔案管理的過程中積極采用檔案統計，為檔案管理工作的發展提供堅實的基礎。

參考文獻：

[1]王雪梅.試析如何發揮檔案統計在檔案管理中的重要作用[J].辦公室業務，2016（13）：105-105.

[2]高媛媛.統計檔案管理探析[J].中國統計，2016（10）：73-74.

[3]呂杰.加強檔案統計工作促進檔案事業發展[J].蘭臺世界，2015（8）：117-118.endprint